Dados de saúde e RGPD no salão: registar o artigo 9.º em segurança
Uma alergia a um produto de coloração, anticoagulantes antes de uma pedicure, um problema de pele antes de um peeling ou uma gravidez que decide que produtos ficam de fora: tudo isto é informação de que precisas, enquanto salão, para tratar alguém em segurança. Mas também são dados de saúde, e isso cai numa parte exigente do RGPD: o artigo 9.º, sobre as "categorias especiais de dados pessoais".  Os dados normais das clientes (nome, número de telefone, historial de tratamentos) são relativamente simples de guardar - podes ler tudo sobre isso no nosso guia mais amplo sobre [o RGPD para salões de beleza](/blog/rgpd-saloes-estetica). Este artigo vai um nível mais fundo e fica estritamente nessa categoria sensível: os dados de saúde. O que os torna especiais, quando os podes tratar e - o mais importante - como os registas de forma a que a tua cliente fique protegida e tu fiques dentro das regras?
O que são categorias especiais de dados pessoais ao abrigo do artigo 9.º?
O RGPD reserva uma categoria à parte, mais exigente: as "categorias especiais de dados pessoais" (artigo 9.º). São dados tão sensíveis que o seu tratamento é, em princípio, proibido. A categoria inclui dados sobre origem racial ou étnica, religião, opiniões políticas, orientação sexual - e, o mais relevante para um salão, dados relativos à saúde de alguém.
Num salão de beleza, cabeleireiro, estúdio de unhas, pedicure ou terapeuta de pele, estás rapidamente a lidar com dados de saúde assim que registas o seguinte:
- Alergias e sensibilidades - a produtos de coloração, cola, látex ou certos ingredientes. - Medicação - anticoagulantes, medicamentos que tornam a pele mais sensível, tratamentos hormonais. - Problemas de pele - eczema, psoríase, rosácea, cicatrizes, acne. - Gravidez - relevante porque alguns tratamentos e produtos são então desaconselhados. - Outras circunstâncias médicas - diabetes antes de uma pedicure, problemas de circulação, cirurgia recente.
O ponto de partida do RGPD é claro: em princípio não podes tratar estes dados. "Não tratar" significa não recolher, não registar e não guardar. Há, no entanto, exceções, e uma delas é crucial para um salão: o consentimento explícito da cliente.
Porque é que um salão precisa destes dados na mesma
Se o tratamento é, em princípio, proibido, porquê registar dados de saúde? Porque sem essa informação não consegues garantir um tratamento seguro. São as contraindicações: as razões pelas quais não deves fazer um tratamento, ou deves adaptá-lo.
Alguns exemplos reais:
- Uma cliente com uma alergia conhecida a um produto de coloração arrisca uma reação grave se for aplicada a cor errada. - Os anticoagulantes podem levar a mais sangramento durante uma pedicure ou certos tratamentos de pele. - Uma gravidez significa que é melhor evitar certos óleos essenciais, peelings químicos ou produtos. - A diabetes pede cuidados extra nos tratamentos dos pés, por causa da cicatrização mais lenta e do risco de infeção.
Em suma, não se trata de curiosidade nem de construir um processo, mas de um ofício responsável. O RGPD também reconhece isso - podes tratar estes dados, desde que o faças com cuidado. A chave está nessa palavra, "cuidado". Pedir consentimento é o primeiro passo, mas igualmente importante é a forma como guardas os dados depois, quem os pode ver e durante quanto tempo os conservas.
Os cinco requisitos para os dados de saúde
Para tratar dados de saúde de forma correta e lícita, juntam-se cinco princípios. Aplicam-se em toda a UE e são o fio condutor de qualquer política de RGPD sólida em torno do artigo 9.º.
1. Consentimento explícito. Para os dados normais das clientes, a "execução do contrato" chega muitas vezes, mas para os dados de saúde a fasquia é mais alta: precisas de consentimento explícito. Tem de ser específico, informado e dado de forma ativa - pensa numa caixa de verificação à parte ou numa assinatura num formulário de admissão que indique que dados registas e para quê. Um consentimento escondido nas condições gerais não conta.
