Salon software voor zzp kapper: je administratie bijhouden zonder avondwerk

Waarom de administratie pas 's avonds aan de beurt komt

Voor de meeste zelfstandige kappers is administratie geen kwestie van niet willen. Het is een kwestie van niet kunnen, precies op het moment dat het ontstaat. Een klant wil verzetten terwijl jij aan het föhnen bent. Iemand betaalt contant terwijl de volgende al binnenloopt. Een kleurformule verandert halverwege de behandeling. Elk van die momenten levert een stukje zakelijke administratie op, en elk van die momenten valt samen met werk waarvoor je je handen niet vrij hebt.

Dus schuif je het door. Naar het einde van de dag, naar zondagavond, naar de week voor de aangifte. Het vervelende daaraan is niet dat het dan niet gebeurt, maar dat het dan dubbel zo lang duurt: je moet je eerst herinneren wat er gebeurd is voordat je het kunt vastleggen.

Dat is precies het gat dat salon software voor zzp kapper dicht. Niet door je administratie sneller te maken, maar door hem te laten ontstaan op het moment zelf, terwijl jij gewoon doorwerkt.

De administratie van een zzp-kapper op drie snelheden

Het helpt om je administratie niet als een stapel te zien, maar als drie ritmes die los van elkaar lopen. Wie zich bezighoudt met het beheer van kleine bedrijven komt steeds op dezelfde indeling uit: wat dagelijks vastgelegd moet worden, wat wekelijks vooruit gepland wordt en wat per kwartaal verantwoord wordt.

- Elke dag: de afspraak die geboekt of verzet wordt, de betaling die binnenkomt, de kleurformule en de producten die je gebruikt hebt. - Elke week: je agenda voor de komende weken, de herinneringen die uit moeten, je voorraad en de klanten die al een tijd niet geweest zijn. - Elk kwartaal: je omzet gesplitst per btw-tarief, je kosten en de aanlevering aan je boekhouder.

Alleen die eerste rij is echt tijdkritisch. Leg je die vast op het moment zelf, dan is de wekelijkse ronde een kwestie van kijken en de kwartaalronde een kwestie van exporteren. Sla je die eerste rij over, dan moet je hem later reconstrueren. Daar gaan de avonden in zitten.

Laat je agenda het beginpunt van je administratie zijn

De meeste administratie van een kapper begint bij een afspraak. Zolang die alleen in je hoofd, in een appje of op een briefje staat, moet je hem daarna nog ergens naartoe verplaatsen. Staat hij meteen in je afsprakenbeheer, dan vervalt die stap.

Zet je boekingen online en de klant doet dat invoerwerk zelf. Hij kiest een dienst, ziet welke tijden vrij zijn en boekt op zondagavond terwijl jij niets aan het doen bent. Je bent daarmee ook bereikbaar op de momenten dat je met je handen in het haar zit, en dat is voor een eenmanszaak het verschil tussen een gemiste en een geboekte afspraak. Boeken kan via je eigen website en via je Google-vermelding.

Vanaf dat punt loopt de rest mee:

- De bevestiging gaat direct de deur uit, met datum, tijd, dienst en prijs. Dat scheelt een appje heen en een appje terug. - Een [automatische herinnering](https://salonnare.com/nl/features/automatische-herinneringen) per e-mail of WhatsApp, een dag van tevoren, vangt de klanten op die het simpelweg vergeten waren. Dat is bij no-shows veruit de grootste groep. - Een aanbetaling bij het boeken houdt de rest tegen. Die loopt via iDEAL of kaart, via Mollie of Stripe, rechtstreeks naar je eigen rekening. Er gaat geen commissie per boeking vanaf naar je softwareleverancier.

Zet die aanbetaling niet standaard op alles. Voor een zzp-kapper werkt het beter om hem alleen te vragen bij lange behandelingen en bij nieuwe klanten, en om je annuleringstermijn duidelijk in de bevestiging te zetten. Een klant die vooraf weet waar hij aan toe is, zegt eerder op tijd af, en een afzegging op tijd is geen gat maar een plek die je nog kunt vullen.

