Oprogramowanie na kolejkę w barbershopie: co zrobić, gdy kolejka robi się za długa
Jest sobota, na ławce siedzą cztery osoby, a drzwi znowu się otwierają. Klient rozgląda się, szybko liczy i idzie dalej, do barbera na rogu. Nie straciłeś go dlatego, że strzyżesz za wolno, tylko dlatego, że nikt nie zaproponował mu lepszej opcji niż czekanie. Ten artykuł jest właśnie o tej chwili: jak podać uczciwy czas oczekiwania, gdzie postawić granicę między czekaniem a rezerwacją i jak w minutę dać klientowi, który nie może czekać, stały termin. Z uczciwym opisem tego, co oprogramowanie tu dla Ciebie robi, a czego nie.
Długa kolejka kosztuje klientów, nie tylko czas
Teoria kolejek uczy czegoś, co każdy barber czuje w praktyce: im bliżej stu procent obłożenia, tym szybciej rośnie czas oczekiwania. Jeden dodatkowy klient z ulicy w spokojny wtorek jest prawie niezauważalny. Jeden dodatkowy w zapchaną sobotę potrafi wydłużyć kolejkę o pół godziny.
Szkoda nie tkwi w samym czekaniu, tylko w tych, którzy nie czekają: kliencie, który zawraca w drzwiach, i tym, który wstaje po dwudziestu minutach. Żaden z nich nie pojawia się w Twoich liczbach.
Uczciwie od razu: Salonnare nie ma cyfrowej kolejki, ekranu do zgłaszania się ani wyświetlacza kolejki. Kolejność ustalasz sam, a jak to zorganizować, opisujemy w artykule o klientach z ulicy i wizytach w barbershopie. Ile czasu zostawić wolnego na klientów z ulicy, wyliczamy w artykule o przepustowości. Ten tekst dotyczy tego, co się dzieje, gdy kolejka mimo wszystko robi się za długa, i tu dobry kalendarz naprawdę pomaga.
Podawaj czas oczekiwania, którego dotrzymasz
„Tylko dziesięć minut” to najdroższe zdanie w barbershopie. Klient siada, robi się z tego czterdzieści i już nie wraca. Uczciwe oszacowanie wymaga trzech kroków.
Policz, kto jest przed nim. Cztery czekające osoby przy średnio dwudziestu minutach na strzyżenie to osiemdziesiąt minut pracy.
Podziel przez liczbę foteli, które przyjmują klientów z ulicy. Dwóch barberów na klientach z ulicy daje czterdzieści minut, nie osiemdziesiąt. Jeśli jeden barber zajmuje się głównie wizytami umówionymi, nie licz go.
Sprawdź w kalendarzu, co jest wcześniej. Jeśli na tych fotelach w ciągu najbliższych czterdziestu pięciu minut są dwaj umówieni klienci, wszystko przesuwa się o tyle. To krok, o którym się zapomina, i właśnie dlatego kalendarz powinien być otwarty przy ladzie albo w telefonie, a nie tylko w Twojej głowie.
Potem podaj godzinę zamiast czasu trwania: „około kwadrans po czwartej” można sprawdzić, „chwilkę” nie. Zawsze zaokrąglaj w górę. Klient obsłużony wcześniej, niż obiecano, jest zadowolony. W drugą stronę już niekoniecznie.
Wyznacz granicę: kiedy proponować wizytę
Czekanie jest dla klienta w porządku, dopóki jest przewidywalne. Ustal z zespołem jedną zasadę, aby nikt przy ladzie nie musiał się wahać.
Maksymalny czas oczekiwania. Na przykład: powyżej 45 minut proponujemy wizytę zamiast miejsca na ławce. Klient nadal może czekać, ale to jego wybór.
Godzina graniczna przed zamknięciem. Licz wstecz od godziny zamknięcia: przy czterech czekających, dwóch barberach i dwudziestu minutach na klienta kolejka jest pełna o 17:20, jeśli zamykasz o 18:00. Kto wejdzie później, dostaje termin na inną godzinę, a nie pół obietnicy.
Długie usługi nie trafiają do kolejki. Fade z pracą przy brodzie albo godzinna usługa należą do umówionej wizyty. Wstawisz je do kolejki, a całe Twoje oszacowanie się posypie.
W ten sposób „przepraszam, jest dużo ludzi” zamienia się w ofertę: „czeka się około godziny, zapisać pana na za dziesięć piąta albo na jutro na dziewiątą?”
Rezerwacja przy ladzie: stały termin w minutę
Jeśli klient się zgodzi, od razu wpisz go do kalendarza w wolny termin, później tego dnia albo innego dnia. Do założenia karty klienta wystarczy imię. Jeśli poda też adres e-mail, dostanie potwierdzenie, a później przypomnienie e-mailem, więc nie zapomni nowej godziny. Więcej o tym, jak to działa, w automatycznych przypomnieniach.
