Automatizar o inventário do salão: da contagem anual ao valor de stock contínuo
A maioria dos salões conta o stock uma ou duas vezes por ano, normalmente numa noite depois do fecho, com uma lista impressa e uma caneta. Essa contagem está certa durante exatamente um dia: na manhã seguinte voltas a colorar e a vender, e o papel já está atrasado em relação ao que está na prateleira. Este artigo não é sobre gestão de stock em geral, mas sobre a própria contagem: como fazê-la bem uma vez, como manter depois o valor do stock atualizado sem a repetir e como entregar ao teu contabilista um número no fim do ano sem voltares ao armário.
O que uma contagem manual te custa realmente
O custo de contar à mão raramente fica escrito em algum lado, e é exatamente por isso que passa despercebido durante anos. Tem três partes, e cada uma parece pequena por si só.
As próprias horas. Faz a conta uma vez com os teus números: horas gastas por contagem, vezes contagens por ano, vezes quanto vale uma hora do teu tempo. Esse valor não aparece em nenhuma fatura, mas sai diretamente da tua margem. Para a maioria dos donos de salão fica acima do esperado, simplesmente porque a contagem acontece fora do horário de trabalho e por isso nunca parece trabalho.
Os erros que só notas muito depois. Contar à mão significa saltar uma linha, escrever mal um número ou falhar uma caixa no fundo da prateleira. Descobres semanas depois, quando uma coloração não pode avançar porque o tom certo afinal já acabou. O software de gestão de stock existe precisamente para tirar este tipo de erro de medição do processo.
O dinheiro parado. Produtos que estão há duas estações na mesma prateleira já não são stock, são capital empatado. Sem historial de contagens não consegues ver que artigos são esses, por isso voltas a encomendá-los na entrega seguinte.
De sessões de contagem separadas a um stock que se mantém atualizado sozinho
Automatizar não significa que o software passa a contar por ti. Significa que cada movimento de um produto é registado no momento em que acontece, por isso não fica nada para reconstruir depois.
O desconto acontece no pagamento. Vendes um frasco de champô ao balcão e sai logo do stock. Usas um tubo de tinta durante um tratamento e registas esse consumo no mesmo tratamento. O teu nível de stock deixa de ser uma fotografia e passa a ser um saldo corrente.
Os alertas substituem a volta de inspeção. Em vez de inspecionares o armário todas as semanas, defines um nível mínimo por produto. Se desceres abaixo dele recebes um sinal, para poderes encomendar antes de ficares sem nada. Só olhas para os produtos que precisam de atenção.
A experiência da cliente está diretamente ligada a isto. Um tratamento que não pode avançar porque falta um produto não é, para a tua cliente, um problema de stock, é uma marcação cancelada. O facto de uma gestão de stock eficaz ter impacto direto na experiência do cliente é exatamente a razão pela qual esta ligação compensa mais do que o tempo de contagem que poupa.
Conta separadamente o uso interno e a revenda, senão a tua margem não bate certo
Um salão tem, na prática, dois stocks no mesmo armário, e comportam-se de forma completamente diferente. Se os juntares numa contagem, ficas com um total que não remete para nada.
O uso interno é consumo. Tinta, oxidante, algodão e papel de alumínio desaparecem durante os tratamentos. Nunca geram uma linha de venda própria; estão dentro do preço do tratamento. Acompanhas estes produtos para saberes o teu custo por tratamento.
A revenda é comércio. Champô, produtos de styling e de cuidado são revendidos com margem. Aqui o que importa é a velocidade de rotação: que produto fica tempo demais, qual esgota sempre cedo demais.
Porque é que a separação compensa. Só quando os dois fluxos são acompanhados em separado consegues ver onde ganhas e por onde o dinheiro se escapa. É essa visão que uma gestão de stock bem organizada usa para impulsionar o crescimento das pequenas empresas: não trabalhando mais, mas vendo que artigos valem o trabalho.
Para a configuração prática dessa separação, incluindo encomendas e alertas de stock baixo, vê o artigo sobre gestão de stock no salão.
A contagem inicial: uma tarde que te poupa anos de noites
Automatizar começa com uma última contagem manual. Não há forma de a evitar, porque o software não pode saber o que está hoje na tua prateleira. Por isso faz bem de uma vez.
Escolhe um momento calmo e arruma primeiro. Deita fora tudo o que está fora de prazo e põe de lado o que já não vendes. Não queres introduzir artigos em que nunca mais vais tocar.
Introduz quatro coisas por produto: a quantidade que está agora na prateleira, o preço de compra, o preço de venda e a taxa de IVA. O preço de compra é o campo que mais tarde determina o valor do teu stock, por isso não o saltes por estares com pressa.
Define logo o nível mínimo. Para cada produto, pergunta-te a partir de que quantidade costumas voltar a encomendar. Preencher isso leva três segundos e é mais tarde a diferença entre receber um alerta e ficar sem nada.
Começa pelos teus vinte artigos com mais movimento. Na prática cobrem a maior parte dos teus movimentos. Acrescentas o resto nas semanas seguintes, sempre que já tens um produto na mão. Assim não tens de esperar que o armário inteiro esteja feito para começar. A gestão de stock do Salonnare deixa-te acrescentar produtos um a um, por isso um arranque faseado funciona bem.
