Schoonheidssalon software: wat moet het kunnen in 2026?

Wat een schoonheidssalon van een kapsalon onderscheidt

Kapsalons en schoonheidssalons worden in de software-markt regelmatig over één kam geschoren, maar hun operationele behoeften zijn op meerdere punten wezenlijk anders. Als je software kiest die op kapsalons is afgestemd, loop je als schoonheidssalon al snel tegen beperkingen aan die niet zichtbaar zijn in een demo. **Behandelingsduur en buffertijden** Een knipbeurt duurt 30 tot 45 minuten. Een gezichtsbehandeling, lichaamsmassage of ontharingsbehandeling duurt 60 tot 90 minuten - soms langer. Die langere behandeltijden maken een nauwkeurig afsprakensysteem noodzakelijker: een te krap ingestelde buffer, of een systeem dat behandelingsduren niet per type instelt, levert chaos op in de agenda van de middag. Goede schoonheidssalon software laat je per behandelingstype een vaste duur instellen, inclusief inruimtijd na afloop. **Gezondheidsrelevante klantinformatie** In een kapsalon noteer je dat iemand liever kort haar heeft. In een schoonheidssalon houd je bij welke ingrediënten de huid van een klant niet verdraagt, welke contra-indicaties gelden bij bepaalde behandelingen, of een klant zwanger is of medicijnen gebruikt die een behandeling beïnvloeden. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG - ze mogen niet zomaar overal zichtbaar zijn en ze vragen om een andere behandeling dan gewone klantnotities. Software die dit onderscheid niet maakt, zet je bloot aan compliance-risico's die je niet wilt. **Productgebruik per behandeling** Cosmetische producten zijn duur. Als het systeem niet bijhoudt hoeveel product er bij een behandeling wordt gebruikt, heb je aan het einde van de maand geen zicht op je productmarges. Schoonheidssalon software die voorraadbeheer serieus neemt, koppelt productgebruik direct aan de behandelingsregistratie en geeft een signalering zodra een drempelwaarde wordt bereikt. **Commissiestructuur per medewerker** Veel schoonheidssalons werken met schoonheidsspecialisten op commissiebasis of als zzp'er die ruimte huurt. De software moet per medewerker kunnen bijhouden hoeveel omzet zij genereert en welk aandeel daaraan gekoppeld is. Handmatig berekenen aan het einde van de maand kost tijd en leidt regelmatig tot discussies over afrondingen en uitzonderingen.

Vijf functies die je niet kunt missen

De meeste schoonheidssalons die overstappen op nieuwe software, doen dat omdat hun huidige oplossing op een of meer van de volgende gebieden tekortschiet. Dit zijn de functies die het verschil maken tussen een systeem dat je dagelijks helpt en een systeem dat je dagelijks moet omzeilen. **1. Online boeking met behandelingstypes en buffertijden** Een publieke boekingspagina waarop klanten zelf een behandeling kiezen, een medewerker selecteren en een tijdstip reserveren - ook als de salon gesloten is. Cruciaal daarbij: de software berekent de beschikbaarheid op basis van de werkelijke behandelingsduur plus eventuele inruimtijd. Een klant die denkt dat ze om 14:00 kan starten terwijl de vorige behandeling pas om 14:15 klaar is, is een recept voor stress aan de balie. **2. Klantprofielen met veilige gezondheidsnotities** Allergieën, huidcondities en medicatie moeten ergens staan, maar niet overal. Een goed systeem heeft een aparte, afgeschermde ruimte voor gezondheidsrelevante klantinformatie - toegankelijk voor de behandelende specialist, niet zichtbaar voor iedereen in de organisatie. Dit is een AVG-verplichting, geen luxe. **3. Kassasysteem met meerdere diensten en Nederlandse betaalmethoden** Een afrekening in een schoonheidssalon bevat regelmatig een combinatie van behandelingen en producten: een gezichtsbehandeling plus een masker plus een flesje homecare-crème. Het kassasysteem moet die combinaties probleemloos verwerken, betaling per iDEAL, pin of contant mogelijk maken, en een correcte bon genereren. Betalingssystemen die alleen creditcard ondersteunen of via een omweg iDEAL aanbieden, zijn in Nederland een operationeel struikelblok. **4. Personeelsplanning met rolbeheer** Roosters per medewerker, verlofregistratie, en een systeem dat roosterwijzigingen automatisch doorvertaalt naar beschikbaarheid in de agenda. Zonder dit loopt het beheer van een salon met meerdere medewerkers al snel via WhatsApp-berichtjes en een gedeeld notitieblok - wat vroeg of laat leidt tot dubbele boekingen of een niet-beschikbare medewerker op het moment dat een klant verschijnt. **5. Voorraadbeheer met signaleringen** Bij welk productvoorraadniveau wil je een melding? Welke producten staan door een leverancierswissel op backorder? Als het systeem dit niet bijhoudt, gaat het beheer via geheugen en geluk. Voorraadbeheer in de software geeft je aan het einde van elke maand een nauwkeurig beeld van productgebruik, inkoopbehoeften en de marge per behandeling.

