Walk-in systeem voor je kapsalon: reken eerst uit hoeveel inloop je aankunt

Een walk-in systeem is eerst een capaciteitsvraag

Of je inloop nu met een krijtbord, een lijst aan de balie of een scherm regelt: de vraag eronder is steeds dezelfde. Kan het team de klanten die binnenlopen helpen zonder dat de geboekte klanten erop wachten? Dat is een vraag over aankomsten en capaciteit, en daar bestaat een heel vakgebied voor: de wachtrijtheorie beschrijft hoe aankomsten, behandeltijd en capaciteit samen de wachttijd bepalen.

Wees ook eerlijk over wat software hier doet. Salonnare heeft een agenda met online boeken, klantkaarten en een kassa, maar geen digitale wachtrij, incheckscherm of wachtrijbord. De beurtvolgorde regel je dus zelf. Hoe je dat in de praktijk inricht, met een vaste inloopstoel, vaste inlooptijden of een volgordelijst, lees je in het artikel over inloop en afspraken in de barbershop; die werkvormen gelden net zo goed voor een kapsalon. Dit artikel gaat over de stap daarvoor: hoeveel tijd je er eigenlijk voor moet vrijhouden.

Stap 1: tel twee weken je inloop per dagdeel

Zonder cijfers plan je op gevoel, en gevoel onthoudt vooral de drukste zaterdag. Tel daarom twee gewone weken lang elke inloopklant op een simpel formulier aan de balie. Per klant noteer je vier dingen.

Het tijdstip van binnenkomst. Tel per blok van een uur, of per dagdeel. Je zoekt patronen: veel inloop op zaterdagochtend, rond lunchtijd of na werktijd.

De gevraagde behandeling. Knippen, pony bijknippen, föhnen, of iets dat eigenlijk een afspraak had moeten zijn.

Of je de klant hebt kunnen helpen. Tel ook de klanten die je moest wegsturen of die zelf weggingen omdat het te lang duurde. Dat is de vraag die je nu misloopt.

Hoe lang de klant heeft gewacht. Een schatting in minuten is genoeg.

Na twee weken heb je per dagdeel een gemiddeld aantal inloopklanten en een beeld van wat ze vragen. Een schoolvakantie of feestdag vertekent het beeld; tel die weken niet mee of noteer ze apart.

Stap 2: reken de benodigde stylisttijd uit, en laat marge

Vermenigvuldig per dagdeel het gemiddelde aantal inloopklanten met de gemiddelde behandelduur. Een voorbeeld: op zaterdag tussen 10:00 en 13:00 komen gemiddeld zes klanten binnen voor een knipbeurt van 30 minuten. Dat is 180 minuten werk in een blok van 180 minuten. Op papier kan één stylist dat precies aan.

In de praktijk niet, en dat is de belangrijkste les uit de wachtrijtheorie. Klanten komen niet netjes om het half uur binnen: soms drie tegelijk, dan een uur niemand. Hoe dichter de bezetting bij 100% komt, hoe harder de wachttijd oploopt, en dat gaat niet geleidelijk maar steeds sneller. Bij een volle bezetting heeft een groepje dat tegelijk binnenkomt geen enkel moment om weg te werken.

Reken daarom met marge. Een praktische vuistregel is om de inloopcapaciteit zo te plannen dat de verwachte bezetting rond de 70 tot 80% ligt. In het voorbeeld betekent dat 180 minuten werk gedeeld door 0,75, dus zo'n 240 minuten stylisttijd: één stylist het hele blok en een tweede een uur erbij, bijvoorbeeld van 10:30 tot 11:30 als de meeste klanten binnenkomen. Dat uur is geen verspilling. Het is de ruimte waardoor een klant niet drie kwartier wacht of een geboekte afspraak niet uitloopt.

Komt het ook in je telling terug dat je klanten wegstuurde, tel die dan mee in de vraag. Anders plan je precies de capaciteit die je nu al te kort komt.

