Przegląd KPI salonu: cztery liczby, które pomagają Twojemu salonowi rosnąć, ze stałymi definicjami
Które liczby pokazują, czy Twój salon rośnie, a które głównie Cię rozpraszają? Prawdopodobnie masz mnóstwo danych o przychodzie, wizytach i klientach. Ale bez stałych definicji porównujesz ten miesiąc z innym sposobem liczenia niż w zeszłym miesiącu, a różnica wygląda na wzrost lub spadek, choć zmieniło się tylko wyliczenie. W tym artykule budujesz mały przegląd KPI z czterech liczb: przychód na zabieg, obłożenie, powracający klienci i udział sprzedaży produktów. Dla każdej liczby zapisujesz na karcie KPI dokładnie, co mierzysz, i dodajesz comiesięczny przegląd, który kończy się jednym konkretnym działaniem.
Czym jest KPI i dlaczego sam przychód nie mówi wystarczająco dużo
KPI to mierzalna liczba, która pokazuje, jak Twój salon radzi sobie z ważnym celem. Skrót oznacza kluczowy wskaźnik efektywności (Key Performance Indicator). Ważne jest słowo „kluczowy”: nie każda liczba, którą możesz sprawdzić, jest KPI.
Prawie wszyscy zaczynają od przychodu, i słusznie. Ale przychód nie mówi, ile czasu zabiegowego to zajęło, czy klienci wracają ani ile wizyt po drodze przepadło. Dwa miesiące z tym samym przychodem mogą opowiadać zupełnie różne historie: jeden z pełnym kalendarzem i niskimi cenami, drugi z mniejszą liczbą wizyt i większą sprzedażą produktów.
Oddzielaj więc wynik od sygnału. Przychód to wynik. Obłożenie i powracający klienci to sygnały, które pomagają wyjaśnić, dlaczego ten wynik wzrósł lub spadł. Dobry przegląd KPI stawia jedno obok drugiego.
Cztery liczby i ich wzory
Wybierz liczby z czterech różnych obszarów salonu. Dzięki temu widzisz nie tylko, co wpływa, ale też skąd to pochodzi.
1. Przychód na zabieg (finanse). Przychód z zabiegów podzielony przez liczbę wykonanych zabiegów w tym samym okresie. To pokazuje, ile średnio przynosi zabieg. Jeśli spada, przyjrzyj się rabatom i proporcji krótkich i długich zabiegów.
2. Obłożenie (wizyty i przepustowość). Zarezerwowane godziny zabiegowe podzielone przez dostępne godziny zabiegowe, razy 100. Jak liczyć dostępne godziny, z przerwami, grafikiem i przeciągnięciami, wyjaśniamy w artykule o wyliczaniu obłożenia salonu fryzjerskiego.
3. Powracający klienci (relacje z klientami). Liczba klientów, którzy w danym okresie zarezerwowali ponownie, podzielona przez liczbę unikalnych klientów w tym okresie. Za każdym razem utrzymuj ten sam okres i ten sam sposób liczenia, inaczej wyniku nie da się porównać.
4. Udział sprzedaży produktów. Przychód ze sprzedanych produktów podzielony przez łączny przychód. Używaj tego samego okresu i tej samej podstawy dla obu, na przykład obu bez VAT.
No-show to dobry piąty kandydat, jeśli nieodbyte wizyty są u Ciebie znanym problemem. Mimo to zacznij od czterech: przegląd, który naprawdę przeglądasz co miesiąc, jest wart więcej niż rozbudowany panel, który pomijasz.
Zapisz każdą liczbę na karcie KPI
Wzór jest przydatny tylko wtedy, gdy wszyscy używają tych samych danych wejściowych. Większość „zmian”, które salony widzą w swoich liczbach, po bliższym przyjrzeniu się okazuje się innym sposobem liczenia. Napisz więc dla każdego KPI krótką kartę z sześcioma liniami:
Nazwa: na przykład „przychód na zabieg”.
Wzór: licznik i mianownik, jak najbardziej dosłownie.
Co się liczy: czy odwołane wizyty liczą się do obłożenia? Darmowa poprawka jako zabieg? Bon podarunkowy jako przychód w chwili sprzedaży czy realizacji?
Okres: tydzień, miesiąc lub kwartał, i zawsze ten sam.
Źródło: skąd bierzesz liczbę, aby w przyszłym miesiącu sprawdzić ją w dokładnie tym samym miejscu.
Właściciel: kto przegląda liczbę i proponuje działanie.
Jeśli zmieniasz definicję, zapisz, od którego miesiąca. Później będziesz wiedzieć, że skok na wykresie był nowym sposobem liczenia, a nie nowym trendem.
Co liczba mówi, a czego nie mówi
KPI wskazuje, gdzie należy spojrzeć. Sam niczego nie wyjaśnia. Niższy przychód może iść w parze z mniejszą liczbą wizyt, ale to nie dowodzi, że jedno spowodowało drugie. Może salon był zamknięty przez tydzień, podniosłeś ceny albo ktoś pracował mniej godzin.
