Software schoonheidsstudio: de complete gids voor een kleine studio in 2026

Waarom een studio andere eisen stelt dan een grote salon

In een studio ben jij de receptie, de behandelaar en de boekhouding tegelijk. Er is niemand die de telefoon opneemt terwijl jij een gezichtsbehandeling doet. Software die is gebouwd rond een balie gaat ervan uit dat er altijd iemand meekijkt, en precies die aanname klopt bij jou niet.

Wat een studio wel nodig heeft, is een systeem dat doorloopt terwijl jij je handen niet vrij hebt. De basis daarvan is software voor afsprakenplanning: het weet hoe lang elke behandeling duurt, welke vakjes vrij zijn en wanneer je pauze hebt, zodat een klant zelf kan boeken zonder dat jij iets doet.

Daar komt iets bij wat in een knipbeurt niet speelt. In een schoonheidsstudio werk je op de huid: peelings, huidanalyses, permanente make-up. Je legt informatie vast die juridisch zwaarder weegt dan een kleurformule. De keuze voor een pakket is daarmee niet alleen een kwestie van gemak, maar ook van aansprakelijkheid.

Lek 1: de agenda die in je telefoon zit

Zolang klanten alleen via WhatsApp of telefoon kunnen boeken, ben jij de agenda. Elke afspraak kost drie of vier berichten: welk moment schikt, is dat vakje nog vrij, hoe lang duurt het. Twintig berichtjes per week van twee minuten is ruim veertig minuten die je nergens factureert.

Met een boekingswidget op je eigen site verdwijnt die uitwisseling. De klant ziet welke vakjes vrij zijn en pakt er zelf een. Een flink deel van die boekingen komt binnen buiten openingstijden - precies wanneer je toch niet kon opnemen. Zonder online module verplaats je die klant naar een terugbelmoment, en een deel daarvan komt nooit terug.

Let wel op waar de boeking landt. Sommige aanbieders zetten je in hun eigen marktplaats, waar je klant eerst langs concurrenten scrolt voordat hij bij jou uitkomt. Boeken op je eigen domein en via je Google-vermelding houdt de klantrelatie bij jou. Hoe het afsprakenbeheer er in de praktijk uitziet, staat op de functiepagina.

Lek 2: het vakje dat leeg blijft

Een no-show is duurder dan een annulering, want dat vakje verkoop je niet meer. In een studio hakt dat harder in dan in een salon met vijf stoelen: jij hebt er maar een of twee, en een gemiste gezichtsbehandeling van negentig minuten haal je die dag niet meer in.

Een automatische herinnering haalt daar een flink deel uit. Bij Salonnare gaat die per e-mail of WhatsApp, niet per sms - dat scheelt in de kosten en werkt in de praktijk net zo goed. Het moment doet ertoe: vierentwintig uur van tevoren is meestal het beste compromis. Vroeg genoeg dat jij het vakje nog kunt vullen als iemand afzegt, laat genoeg om niet alweer vergeten te zijn. Op de pagina over automatische herinneringen zie je hoe je de teksten en momenten instelt.

Voor lange behandelingen en nieuwe klanten zet je daarnaast een aanbetaling in. De klant rekent bij het boeken direct een deel af met iDEAL via Mollie of Stripe, en dat geld gaat rechtstreeks naar je eigen bankrekening. Het blijft dus niet bij een tussenpartij hangen tot een uitbetaalmoment.

Huidgegevens vallen onder artikel 9 van de AVG

Dit is het punt waarop een schoonheidsstudio zich onderscheidt van de meeste andere salons. Noteer je allergieen, medicatie, huidaandoeningen of een zwangerschap, dan verwerk je bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG. Daar gelden zwaardere eisen voor dan voor een naam en een telefoonnummer.

Een gewoon opmerkingenveld in het klantdossier voldoet daar niet aan. Die gegevens horen in een apart versleutelde kluis met eigen toegangsrechten, zodat niet iedere medewerker of stagiaire ze standaard voor zijn neus krijgt. Bij Salonnare zit die kluis ingebouwd, met een aparte toestemmingsregistratie per klant, en je data staat op servers binnen de EU.

