Política de privacidade do teu salão de estética: como a redigir, processo a processo

O que deve constar na política de privacidade de um salão de estética?

Indica primeiro o nome do teu salão, os teus contactos e quem é responsável pela utilização dos dados dos clientes. Explica em linguagem simples que dados recolhes, porquê e como os clientes te podem contactar com dúvidas. O trabalho de uma esteticista varia de salão para salão, por isso ajusta o texto aos teus tratamentos e à tua forma de trabalhar.

Depois mapeia os fluxos de dados por processo. Não olhes só para a agenda, mas também para a faturação, as newsletters, as fotos e as fichas de anamnese. Um exemplo desenvolvido para um salão com cinco processos:

- Marcação: nome, número de telefone e hora, para confirmar e lembrar a marcação. - Caixa e fatura: nome e montante, para a contabilidade. - Newsletter: apenas um endereço de e-mail, e só se a pessoa se tiver inscrito. - Ficha de anamnese: alergias e problemas de pele, para realizar o tratamento em segurança. - Fotos de antes e depois: só se as tirares mesmo, com a finalidade indicada.

Menciona fotos ou dados de anamnese só se os recolheres de facto. Procuras o enquadramento legal? Lê RGPD nos salões de estética.

### Que dados do salão e dos clientes descreves?

Percorre os teus formulários, fichas de cliente e sistemas. Pensa em contactos, dados das marcações e notas sobre preferências. Regista à parte a informação sobre alergias ou saúde, se a guardares. Se usas fotos de antes e depois, descreve também que tratas imagens e para quê.

Uma ficha de cliente pode conter notas, alertas de alergia e histórico. Com a gestão de clientes para salões, esses dados das fichas passam a fazer parte da tua visão geral de dados. Uma breve explicação pode ser assim:

*«Para planear marcações, (nome do salão) trata o teu nome, os teus contactos e os dados da marcação. Usamos esta informação para gerir a tua marcação e informar-te sobre ela.»*

Substitui o texto entre parênteses e ajusta os dados e as finalidades à tua atividade.

Como descreves com cuidado as finalidades, os prazos de conservação e os direitos dos clientes?

Torna cada finalidade concreta. Não escrevas só que usas os dados para «o serviço»; diz o que fazes com eles. Os contactos servem para confirmar uma marcação; os dados de faturação, para a contabilidade. Para uma newsletter tratas dados com outra finalidade. Descreve esses processos separadamente e não indiques mais dados do que os necessários.

Prepara, por processo, um quadro com a finalidade, os tipos de dados e o prazo de conservação. O RGPD não fixa um prazo geral de conservação para todos os dados de clientes. Decide por isso durante quanto tempo precisas dos dados no teu processo e verifica que obrigações legais atuais se aplicam. Na contabilidade fiscal, a administração fiscal neerlandesa prevê uma obrigação de conservação de sete anos, nomeadamente para faturas e dados de caixa. Não apliques automaticamente esse prazo às fichas de anamnese nem às notas sobre clientes.

### Como tornas compreensíveis os dados sensíveis e os direitos?

Alergias, problemas de pele e toma de medicamentos são dados de saúde. Descreve-os à parte e verifica que regras se aplicam ao teu tratamento; podes ler mais em dados de saúde e RGPD no teu salão. Se te baseias no consentimento explícito, pede-o separadamente para uma finalidade claramente descrita e regista o que fazes com ele. Pede uma revisão da formulação jurídica antes de publicar.

Explica também em linguagem simples como os clientes podem colocar questões sobre os seus dados. Indica, por exemplo, o endereço de e-mail para pedirem acesso, retificação ou apagamento. Com as fichas de cliente gratuitas podes manter organizada a informação digital dos clientes e alinhar com ela o teu registo de tratamentos.

Como incluis o software do salão e a segurança na política de privacidade?

O software do salão é um elo do teu tratamento de dados. Identifica que dados passam pelo sistema, para que os usas e que serviços externos intervêm, como a gestão de marcações, as fichas de cliente e os pagamentos. Como salão, és tu que decides para que se usam os dados dos clientes; o software ajuda-te a geri-los para essa finalidade.

Separa a segurança que organizas tu das medidas do teu fornecedor de software. Descreve apenas o que consegues fundamentar. Verifica quem, no teu salão, tem acesso à informação dos clientes e como guardas os processos em papel.

A Salonnare guarda os dados em servidores da UE e cifra-os com TLS e AES-256. Os dados de saúde ficam num cofre cifrado. Lê também o guia de software de fichas de clientes para salões para mais contexto sobre a gestão desses dados.

### Exemplo de cálculo: quanto custa o processamento de pagamentos?

O teu prestador de pagamentos também deve constar do quadro, como destinatário de dados de pagamento. O custo calcula-se assim: a Salonnare retém 0,5 % em cada pagamento online ou com cartão, com um mínimo de 0,30 €.

- Tratamento de 40 €: 0,5 % × 40 € = 0,20 €. Fica abaixo do mínimo, por isso pagas 0,30 €. - Tratamento de 100 €: 0,5 % × 100 € = 0,50 €. - O limiar está nos 60 €: aí 0,5 % são exatamente 0,30 €.

Faz da privacidade parte da rotina do teu salão

Uma política de privacidade não é um texto que escreves uma vez e esqueces. Mudou a tua forma de trabalhar, acrescentaste um tratamento ou usas os dados de outra maneira? Atualiza então o texto e verifica também os contactos, os processos e os dados dos fornecedores.

Planeia uma verificação periódica e indica alguém que acompanhe as alterações. Se tiveres dúvidas sobre a formulação jurídica, consulta as regras pertinentes antes de alterar o texto. Uma explicação curta e clara, que corresponda ao que fazes de facto, mostra como tratas os dados dos clientes.

Perguntas frequentes