Stap 3: bepaal welke behandelingen bij inloop horen

De rekensom werkt alleen als de behandelduur voorspelbaar is. In een kapsalon verschilt dat per behandeling sterk. Knippen, pony bijknippen, tondeuse en föhnen zijn kort en goed in te schatten. Kleuren, highlights, balayage en permanent zijn lang, lopen per klant uiteen en vragen vaak eerst een gesprek. Die passen niet in een inloopblok: één kleurbehandeling kan een uur of meer van je inloopcapaciteit opeten.

Maak die grens duidelijk, voor het team en voor klanten: bij inloop alleen de korte behandelingen, voor de rest een afspraak. Wie binnenloopt voor kleur, kun je direct een afspraak geven in plaats van nee te verkopen.

In Salonnare leg je per behandeling een vaste duur vast, zodat de agenda met echte tijden rekent. Per behandeling kun je ook instellen of hij online boekbaar is (uit betekent: wel intern in te plannen, niet zichtbaar op de boekingspagina) en op welke dagen en tijdvensters hij online geboekt kan worden. Zo kun je bijvoorbeeld voorkomen dat lange kleurbehandelingen online worden geboekt op de zaterdagochtend die je voor inloop wilt houden. Meer over de agenda en de boekingspagina lees je bij afsprakenbeheer.

Stap 4: zet de uitkomst vast in de agenda

Een berekening die alleen in je hoofd staat, verdwijnt bij de eerste drukke week. Zet de inloopcapaciteit daarom in de agenda, zodat online boekers hem niet opvullen. In Salonnare doe je dat met een taak: een blok met een titel zoals "Inloop", een begin- en eindtijd en de stylist of stylisten voor wie het geldt. Een taak blokkeert standaard de online boeking voor die uren; wil je een blok toch online laten boeken, dan zet je "Nog inplanbaar via online agenda" aan.

Spreek daarnaast twee regels af. Eén: de agenda is leidend, dus een geboekte klant gaat voor zodra zijn tijd er is. Twee: noem een inloopklant pas een wachttijd als je in de agenda hebt gezien welke stylist vrijkomt.

Voor de registratie heb je twee wegen. Een vaste klant leg je vast als afspraak op de stoel van de stylist; een naam volstaat, een e-mailadres is niet verplicht, en de klantkaart bewaart wat er gedaan is. Een passant kun je ook direct aan de kassa afrekenen, zonder afspraak en zonder klantkaart. Let op: in het gratis pakket tellen inloopklanten die je als afspraak vastlegt mee in de limiet van 50 afspraken per maand.

Stap 5: meet na een maand opnieuw

Een inloopblok is een schatting, dus toets hem. Tel na een maand opnieuw een week en vergelijk met je eerste telling. Wachten klanten nog steeds lang in hetzelfde blok, dan is de bezetting te hoog en heb je daar meer stylisttijd nodig. Staat een stylist in een blok vooral stil, schuif dan tijd naar een dagdeel waar het wel druk is, of geef dat uur terug aan de online agenda.

Met de rapportages zie je omzet per medewerker en de dagstaat; die zitten vanaf het Starter-pakket. In het gratis pakket heb je de agenda en de kassa en houd je de telling zelf bij.

Salonnare heeft drie pakketten met een vaste prijs per maand. Free (€0) is voor één medewerker en tot 50 afspraken per maand, met agenda, online boekingspagina, kassa voor contant en pin, klantkaarten en herinneringen per e-mail. Starter (€29) is voor maximaal drie medewerkers met onbeperkt afspraken, rapportages, voorraad en loyaliteit. Pro (€59) heeft onbeperkt medewerkers en aanbetalingen bij online boeken. Er is geen marktplaats-commissie op nieuwe klanten; op elke online- of kaartbetaling gaat wel een transactiefee van 0,5% af, met een minimum van €0,30, en het geld komt via iDEAL/Mollie of Stripe op je eigen rekening.

Meer over Salonnare voor kappers lees je op de pagina kapsalon software. Wil je je eigen inloopblok uitproberen? Start gratis met Salonnare, zet een taak "Inloop" in de agenda en kijk of de boekingspagina die uren netjes overslaat.

Veelgestelde vragen