2. Minimização dos dados. Regista apenas o que é relevante para o tratamento. Anotar uma alergia a um produto específico está bem; construir um processo médico completo não. Pergunta-te em relação a cada dado: preciso mesmo disto para tratar esta cliente em segurança?
3. Armazenamento encriptado e separado. Os dados de saúde não pertencem ao campo geral de notas, soltos entre "gosta de café" e "estaciona sempre à porta". Devem ser guardados de forma encriptada e à parte, para não saírem simplesmente numa exportação, numa captura de ecrã ou num olhar de um colega que não tem nada a ver com isso. O RGPD refere explicitamente a encriptação como uma medida de segurança adequada.
4. Restringir o acesso. Só os profissionais que fazem efetivamente o tratamento precisam de ver as notas de saúde. Um funcionário da receção que só agenda marcações não precisa delas. As permissões por função e por profissional mantêm a informação sensível junto das pessoas certas.
5. Prazo de conservação. Guarda os dados de saúde durante o menor tempo possível. Se uma cliente não vem há anos, não há razão para guardar as suas alergias ou a sua medicação. Um prazo de conservação fixo com eliminação automática evita que construas, sem dares por isso, um arquivo crescente de dados sensíveis.
Porque é que um campo de notas normal não chega
A maioria dos softwares para salões tem um campo de notas na ficha da cliente. Prático para "quer sempre a mesma cabeleireira" ou "gostou da cor nova". Mas é precisamente essa conveniência que torna o campo inadequado para dados de saúde.
Um campo de notas geral é, afinal:
- Visível para toda a gente que abre o perfil da cliente, independentemente da função. - Não encriptado à parte - fica na mesma linha que os restantes dados da cliente. - Parte das exportações e cópias de segurança sem qualquer proteção adicional. - Sem registo de consentimento - não registas em lado nenhum que a cliente concordou com o armazenamento precisamente destes dados sensíveis. - Sem prazo de conservação - a alergia de há cinco anos simplesmente fica.
Para observações normais isso está bem. Para uma alergia, o uso de medicação ou uma gravidez não cumpre o artigo 9.º. O que precisas é de um lugar à parte e protegido - um cofre - que tenha os cinco requisitos acima integrados.
O cofre de saúde encriptado do Salonnare
O Salonnare foi pensado de propósito para isto. Ao lado do campo de notas normal da cliente existe um cofre de saúde à parte e encriptado, especificamente para dados do artigo 9.º. Assim a informação sensível fica estritamente separada das notas do dia a dia.
O que esse cofre oferece:
- Encriptação AES-256. As notas de saúde são guardadas com encriptação de envelope AES-256-GCM, separadas dos dados normais da cliente. Mesmo dentro do sistema não são simplesmente legíveis. - Consentimento registado. Cada nota de saúde tem um registo do consentimento da cliente (eventos de consentimento), para poderes demonstrar que a cliente concordou - um requisito central do RGPD. - Permissões por função. Só os profissionais com a autorização certa veem as notas de saúde. Quem não a tem simplesmente não vê o cofre. - Servidores na UE. Todos os dados das clientes, incluindo o cofre de saúde, ficam em servidores dentro da UE. - Prazo de conservação automático. O cofre tem um prazo de conservação automático (por defeito cerca de 12 meses após a última atividade), para que os dados sensíveis não fiquem para sempre.
É assim que tratas os dados de saúde como o artigo 9.º pretende: com consentimento, encriptados, protegidos e temporários - sem teres de montar tu um plano técnico de segurança.
Configurar bem em poucos passos
Passar para uma forma correta de trabalhar com dados de saúde leva menos tempo do que talvez penses. Estes passos tornam-no gerível.
Passo 1 - Cria um formulário de admissão com uma caixa de consentimento à parte. Põe as perguntas de saúde (alergias, medicação, problemas de pele, gravidez) num formulário de admissão digital com uma caixa de verificação explícita: a cliente dá consentimento para registar estes dados com vista a um tratamento seguro.
Passo 2 - Regista as respostas no cofre de saúde, não no campo de notas normal. Assim ficam encriptadas e protegidas.
Passo 3 - Define permissões por função para cada profissional. Decide quem pode ver as notas de saúde. Normalmente é a pessoa que faz o tratamento, não o funcionário da receção.