Valor do stock para a contabilidade, sem uma ronda extra de contagem
A contagem que acaba por contar é a de 31 de dezembro. O teu contabilista quer saber o que fica no balanço, e esse número tem de estar fundamentado.
O saldo é a contagem. Se cada venda e cada consumo foram descontados ao longo do ano, o teu nível de stock no último dia do exercício é a tua contagem. Multiplica-o pelo preço de compra e tens o valor do teu stock. Já não precisas de uma noite à parte no armário.
O IVA vem da caixa. Os tratamentos e os produtos de revenda podem ter taxas diferentes. Na caixa do Salonnare a taxa certa é aplicada por linha no pagamento, por isso não há nada a recalcular no fim do trimestre.
Exportar em vez de voltar a escrever. Tiras os teus números de stock e de vendas do Salonnare como exportação e entregas para programas como o Moneybird ou o e-Boekhouden. É uma exportação, não uma integração em tempo real: és tu que decides quando entregas o quê.
Continua a fazer verificações por amostragem. Um saldo corrente desvia-se lentamente por causa de quebras, testers e produtos que saem sem serem descontados. Conta alguns artigos em cada trimestre e corrige o que for diferente. São quinze minutos de trabalho em vez de uma noite. Se ainda estás a escolher uma caixa, a comparação em sistema POS para salões de beleza ajuda-te a ponderar.
Automatizar o inventário no Salonnare
O Salonnare é uma plataforma neerlandesa jovem, e isso nota-se no modelo de preços: nenhuma percentagem da tua faturação, mas um valor fixo por mês, mais uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online ou com cartão.
Três planos, comissão baixa. O Free custa 0 euros e cobre 1 profissional e 50 marcações por mês. O Starter custa 29 euros por mês, o Pro 59 euros por mês. Não é descontada nenhuma comissão sobre as tuas marcações nem sobre a tua venda de produtos, apenas a taxa de plataforma do próprio Salonnare de 0,5% (mín. 0,30 €) sobre os pagamentos, por isso a margem de um frasco de champô fica quase toda contigo. O que cada plano inclui está na página de planos e preços.
Os pagamentos caem na tua própria conta. Através da Mollie ou da Stripe, os pagamentos online, incluindo o iDEAL, vão diretamente para a tua conta bancária, sem um intermediário a passar-te a faturação.
Permissões por profissional. Decides quem pode ver os preços de compra e o valor do stock. Um cabeleireiro que desconta produtos não precisa de acesso às tuas margens.
Dados sensíveis das clientes à parte. As alergias não pertencem a um campo de notas normal; as fórmulas de coloração ficam na ficha da cliente. O Salonnare guarda as categorias especiais de dados num cofre encriptado à parte, de acordo com o artigo 9.º do RGPD, com direitos de acesso próprios. Os teus dados ficam dentro da UE.
Utilizável no salão. Trabalhas com a web app instalável ou a app nativa no tablet ou no telemóvel, por isso verificas o nível junto ao armário em vez de atrás de um computador. Podes iniciar sessão com Google, Microsoft, Apple ou Facebook.
Começa com uma contagem inicial dos teus vinte produtos com mais movimento e deixa o resto vir ao longo de um mês. A gestão de stock está no Starter. Começa grátis com o Salonnare e automatiza o teu inventário.
Farto de contar depois da hora de fecho?
Deixa o teu stock acompanhar a caixa, mantém o uso interno e a revenda separados e tira o valor do stock diretamente no fim do ano. Começar é grátis (a gestão de stock está no Starter), sem comissão por marcação - apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento.
Começar grátis com o SalonnarePerguntas frequentes
Ainda tenho de contar tudo à mão uma vez por ano?
Não como contagem completa. Se as vendas e o consumo forem descontados ao longo do ano, o teu nível de stock no último dia do exercício é o teu inventário. O que manténs são as verificações por amostragem: conta alguns produtos em cada trimestre para apanhar desvios causados por quebras, testers ou descontos esquecidos. Isso leva quinze minutos em vez de uma noite e mantém o teu número fiável.
Como acompanho o consumo interno sem acrescentar trabalho na cadeira?
Ligando o consumo ao tratamento em vez de a um formulário separado. Depois do tratamento registas nessa marcação os produtos de backbar que usaste, para que saiam logo do stock e contem no custo por tratamento. São alguns toques por marcação, só para o que usaste de facto, por isso a tua equipa não ganha uma noite de papelada.
E se o stock contado for diferente do que o sistema diz?
Corriges o nível para o que está fisicamente lá e anotas o motivo. As diferenças são normais e informativas: costumam vir de quebras, testers, produtos que saíram sem desconto ou de um saldo inicial mal introduzido. Se o mesmo artigo mostrar uma falta em todos os trimestres, há uma causa estrutural por trás que uma mudança na forma de trabalhar vai resolver.
Posso começar sem introduzir primeiro o armário inteiro?
Sim, e é normalmente o caminho mais rápido para ter resultados. Começa pelos vinte produtos com mais movimento; cobrem a maior parte das tuas vendas e do teu consumo. Acrescentas o resto nas semanas seguintes, sempre que já tens um produto na mão. Assim o sistema dá valor antes de o inventário completo estar terminado.