Reken af met het juiste btw-tarief, meteen bij de bon

Het tweede moment waarop administratie ontstaat is het afrekenen. Doe je dat met een los kassalaatje of met een betaalverzoek, dan heb je aan het eind van het kwartaal een stapel losse bedragen die je nog moet splitsen.

Reken je af in een kassasysteem dat aan je agenda hangt, dan is die splitsing al gebeurd. In Nederland vallen kappersdiensten zoals knippen, kleuren en föhnen onder het verlaagde btw-tarief van 9 procent, terwijl producten die je over de toonbank verkoopt onder 21 procent vallen. Je stelt dat per dienst en per product een keer in, en daarna staat het op elke bon goed.

Verkoop je een shampoo of een stylingproduct, dan gaat die meteen van je voorraad af. Je ziet dat je moet bestellen voordat het schap leeg is, en je weet aan het eind van het kwartaal wat er werkelijk verkocht is zonder handmatig te tellen.

Wil je weten waar je op moet letten bij het kiezen van zo'n kassa, dan gaat de gids over een kassasysteem kiezen voor je salon daar dieper op in.

Van kassa naar boekhouder: exporteren in plaats van overtypen

Aan het eind van de maand of het kwartaal wil je maar een ding: alles in een keer bij je boekhouder krijgen. Dat kan met een export uit je kassa, een bestand dat je in Moneybird of e-Boekhouden inleest of dat je doorstuurt.

Let op het onderscheid, want dat wordt vaak groter voorgesteld dan het is: dit is een export en geen live koppeling die zelf in je boekhouding schrijft. Voor een zzp-kapper met een enkele omzetstroom is dat in de praktijk precies genoeg, en het scheelt je de avond waarop je bonnen zit over te typen.

Wat je precies moet bewaren en hoe lang, staat los van je software. Daar gaat het artikel over wat je als zelfstandige kapper moet bijhouden uitgebreider op in.

Klantgegevens van een eenmanszaak: waar je echt op moet letten

Als zzp-kapper leg je meer vast dan namen en afspraken. Een reactie op een kleurstof, een allergie, een zwangerschap of een hoofdhuidaandoening zijn gezondheidsgegevens, en die vallen onder artikel 9 van de AVG. Ze horen niet in een los notitieveld, niet in een appgesprek en niet in een schriftje in de la.

In Salonnare staan die gegevens in een apart versleutelde kluis, los van de gewone klantnotities, met een eigen toegangsregeling en een logboek. Je gegevens staan op servers binnen de Europese Unie.

Praktisch scheelt dat ook gewoon werk. Je hebt de vorige kleurformule, de gebruikte producten en de aantekeningen van vorige keer voor je zodra de klant in je agenda staat, in plaats van dat je het opnieuw moet uitvragen. Inloggen doe je met Google, Microsoft, Apple of Facebook, en je installeert de app op je telefoon zodat je tussen twee klanten door iets kunt bijwerken.

Wat salon software voor zzp kapper kost

Voor een eenmanszaak telt de prijs anders dan voor een salon met vijf stoelen. Een vast bedrag per maand kun je inplannen; een percentage per boeking straft juist de weken waarin het goed gaat.

Salonnare werkt met drie vaste pakketten. Free kost 0 euro per maand en is bedoeld voor een medewerker en 50 boekingen per maand, inclusief de agenda, de klantprofielen, online boeken en de kassa. Starter kost 29 euro per maand en Pro 59 euro per maand. Er zit geen commissie per boeking op, dus een vollere agenda maakt je software niet duurder.

Voor veel zzp-kappers is dat gratis plan genoeg om een tijd op te draaien. Groei je voorbij die 50 boekingen per maand, dan stap je over zonder je klantgegevens opnieuw in te voeren.

Wil je Salonnare eerst naast andere pakketten leggen, gebruik dan de gids om salon software te vergelijken. Wil je gewoon beginnen: maak een gratis account aan en zet deze week als eerste het online boeken aan.

Veelgestelde vragen over salon software voor zzp kappers