Passo 4 - Mantém o mínimo. Regista só o que precisas realmente para o tratamento, numa formulação curta e factual.
Passo 5 - Confia no prazo de conservação automático. Deixa o sistema limpar os dados desatualizados em vez de os controlares à mão.
Passo 6 - Liga-o à tua [gestão de clientes](/features/client-crm). Assim vês de relance, para cada cliente, se há pontos de atenção relevantes para o tratamento, sem que o conteúdo sensível fique visível para toda a gente.
Conclusão: os dados sensíveis pertencem a um cofre, não a uma nota
Os dados de saúde são a informação mais sensível que passa pelo teu salão. É por isso que o RGPD os trata à parte: o tratamento é, em princípio, proibido, a menos que tenhas consentimento explícito e mantenhas os dados mínimos, encriptados, protegidos e temporários. Uma alergia ou o uso de medicação não pertencem ao campo de notas normal, mas a um lugar à parte e seguro.
O Salonnare tem esse lugar integrado: um cofre de saúde encriptado com registo de consentimento, permissões por função para cada profissional, armazenamento na UE e um prazo de conservação automático. Começas grátis - o plano gratuito para sempre (Free, 0 € por mês, para 1 profissional e 50 marcações por mês) deixa-te começar já. À medida que o teu salão cresce, passas para o Starter (29 €) ou o Pro (59 €) por mês, com um preço fixo e sem comissão de marketplace por marcação (apenas uma taxa de plataforma de 0,5%, mín. 0,30 €, por pagamento online), pagamentos através de métodos locais para a tua própria conta, uma interface em nove línguas e tanto uma web app como uma app instalável.
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Perguntas frequentes
O que são categorias especiais de dados pessoais ao abrigo do artigo 9.º do RGPD?
As categorias especiais de dados pessoais são dados extra sensíveis para os quais o RGPD define um regime rigoroso no artigo 9.º. Incluem dados sobre saúde, origem racial ou étnica, religião, opiniões políticas e orientação sexual. Para um salão, os dados de saúde são os mais relevantes: alergias, medicação, problemas de pele e gravidez. O tratamento desta categoria é, em princípio, proibido, a menos que tenhas uma exceção válida - num salão, normalmente o consentimento explícito da cliente.
Posso, enquanto salão, registar as alergias e a medicação das clientes?
Sim, mas só com consentimento explícito e se for relevante para o tratamento. Uma alergia, um anticoagulante ou um problema de pele podem determinar se um tratamento é seguro, por isso podes registá-los como contraindicação. A condição é que a cliente tenha concordado ativamente (por exemplo, através de uma caixa de verificação num formulário de admissão), que não registes mais do que o necessário e que guardes os dados de forma encriptada e protegida.
Posso simplesmente pô-los no campo de notas normal da cliente?
Não, isso não é sensato. Um campo de notas geral é visível para toda a gente que abre o perfil da cliente, não está encriptado à parte, vai nas exportações e cópias de segurança e não tem registo de consentimento nem prazo de conservação. Os dados de saúde pertencem a um cofre à parte, encriptado e com acesso restrito. No Salonnare esse cofre de saúde está separado do campo de notas normal, com encriptação AES-256, permissões por função e um prazo de conservação automático.
Durante quanto tempo posso guardar os dados de saúde das clientes?
O menor tempo possível. O RGPD não define um prazo exato para os dados de saúde num salão, mas o princípio da limitação da conservação significa que os eliminas assim que deixam de ser necessários. Se uma cliente não vem há muito tempo, não há razão para guardar as suas alergias ou a sua medicação. Um prazo de conservação automático - no Salonnare, por defeito, cerca de 12 meses após a última atividade - evita que construas sem querer um arquivo crescente de dados sensíveis.
O que é exatamente um "consentimento explícito"?
O consentimento explícito é uma forma mais exigente de consentimento que o RGPD requer para as categorias especiais de dados pessoais. Tem de ser dado de forma livre, específica, informada e ativa: a cliente sabe exatamente que dados de saúde registas e porquê, e diz que sim de forma consciente. Isso pode ser feito, por exemplo, com uma caixa de verificação à parte ou uma assinatura num formulário de admissão. Um consentimento escondido nas condições gerais, ou já pré-assinalado, não conta.