Jeśli klient woli sam wybrać, odeślij go na swoją stronę rezerwacji online. Jest ona na Twojej własnej stronie internetowej i dostępna także przez Twój Profil Firmy w Google. Dobrze sprawdza się wizytówka lub naklejka przy ladzie z adresem albo kod QR, który sam z niego zrobisz: klient rezerwuje, wychodząc za drzwi.
Ważne dla planowania: wizyta zapisana przy ladzie od razu jest w kalendarzu, więc nikt nie może już zarezerwować tego fotela online. Kalendarz i strona rezerwacji działają na tych samych godzinach.
Uwaga dla darmowego planu: każda wizyta wlicza się do limitu 50 miesięcznie, także klient zapisany przy ladzie.
Dzień pełen rezerwacji: dopisz klienta do listy rezerwowej
Czasem dziś ani jutro naprawdę nie ma nic wolnego. Wtedy alternatywą dla „proszę spróbować później” jest lista rezerwowa, dostępna w planach Starter i Pro.
Sam dopisujesz klienta do listy rezerwowej, z usługą i, jeśli chce, preferowanym barberem. Klienci mogą też zapisać się sami: jeśli ktoś na Twojej stronie rezerwacji kliknie zajęty termin, może dopisać się do listy rezerwowej na ten termin. Lista zapełnia się sama dokładnie wtedy, gdy pojawia się popyt.
Gdy wizyta wypada, widzisz dla każdej oczekującej osoby, które wolne terminy pasują do jej usługi, czasu trwania i barbera. Wysyłasz temu klientowi wiadomość i zamieniasz wpis w prawdziwą wizytę. Nie wychodzi żadna automatyczna masowa wiadomość do wszystkich: to Ty wybierasz, kto dostaje termin, na przykład stały klient, który rano zawrócił w drzwiach.
Klient, którego wcześniej musiałeś odesłać, i tak ląduje na fotelu. Na tym polega różnica między kolejką, która kosztuje klientów, a taką, która ich przesuwa dalej.
Ile to kosztuje i jak to wypróbować
Salonnare ma trzy plany ze stałą ceną miesięczną. Free (0 €) jest dla jednego barbera i do 50 wizyt miesięcznie, z kalendarzem, stroną rezerwacji online, kasą na gotówkę i karty, kartoteką klientów i przypomnieniami e-mailowymi. Starter (29 €) jest dla maksymalnie trzech pracowników z nielimitowaną liczbą wizyt, listą rezerwową, raportami i programem lojalnościowym. Pro (59 €) ma nielimitowaną liczbę pracowników, kampanie e-mailowe i zaliczki przy rezerwacjach online.
Nie ma prowizji marketplace od nowych klientów. Każda płatność online lub kartą obciążona jest opłatą transakcyjną 0,5%, minimum 0,30 €, a pieniądze trafiają przez iDEAL/Mollie lub Stripe na Twoje własne konto.
Wypróbuj to w najbardziej ruchliwy dzień: ustal limit 45 minut, zapisz pierwszego klienta, który nie chce czekać, na wolny termin, drugiemu daj adres swojej strony rezerwacji, a na koniec dnia policz, ilu z nich w przeciwnym razie byś stracił. Więcej o Salonnare dla barberów przeczytasz na stronie oprogramowanie dla barberów. Zacznij za darmo z Salonnare i przetestuj to we własnym zakładzie.
Zamień długą kolejkę w zarezerwowaną wizytę
Ustal limit, od razu zapisz klienta, który nie może czekać, i utrzymaj pełny dzień dzięki liście rezerwowej. Darmowy plan nic nie kosztuje.
Zobacz planyNajczęściej zadawane pytania
Czy Salonnare ma cyfrową kolejkę dla klientów z ulicy?
Nie. Salonnare ma kalendarz z rezerwacjami online, kartotekę klientów, kasę i listę rezerwową na pełne dni, ale nie ma cyfrowej kolejki, ekranu do zgłaszania się ani wyświetlacza kolejki. Kolejnością osób, które są w zakładzie, zarządzasz za pomocą stałej rutyny w zespole.
Jak uczciwie oszacować czas oczekiwania klienta z ulicy?
Policz osoby przed nim, pomnóż przez średni czas usługi i podziel przez liczbę barberów obsługujących klientów z ulicy. Dolicz umówione wizyty na tych fotelach w najbliższym czasie. Podaj godzinę, a nie czas trwania, i zaokrąglaj w górę.
Czym różni się kolejka od listy rezerwowej?
Kolejka to kolejność klientów, którzy są w zakładzie w tej chwili; zarządzasz nią sam. Lista rezerwowa w Salonnare jest dla klientów, którzy chcą termin w godzinie, która jest już pełna. Gdy wizyta wypada, widzisz, kto pasuje, wysyłasz wiadomość i zamieniasz wpis w wizytę. Lista rezerwowa jest dostępna w planach Starter i Pro.
Czy klient może sam zarezerwować wizytę, jeśli kolejka jest za długa?
Tak, przez Twoją stronę rezerwacji online na Twojej własnej stronie internetowej albo przez Google. Daj mu adres na wizytówce przy ladzie. Możesz też sam od razu wpisać klienta do kalendarza; wystarczy imię.