Salon software voor beginners: wat je instelt voordat je eerste klant boekt

Waarom een starter andere software nodig heeft dan een volle salon

Advies over salonsoftware is bijna altijd geschreven voor een salon die al draait: meerdere medewerkers, een gevulde agenda, voorraad die roteert. Bij twintig tot dertig boekingen per maand gelden andere afwegingen. Wat een gevestigde salon geld kost aan inefficientie, kost jou vooral aandacht - en die heb je nodig voor je vak.

De kern van elk pakket is hetzelfde: software voor het inplannen van afspraken die dubbele boekingen voorkomt en klanten zelf laat kiezen uit je vrije uren. Dat ene onderdeel lost het grootste deel van je heen-en-weer-berichten op, omdat een klant die 's avonds een tijdslot kiest geen bevestiging meer van jou hoeft af te wachten.

De rest van de functielijst is voor jou nog geen keuzecriterium. Voorraadmodules, campagnetools en uitgebreide rapportages hebben data nodig die je simpelweg nog niet hebt. Wat je nu wel wil weten: kost dit pakket me geld als er nauwelijks boekingen zijn, en groeit het mee zonder dat ik later alles opnieuw moet invoeren.

Wat je in de eerste week instelt - en wat je nog laat liggen

Drie dingen bepalen of je boekingspagina vanaf dag 1 werkt. Begin met je diensten, en zet daarbij de duur die de behandeling in de praktijk kost, inclusief opruimen en de overgang naar de volgende klant. Een knipbehandeling die je op dertig minuten zet terwijl je er vijfenveertig over doet, levert precies de agenda op die je wilde vermijden.

Stel daarna je werktijden in, met je pauzes erin. Een boekingspagina die je lunch als vrije tijd aanbiedt, krijgt daar ook boekingen op. Zet als derde je boekingspagina daadwerkelijk live en plaats de link in je Instagram-bio en op je Google-profiel. Een pagina die je nog niet hebt gedeeld, vult zichzelf niet. Hoe afsprakenbeheer dat afhandelt, van het verslepen van een afspraak tot conflictdetectie, zie je zodra je eerste week is ingevuld.

Wat je bewust nog laat liggen is minstens zo belangrijk: voorraadbeheer, klantsegmenten, mailcampagnes en rapportages. Die onderdelen zijn niet nutteloos, ze zijn alleen leeg zolang je geen historie hebt. Zet ze aan op het moment dat je een vraag hebt die ze kunnen beantwoorden, niet omdat ze in het pakket zitten.

Je kunt die drie stappen gratis inrichten en pas later beslissen of je meer nodig hebt.

De kostenstructuur die een starter het hardst raakt

Bij een lage omzet is niet de maandprijs je grootste risico, maar het model erachter. Betaal je een percentage per boeking, dan schaalt je softwarerekening mee met precies de omzet die je nog nodig hebt om je eerste investeringen terug te verdienen. Een vaste maandprijs is voorspelbaar: je weet in januari wat december kost.

Bij Salonnare is dat bedrag Free 0 euro per maand voor een medewerker en maximaal 50 boekingen per maand, Starter 29 euro en Pro 59 euro. Wat daarbij belangrijk is om vooraf te weten: er is geen marktplaats-commissie op klanten die via Salonnare bij je boeken - die is 0 euro. Op online- en kaartbetalingen geldt wel een transactiefee van 0,5% met een minimum van 0,30 euro per betaling. Bij een behandeling van 45 euro is dat dus 0,30 euro, omdat het minimum boven het percentage uitkomt.

De betalingen zelf lopen via je eigen Mollie- of Stripe-account, waardoor iDEAL, pin en kaartbetalingen op jouw rekening binnenkomen in plaats van eerst bij de softwareleverancier. Dat is voor een starter meer dan een detail: het bepaalt hoe snel je over je eigen geld beschikt. Een volledige afweging tussen aanbieders staat in salon software vergelijken, en de actuele pakketten vind je op onze prijzenpagina.

Wat vanaf je eerste bon wettelijk al moet kloppen

Twee dingen kun je niet uitstellen tot je groter bent. Het eerste is je btw-administratie. In Nederland reken je over kappersdiensten het verlaagde tarief van 9%, terwijl je over verkochte producten 21% afdraagt. Verkoop je een behandeling en een fles shampoo op dezelfde bon, dan moeten die tarieven gescheiden op die bon staan. Doet je kassa dat niet automatisch, dan doe je het later met de hand - en dat is precies het werk waar correcties ontstaan.

Het kassasysteem splitst de btw per bonregel en houdt de betaalmethode erbij, zodat contant, pin en iDEAL apart terug te vinden zijn. Je financiele overzichten exporteer je daarna naar pakketten als Moneybird en e-Boekhouden. Let op de formulering: het is een export die je per periode genereert, geen live koppeling die meekijkt. Welke eisen er precies gelden bij de keuze van je kassa staat in kassasysteem schoonheidssalon, en de jaarcyclus erna in boekhouding schoonheidssalon.

Het tweede is privacy. Zodra je klantgegevens digitaal vastlegt, val je onder de AVG. Gaat het om gezondheidsgegevens - allergieen, medicatie, huidaandoeningen, zwangerschap - dan zijn dat bijzondere persoonsgegevens die zwaarder beschermd moeten worden dan een telefoonnummer. Salonnare bewaart die in een apart versleutelde kluis volgens artikel 9 van de AVG, met data binnen de EU en rechten per medewerker, zodat niet iedereen in je team bij die notities kan. Dat regel je beter nu, met tien klanten, dan straks met vierhonderd.

Wanneer je van gratis naar betaald gaat

Het gratis plan is geen proefperiode die afloopt, dus er is geen datum waarop je moet beslissen. Er zijn twee momenten waarop de overstap zichzelf aandient: je neemt iemand aan, of je zit structureel tegen de 50 boekingen per maand aan. Beide zijn goed nieuws, en beide zijn af te lezen uit je eigen agenda in plaats van uit een herinneringsmail.

Rond dat punt worden twee onderdelen ineens de moeite waard. Automatische herinneringen schelen je het rondje appen voor de afspraken van morgen, en dat rondje wordt bij vier boekingen per dag een taak op zich. Aanbetalingen zijn de tweede: bij een behandeling van twee uur is een lege stoel geen ongemak maar een gemiste dagomzet. Hoe je dat invoert zonder klanten af te schrikken, staat in aanbetalingen innen in je salon.

Wat je in de gratis maanden hebt ingevuld, gaat mee: je diensten, je werktijden, je klantgegevens en je historie blijven staan. Dat is de eigenlijke reden om nu al zorgvuldig in te richten in plaats van later. Het zijn dezelfde gegevens waar je over twee jaar je omzet per behandeling uit leest.

Wil je vandaag beginnen met het invullen van je diensten en werktijden? Dat kan gratis en zonder creditcard.

Veelgestelde vragen