Hoe Salonnare schoonheidssalons ondersteunt

Salonnare is ontwikkeld voor de Nederlandse en Belgische beauty-markt. De functies hieronder zijn live en dagelijks in gebruik. **Online boeking en multi-service afspraken** De publieke boekingspagina van Salonnare is te koppelen aan je website, Google-bedrijfsprofiel en Instagram-bio. Klanten kunnen meerdere behandelingen in één boeking combineren, elk optioneel aan een andere medewerker gekoppeld. De beschikbaarheid wordt berekend op basis van de werkroosters die je per medewerker instelt, inclusief behandelingsduur en buffer. **Gezondheidsnotities vault (AVG Art. 9)** Salonnare heeft een versleutelde vault voor bijzondere persoonsgegevens. Gezondheidsnotities, allergieën en huidcondities worden apart opgeslagen met AES-256-GCM-encryptie en aparte toegangscontrole per medewerker. Alleen medewerkers met expliciete toestemming kunnen deze gegevens inzien. De implementatie voldoet aan de vereisten van AVG Artikel 9 voor bijzondere categorieën persoonsgegevens - relevant voor elk schoonheidssalon dat medisch-cosmetische aantekeningen bijhoudt. **No-show fee en aanbetaling** Schoonheidssalons missen bij een no-show een langere behandelingsduur en hogere omzet dan bij een kortere afspraak. Salonnare laat je een no-show fee instellen per behandelingstype of per medewerker. Klanten autoriseren de kaart bij het online boeken, en de fee wordt automatisch gevorderd bij een no-show of te late annulering. Dit is te configureren via Instellingen - Boekingen. **Per-stylist commissieverrekening via Stripe Connect** Via Stripe Connect houdt Salonnare bij welk aandeel van de kassa-omzet elke medewerker heeft bijgedragen. Commissiepercentages zijn per medewerker in te stellen. De afrekening is automatisch beschikbaar in het omzetoverzicht aan het einde van elke periode, zonder handmatige berekening of apart spreadsheet. **Voorraadbeheer, loyalty en cadeaubonnen** Productvoorraden worden bijgehouden per verkoop vanuit de kassa, met een instelbare drempelwaarde voor signaleringen. Cadeaubonnen zijn te verkopen en in te lossen via de POS-module met automatische saldo-tracking. Het loyalty-programma laat klanten punten opbouwen bij elke behandeling en die inwisselen voor kortingsvouchers. **Google- en Microsoft-login** Medewerkers loggen in met hun bestaande Google- of Microsoft-account. Geen apart wachtwoord te onthouden, geen extra authenticatie-app naast wat ze al kennen. Dit verlaagt de drempel bij onboarding van nieuw personeel aanzienlijk. **Klantgegevens importeren via CSV** Bestaande klantgegevens importeer je via Instellingen - Klanten - Importeren. Je exporteert je huidige lijst uit je oude systeem of spreadsheet, het systeem toont een visuele kolom-mapping voor je de import bevestigt. Zo begin je niet met een lege database. Wil je zien hoe de functies werken in de praktijk? Via de gratis proefperiode op salonnare.com/nl/proefperiode test je de volledige functionaliteit zonder creditcard.

Wat kost schoonheidssalon software, en waar zitten de verborgen kosten?

De maandelijkse abonnementsprijs is niet het hele verhaal. Schoonheidssalons die overstappen op nieuwe software, worden regelmatig verrast door kosten die niet zichtbaar zijn in de eerste offerte. **Transactiekosten op boekingen** Sommige platforms - met name marketplaces die de betaling zelf verwerken - houden een percentage in van elke via hen betaalde behandeling. Bij een salon met tien behandelingen per dag van gemiddeld €70 kunnen transactiekosten van 1 tot 3 procent oplopen tot een aanzienlijk bedrag per maand, bovenop het abonnement. Vraag expliciet of er transactiekosten zijn en op welk moment ze in rekening worden gebracht. **Moduleprijzen** Voorraadbeheer als betaalde add-on, e-mailherinneringen pas beschikbaar in het duurste plan, extra kosten per medewerker boven een bepaald aantal. Vraag bij een demo altijd naar de totaalprijs voor jouw specifieke gebruik - inclusief het aantal actieve medewerkers en de functies die je daadwerkelijk nodig hebt. **Data-export bij vertrek** Als je ooit wilt overstappen, is data-export essentieel. Platforms die klantgegevens, behandelhistorie en voorraden volledig exporteerbaar maken, geven je de vrijheid om te wisselen. Platforms die dat niet doen, creëren een lock-in die pas pijn doet als je eruit wilt. Dit is ook een AVG-verplichting: klanten hebben het recht hun gegevens op te vragen, en jij moet ze kunnen aanleveren. Salonnare hanteert een vast maandtarief zonder transactiekosten op betalingen en zonder betaalmuren voor de kernfuncties. De proefperiode geeft je de tijd om te beoordelen of het systeem aansluit op jouw werkwijze voor je een beslissing neemt.

Veelgestelde vragen