Sistema de caixa para salão de beleza: como fechar cada dia de trabalho, da contagem da caixa ao teu contabilista

Porque é que o fecho do dia é o momento mais importante da tua caixa

Um sistema de ponto de venda regista cada venda no momento em que acontece. Os erros raramente acontecem no pagamento em si, mas em tudo o que está à volta: uma cliente que paga em dinheiro quando o recibo diz cartão, um tratamento que nunca foi cobrado, um produto que saiu da prateleira sem passar pela caixa. Quanto mais tempo uma diferença dessas fica por resolver, mais difícil é perceber o que aconteceu.

Uma rotina fixa de fecho do dia apanha esses erros no próprio dia, enquanto ainda te lembras de quem esteve na cadeira. O teu contabilista recebe números que já batem certo, e não tens de procurar em semanas de recibos quando chega a altura da declaração de IVA. Se trabalhas com várias taxas de IVA, como os 21% neerlandeses na maioria dos tratamentos e produtos e os 9% nos serviços de cabeleireiro, ajuda que cada linha do recibo já tenha a taxa certa.

Como configurar o momento do pagamento em si, com recibos com o IVA correto e regras de conservação de registos, está no nosso guia sobre o sistema de pagamento para o teu salão de beleza. Este artigo trata do que vem a seguir: fechar o dia.

Passo 1: resolve primeiro as marcações de hoje

Não comeces pela gaveta do dinheiro, começa pela agenda. No fim do dia, cada marcação deve ter um estado claro: paga, falta ou cancelada. Uma marcação que ainda diz agendada quando a cliente saiu há horas é muitas vezes receita que não está registada em lado nenhum.

No Salonnare cobras uma marcação diretamente a partir da agenda. O recibo fica então ligado a essa marcação, por isso vês sempre que tratamento corresponde a que pagamento. Assim que a hora de fim de uma marcação passa e ela continua em aberto, aparece como tarefa "Marcação por tratar" nas tuas notificações. Assim sabes que marcações ainda precisam de atenção antes de começares a contar.

Dica: trata uma falta no próprio dia. Se a deixares para amanhã, muitas vezes já não te lembras se a cliente faltou mesmo ou se veio mais tarde e pagou em dinheiro.

Passo 2: conta a caixa e compara por método de pagamento

Com a agenda certa, compara o que o sistema diz com o que realmente entrou. Faz isso por método de pagamento, porque cada canal tem a sua própria verificação.

Dinheiro. Conta a gaveta e subtrai o teu fundo de caixa fixo. O que sobra deve corresponder ao total em dinheiro do dia. A caixa do Salonnare arredonda os valores em dinheiro aos 5 cêntimos mais próximos, por isso esse total corresponde ao que consegues realmente contar.

Cartão. Põe o total de cartão do teu sistema de caixa ao lado do total do dia no teu terminal de pagamento.

Online e iDEAL. Verifica os pagamentos online no painel do teu fornecedor de pagamentos, como a Mollie ou a Stripe. O dinheiro entra na tua própria conta bancária.

No Salonnare estes números estão juntos no relatório diário: a receita do dia escolhido, separada por profissional e por método de pagamento, com a lista de recibos por baixo. As gorjetas aparecem à parte, para não confundirem a tua receita. O relatório diário faz parte dos relatórios, incluídos no Starter e no Pro. No plano gratuito já podes receber pagamentos em dinheiro e cartão na caixa.

Uma diferença de caixa? Anota-a nessa mesma noite, com o valor e a melhor explicação que tiveres. Uma pequena diferença que registas logo é um pormenor. A mesma diferença descoberta no fim do trimestre custa-te uma tarde de procura. Se o teu salão está nos Países Baixos, o Ondernemersplein do governo neerlandês explica que registos tens de guardar e durante quanto tempo.

Passo 3: atenção aos sinais e às vendas de produtos

Há duas coisas que distorcem facilmente um total diário: dinheiro que entrou antes e produtos que saíram pela porta.