Porównuj więc najpierw z własnymi wcześniejszymi okresami, a nie ze średnimi branżowymi, jeśli nie wiesz, jak zostały policzone. Ogólna średnia pomija Twoją strukturę usług, godziny otwarcia i sezon. Jak uczciwie porównywać okresy, z uwzględnieniem świąt i dni otwarcia, opisujemy w artykule o raportach finansowych dla fryzjerów.
Patrz też na połączenia. Jeśli obłożenie rośnie, a przychód na zabieg spada, możesz zapełniać kalendarz krótkimi lub tanimi zabiegami. Jeśli udział powracających klientów spada, a przychód stoi w miejscu, jedziesz na nowych klientach, a ich pozyskanie kosztuje więcej.
Comiesięczny przegląd KPI: spójrz, zbadaj, działaj, zmierz ponownie
Liczby stają się przydatne dopiero wtedy, gdy przeglądasz je w stałym momencie w ten sam sposób. Zarezerwuj pół godziny, na przykład w pierwszy poniedziałek miesiąca.
Spójrz. Ustaw obok siebie cztery KPI, z zeszłym miesiącem i tym samym miesiącem w zeszłym roku.
Zbadaj. Wybierz liczbę, która najbardziej odbiega, i szukaj wyjaśnienia w tym, jak działa Twój salon. Co zmieniło się w grafiku, cenach, usługach lub godzinach otwarcia?
Działaj. Zapisz jedno wykonalne działanie, kto je przejmuje i do kiedy. Na przykład: klientki, które po koloryzacji nie umówiły się ponownie, dostaną w tym miesiącu osobistą wiadomość.
Zmierz ponownie. W kolejnym przeglądzie najpierw spójrz na to działanie. Jeśli nie widzisz różnicy, to też wynik: odpuść to działanie i spróbuj innego.
Nową liczbę dodawaj tylko wtedy, gdy pomaga Ci podjąć decyzję. Liczba, która przez trzy miesiące z rzędu nie prowadzi do żadnego działania, może z powrotem zniknąć z przeglądu.
Skąd wziąć liczby w Salonnare
Twój przegląd KPI zależy od danych, których nie musisz ręcznie przepisywać. W Salonnare wizyty, kasa, zarządzanie klientami i magazyn łączą się w jednym systemie, więc przychód z zabiegu jest przypięty do tej samej wizyty co klientka, która wraca.
Od planu Starter (29 € miesięcznie) masz raporty: przychód według zabiegów i produktów, przychód na osobę w zespole i metodę płatności, powracający klienci, no-show i to, jak ruchliwe są poszczególne dni i godziny. To bezpośrednio wypełnia trzy z czterech KPI. Obłożenie wyliczasz wzorem powyżej, z zarezerwowanymi godzinami z kalendarza. Jakie inne raporty są przydatne, opisujemy w artykule o oprogramowaniu do raportowania dla salonu, a jak przejść od dziennego utargu do zysku, w artykule o raportowaniu przychodów salonu.
Darmowy plan Free (0 €, 1 osoba w zespole, 50 wizyt miesięcznie) obejmuje kalendarz, kasę i zarządzanie klientami, ale jeszcze nie raporty. Pro kosztuje 59 € miesięcznie. Chcesz najpierw zobaczyć, jak to działa? Zacznij za darmo z Salonnare i sprawdź ceny planów.
Zamień liczby salonu w comiesięczną rutynę
Kalendarz, kasa i zarządzanie klientami w jednym systemie, więc Twoje KPI opierają się na prawdziwych danych. Zacznij od darmowego planu Free i przejdź na Starter, gdy zechcesz korzystać z raportów.
Zacznij za darmoNajczęstsze pytania o przegląd KPI salonu
Czym jest KPI w salonie?
KPI to mierzalna liczba, która pokazuje, jak radzi sobie ważna część Twojego salonu, na przykład przychód na zabieg, obłożenie czy udział powracających klientów. Wybieraj KPI na podstawie pytania, na które chcesz znać odpowiedź, i z góry zdecyduj, jaką decyzję podejmiesz na podstawie wyniku.
Które KPI mają znaczenie dla salonu fryzjerskiego lub kosmetycznego?
Dobrym punktem wyjścia są cztery liczby: przychód na zabieg, obłożenie, powracający klienci i udział sprzedaży produktów. Jeśli masz wiele nieodbytych wizyt, dodaj no-show. Wybieraj tylko liczby, dla których masz wiarygodne dane i które mogą prowadzić do działania. Ogólne średnie branżowe nie są dobrą miarą dla Twojego salonu.
Jak często przeglądać KPI salonu?
W większości salonów sprawdza się stały comiesięczny przegląd. Sygnały operacyjne, takie jak wizyty i no-show, możesz śledzić co tydzień, a powracający klienci mówią coś dopiero w dłuższym okresie. Zawsze porównuj te same okresy z tymi samymi definicjami.
Co zrobić, gdy KPI nagle się zmienia?
Najpierw sprawdź, czy zmieniła się definicja lub sposób liczenia. Jeśli nie, szukaj wyjaśnienia w grafiku, cenach, usługach lub godzinach otwarcia. Traktuj zmianę jako powód, by szukać dalej, a nie jako dowód przyczyny, a potem wybierz jedno działanie z właścicielem i datą.