Die rechten per medewerker zijn ook los bruikbaar. Je stelt per persoon in wat zichtbaar is: een stagiaire hoeft de omzetcijfers niet te zien, en een zzp'er die een kamer bij je huurt hoeft niet in de dossiers van jouw klanten te kunnen. Wil je dieper op de dossierkant ingaan, lees dan de gids over clientendossier software voor je salon.

Afrekenen, btw en je boekhouding

Een behandeling die geweest is, moet nog afgerekend worden. Doe je dat in een losse kassa of op een bonnenboekje, dan houd je twee administraties bij die aan het eind van het kwartaal niet op elkaar aansluiten. Een kassa die aan je agenda vastzit weet welke behandeling er is gegeven en zet de bon in een handeling klaar.

Voor Nederlandse studio's zit het echte werk in de btw. Behandelingen en producten die je doorverkoopt vallen niet onder hetzelfde tarief, en een kassa die dat onderscheid zelf maakt bij het aanslaan scheelt je per kwartaal een avond uitzoekwerk. Welke kassafuncties je in de beautybranche nodig hebt, staat uitgewerkt in de gids over een kassasysteem voor schoonheidssalons.

Je boekhouding hoeft daarna niet handmatig over. Salonnare heeft een exportfunctie waarmee je je omzetgegevens in een bestand naar Moneybird of e-Boekhouden brengt. Let op het woord export: je zet die gegevens zelf door op het moment dat het jou uitkomt, het is geen doorlopende live-koppeling die alles vanzelf synchroniseert.

Wat het kost, en wat er wel van een betaling af gaat

Bij Salonnare start je op het Free-plan voor 0 euro per maand: een medewerker, maximaal 50 boekingen per maand. Dat is geen proefperiode die na twee weken stopt. Groeit je studio daaroverheen, dan is Starter 29 euro per maand en Pro 59 euro per maand, met behoud van je agenda, klantdossiers en instellingen.

Wees precies als je het woord commissie tegenkomt, want daar zit het verschil tussen aanbieders. Er gaat bij Salonnare geen marktplaats-commissie af over nieuwe klanten die via het platform bij je binnenkomen: dat percentage is 0. Wat er wel af gaat, is een platform-fee van 0,5 procent met een minimum van 30 cent op elke online- of kaartbetaling. Bij een behandeling van 75 euro is dat 38 cent. Reken je contant af, dan valt die betaling er buiten.

Dat is een ander model dan een percentage per boeking over je hele omzet, en het is ook wat anders dan gratis. Reken het voor je eigen studio door voordat je iets afsluit: aantal online betalingen per maand maal 0,5 procent, met dat minimum van 30 cent per transactie. Wil je de plannen naast elkaar leggen, dan staan ze op de pagina met prijzen per plan.

Zo zet je het deze week op

Je hoeft niet alles tegelijk om te zetten. Begin met je vijf meestgeboekte behandelingen: naam, duur en prijs. Die duur is het belangrijkste veld, want die bepaalt hoe groot de vakjes in je agenda worden. Reken je een gezichtsbehandeling op zestig minuten terwijl je er tachtig over doet, dan loopt je dag vanaf de tweede klant achter.

Zet daarna online boeken aan en deel de link in je Instagram-bio en op je Google-vermelding. Stel meteen twee grenzen in: hoe ver vooruit klanten mogen boeken, en hoe kort van tevoren nog. Zonder die grenzen staat er zaterdagochtend om acht uur een afspraak van kwart over acht in je agenda.

Zet als laatste de herinneringen aan en richt de kluis voor huidgegevens in. Je klantenbestand vul je onderweg: voer alleen de klanten in die het afgelopen jaar zijn geweest en laat de rest vanzelf binnenkomen bij hun volgende afspraak. Beginnen kan vandaag nog via het gratis plan.

Veelgestelde vragen