Sinais. Se pedes um sinal na marcação, parte do tratamento já está paga antes de a cliente entrar. Esse sinal é descontado no recibo. O relatório diário do Salonnare mostra à parte que parte da receita do dia já entrou como sinal, para não andares à procura desse valor na gaveta ou no terminal. Os sinais fazem parte do plano Pro. Porque e como os usar está explicado no nosso guia sobre pedir um sinal no teu salão.

Produtos. Quando vendes um creme de dia ou um sérum no balcão, a caixa desconta-o logo do teu stock. Uma venda nunca é bloqueada por o stock estar a zero, mas recebes um aviso quando um produto desce abaixo do teu mínimo. Assim vês o que tens de encomendar enquanto fechas o dia. A gestão de stock está incluída a partir do Starter. Se também quiseres facilitar a contagem anual, lê como automatizar o inventário no teu salão.

Todas as semanas e todos os trimestres: do relatório diário ao contabilista

O fecho diário é a base. Uma vez por semana, olha um pouco mais longe. Revê a receita por profissional e verifica se há dias em que uma diferença de caixa se repete, ou em que ficaram invulgarmente muitas marcações sem recibo. São sinais de que uma rotina na receção não está a funcionar. Como passar da receita diária para uma imagem do teu lucro real está no nosso guia sobre relatórios de receita do salão.

Todos os trimestres entregas os teus números para a declaração de IVA. O Salonnare cria ficheiros de exportação para isso, que importas no Moneybird, no e-Boekhouden ou no Exact Online. É uma exportação, não uma ligação em tempo real: decides tu quando os dados vão para a contabilidade. A exportação contabilística está incluída a partir do Starter.

Inclui os custos de pagamento na reconciliação. Cada pagamento online ou com cartão através do Salonnare tem uma taxa de transação de 0,5%, com um mínimo de 0,30 € por pagamento. O teu fornecedor de pagamentos também cobra os seus próprios custos. Lança esses valores como despesas, e o que entra na tua conta vai corresponder à tua receita.

Quem pode fazer o quê na caixa, e onde pertencem os dados de saúde?

Se há mais pessoas a trabalhar na receção, não queres que toda a gente possa fazer tudo. No Salonnare defines permissões por profissional, por exemplo quem pode cobrar clientes e quem só pode ver a agenda. Isso mantém o fecho do dia claro, porque sabes quem pode criar ou alterar um recibo.

Outro erro comum: informação de saúde num campo de notas da caixa ou da ficha da cliente. Alergias, medicação e problemas de pele são categorias especiais de dados ao abrigo do artigo 9.º do RGPD. O Salonnare guarda-os num cofre separado e encriptado, com o consentimento próprio da cliente, visível apenas para as profissionais que escolheres. Lê mais no nosso guia sobre software de fichas de clientes para o teu salão.

Como começar o teu fecho do dia no Salonnare

O Salonnare é uma plataforma jovem que junta agenda, marcações online, caixa e gestão de clientes num só sistema, em nove línguas e com os teus dados na UE. Trabalhas no browser, num tablet na receção, no telemóvel ou no portátil. Pagas um valor mensal fixo e nada por marcação.

Free, 0 € por mês: uma profissional, 50 marcações por mês, uma página de marcações online, a caixa para dinheiro e cartão, gestão de clientes e lembretes por email.

Starter, 29 € por mês: até três profissionais, marcações ilimitadas, pagamentos online, relatórios com o relatório diário, gestão de stock e a exportação contabilística.

Pro, 59 € por mês: profissionais ilimitadas, mais sinais e campanhas de email, entre outras coisas.

Compara os planos atuais na página de preços. Ainda estás no início da tua pesquisa? Lê primeiro como escolher um sistema de caixa para o teu salão de beleza ou como comparar software para salões.

Queres ver como fica o teu próprio fecho do dia? Começa grátis com o Salonnare e cobra hoje a tua primeira marcação.

Perguntas frequentes