Tijd besparen als kapper: waar je uren weglekken en hoe je ze terugpakt

De vijf plekken waar je werkdag weglekt

Vraag een kapper waar de tijd blijft en het antwoord gaat bijna nooit over de behandeling. Het gaat over alles eromheen. Vijf plekken komen in zo goed als elke salon terug.

- De telefoon tijdens een behandeling. Je legt de kwast neer, veegt je handen af, neemt op, zoekt een gaatje en pakt daarna de draad weer op. Twee minuten bellen kost je vijf minuten werk. - Berichten die zich opstapelen. Appjes en mails over verzetten, afzeggen en vragen over prijzen, die je 's avonds op de bank alsnog beantwoordt. - Zoeken naar wat je vorige keer deed. De kleurformule stond op een briefje, of in je hoofd, of nergens. - Gaten door no-shows. Een uur dat vol had kunnen zitten, staat leeg, en je hoort het pas als de klant er al niet is. - De administratie na sluitingstijd. Bonnen natellen, voorraad opnemen, btw uitzoeken.

Wat deze vijf gemeen hebben: het zijn geen grote klussen, het zijn onderbrekingen. En een onderbreking kost meer dan de handeling zelf, omdat je daarna terug moet in je concentratie. Wie tijd wil besparen als kapper wint dus het meest door onderbrekingen weg te nemen, niet door harder door te werken.

Haal de telefoon uit je behandeling

De grootste winst zit op het moment dat een klant een afspraak maakt. Zolang dat alleen via jou kan, ben jij de flessenhals: je bent bereikbaar als je aan het werk bent, en niet bereikbaar als de klant tijd heeft om te bellen.

Zet je boekingen online en die volgorde draait om. De klant kiest zelf een moment, ook op zondagavond of terwijl jij aan het knippen bent. Een boekingswidget op de website van je salon vangt precies de afspraken op die je anders misloopt, en doet er drie dingen bij:

- Je agenda staat overal gelijk. Wat online geboekt wordt, staat direct in je afsprakenbeheer op je telefoon en op de balie. Twee mensen die tegelijk hetzelfde uur wegschrijven kan niet meer. - De bevestiging gaat vanzelf de deur uit. De klant krijgt meteen een bevestiging met datum, tijd en behandeling. Dat scheelt een berichtje heen en een berichtje terug. - Je bent ook vindbaar buiten je site. Boeken kan via je eigen website en via je Google-vermelding, dus ook de klant die je zoekt zonder je site te kennen komt binnen.

Reken het eens door voor je eigen week. Tien telefoontjes per dag, waarvan de helft alleen over het maken of verzetten van een afspraak gaat, is al snel drie kwartier aan onderbrekingen per dag.

Standaardiseer wat zich elke dag herhaalt

Onderbrekingen wegnemen is stap een. Stap twee is dat de tijd die je wel inplant ook echt klopt. In veel salons staat een behandeling in de agenda op een tijd die ooit een keer geschat is en daarna nooit meer is aangepast. Loopt dat structureel tien minuten uit, dan loopt je hele middag mee uit.

Ga daarom een week lang bij een paar behandelingen na hoe lang ze werkelijk duren, inclusief het wassen, het afrekenen en het opruimen tussendoor. Pas die tijden daarna aan in je dienstenlijst. Dat is saai werk van een uur, en het levert je de rest van het jaar een agenda op die niet meer schuift.

Hetzelfde geldt voor de start van een afspraak. Als je de vorige kleurformule, de gebruikte producten en een foto van het resultaat direct voor je hebt, hoef je niet opnieuw uit te vragen wat je vorige keer al wist. Een cliëntendossier in je salonsoftware haalt die geschiedenis erbij zodra de klant in de agenda staat. Werk je met een team, dan kan je collega een klant overnemen zonder dat de klant zijn verhaal opnieuw moet doen.

De avondadministratie: kassa, voorraad en btw

Het derde tijdlek zit na sluitingstijd. Bonnen die je overtypt, voorraad die je met de hand telt en een btw-overzicht dat je aan het eind van het kwartaal bij elkaar puzzelt.

Reken je af in hetzelfde systeem waarin je agenda staat, dan valt dat werk grotendeels weg. Een kassa die op de Nederlandse btw is ingericht zet 9 procent op je diensten en 21 procent op verkochte producten, zonder dat jij per bon nadenkt. Verkoop je een shampoo, dan gaat die meteen van je voorraad af, zodat je ziet dat je moet bestellen voordat het schap leeg is.

Voor je boekhouding exporteer je aan het eind van de maand een bestand dat je in Moneybird of e-Boekhouden inleest, of dat je doorstuurt naar je boekhouder. Let op het onderscheid: dit is een export, geen live koppeling die zelf in je boekhouding schrijft. Voor de meeste salons is dat precies genoeg, en het scheelt je de avond waarop je met een schoenendoos aan bonnen aan de keukentafel zit.

Minder no-shows betekent minder gaten in je dag

Een no-show kost je twee keer: het uur zelf en de tijd die je kwijt bent aan bellen om het alsnog op te vullen. De goedkoopste maatregel is ook de simpelste. Een automatische herinnering per e-mail of WhatsApp, een dag van tevoren, vangt de klanten op die het gewoon vergeten waren. Dat is de grootste groep.

Blijft er een groep over die wel afspreekt maar niet komt, dan helpt een aanbetaling bij het boeken. Vraag die bijvoorbeeld alleen bij lange behandelingen of bij nieuwe klanten. Betalen kan via iDEAL of kaart, via Mollie of Stripe, en dat geld gaat rechtstreeks naar je eigen rekening. Je betaalt daarover geen commissie per boeking aan je softwareleverancier.

Zeg je een aanbetaling aan, wees dan duidelijk over je annuleringstermijn en zet die ook in je bevestigingsmail. Een klant die vooraf weet waar hij aan toe is, zegt eerder op tijd af. En een afzegging die op tijd binnenkomt, is geen gat maar een plek die je nog kunt vullen.

Waarom Salonnare hier goed bij past

Alles hierboven werkt alleen als het in een systeem zit en niet in vier losse tools die je stuk voor stuk moet bijwerken. In Salonnare hangen je agenda, je klantprofielen, je kassa en je voorraad aan elkaar, zodat een boeking automatisch doorloopt tot in je omzetoverzicht.

Je kunt het volledig uitproberen zonder eerst iets te betalen. Free kost 0 euro per maand voor een medewerker en 50 boekingen per maand, Starter kost 29 euro per maand en Pro 59 euro per maand. Er zit geen commissie per boeking op, dus een vollere agenda maakt je software niet duurder.

Werk je met een team, dan stel je per medewerker in wie de omzetcijfers of de voorraadinstellingen mag zien. Noteer je gezondheidsgegevens zoals een allergie voor een kleurstof of een zwangerschap, dan staan die niet los in een notitieveld maar in een apart versleutelde kluis, zoals artikel 9 van de AVG voorschrijft. Je gegevens staan op servers binnen de Europese Unie, de interface is beschikbaar in vijf talen en je logt in met Google, Microsoft, Apple of Facebook.

Wil je weten in welke volgorde je dit aanzet zonder dat je week in de war loopt, lees dan de gids over kapsalon automatisering en welke taken je eerst automatiseert. Wil je gewoon beginnen: maak een gratis account aan en zet deze week het online boeken aan.

Veelgestelde vragen over tijd besparen als kapper