Salon software vergelijken: welke criteria zwaar wegen voor jouw type salon

Waarom dezelfde vergelijking voor twee salons anders uitpakt

Een vergelijkingstabel doet alsof alle rijen even zwaar wegen. In de praktijk is dat nooit zo. Een kapper die alleen knipt en geen producten verkoopt, heeft weinig aan geavanceerd voorraadbeheer. Een schoonheidssalon die peelings en injectables doet, kan niet zonder een veilige plek voor gezondheidsgegevens. Beiden kijken naar dezelfde lijst en zouden een andere keuze moeten maken.

De klassieke fout is dat je begint bij de aanbieders in plaats van bij jezelf. Je opent vijf websites, ziet vijf keer een indrukwekkende functielijst en kiest uiteindelijk op gevoel, prijs of het mooiste dashboard. Drie maanden later blijkt dat je struikelt over iets wat op geen enkele vergelijkingspagina prominent stond: dat je tweede medewerker niet bij de omzetcijfers mag kunnen, of dat je bonnen alsnog handmatig overtikt.

Het alternatief kost een half uur. Je bepaalt eerst welk type salon je bent en welke drie criteria daarbij doorslaggevend zijn. Alles wat daarna komt is invulwerk. Wil je daarna een systematisch stappenplan aflopen, dan zet de gids over salon software vergelijken in stappen de volgorde voor je op een rij.

Bepaal je salonprofiel met vier vragen

Deze vier vragen bepalen samen bijna volledig welke criteria voor jou zwaar wegen. Beantwoord ze eerlijk voor de situatie over twaalf maanden, niet voor vandaag.

- Werk je alleen of met een team? Zodra er een tweede persoon bij komt, worden rechten per medewerker, een gedeeld rooster en per-medewerker-omzet relevant. Werk je solo, dan is dat ballast. - Verkoop je producten naast behandelingen? Zo ja, dan telt de koppeling tussen kassa en voorraad zwaar, en ook de btw-splitsing, omdat diensten en producten niet onder hetzelfde tarief vallen. - Leg je gezondheidsgegevens vast? Allergieën, medicatie, huidcondities en zwangerschap vallen onder AVG artikel 9. Dan is een aparte versleutelde opslag geen luxe maar een verplichting. - Waar wil je over een jaar staan? Een systeem dat per medewerker of per boeking duurder wordt, voelt bij één stoel goedkoop en bij vier stoelen als een rem.

Schrijf de antwoorden op en zet er drie criteria bij die je niet wilt inleveren. Die drie zijn je meetlat. Al het andere is meegenomen.

Een praktisch hulpmiddel: kijk terug naar je laatste twee werkweken en noteer welke handeling je het vaakst irriteerde. Dat is bijna altijd het criterium dat in jouw profiel het zwaarst weegt, en het staat zelden bovenaan een standaard functielijst.

Het verdienmodel: hier pakt de weging het hardst uit

Van alle vergelijkingspunten is het verdienmodel het enige dat elk jaar zwaarder gaat wegen naarmate je het beter doet. Een functie die je niet gebruikt kost je niets. Een percentage over elke boeking kost je meer zodra je agenda voller raakt.

Zet daarom altijd drie kostenposten los van elkaar, want ze staan zelden bij elkaar op een prijspagina:

- Het abonnement. Een vast bedrag per maand, of een bedrag per medewerker. Dat tweede model schaalt mee met je team en niet met je omzet, wat bij deeltijders ongunstig kan uitpakken. - Commissie per boeking. Sommige platforms rekenen een percentage over afspraken die via hun marktplaats binnenkomen, soms ook over je eigen terugkerende klanten. Dat laatste is het punt waar het echt duur wordt. - Transactiekosten. Vrijwel elke aanbieder rekent iets over online- en kaartbetalingen, of dat nu de betaalprovider is, het platform, of allebei. Vraag expliciet naar het percentage en naar het minimumbedrag per transactie.

Bij Salonnare betaal je een vaste maandprijs: Free kost €0 per maand voor één medewerker en 50 boekingen per maand, Starter €29 per maand en Pro €59 per maand. Op nieuwe klanten uit de marktplaats staat geen marktplaats-commissie, die is €0. Wel geldt op elke online- of kaartbetaling een platform-fee van 0,5% met een minimum van €0,30. Die betalingen lopen via Mollie of Stripe rechtstreeks naar je eigen rekening, dus je wacht niet op uitbetaling door een tussenpartij.

De rekensom die je wilt maken is simpel: neem je aantal afspraken van vorige maand, je gemiddelde bonbedrag en je aantal medewerkers, en vul die drie getallen in bij elke aanbieder op je shortlist. Bij een vast bedrag daalt je kostprijs per afspraak naarmate je groeit, bij een percentage blijft die gelijk. Het volledige overzicht van wat elk plan bevat staat op de prijspagina.

Nederlandse randvoorwaarden: btw, AVG en je boekhouding

Een deel van de vergelijking is niet onderhandelbaar, omdat de wet meekijkt. Deze punten wegen voor elke Nederlandse salon zwaar, ongeacht je profiel.

Btw-splitsing in de kassa. Op kappersdiensten geldt het verlaagde tarief van 9%, terwijl beautybehandelingen en productverkoop onder 21% vallen. Verkoop je beide, dan wil je een kassa die dat per regel op de bon zet in plaats van dat je het achteraf uit elkaar plukt. Vraag bij een demo expliciet om een bon met een dienst én een product erop. De brancheorganisatie ANKO wijst er niet voor niets op dat een sluitende administratie de basis is van een gezonde bedrijfsvoering.

Gezondheidsgegevens apart opslaan. Noteer je allergieën, medicijngebruik of huidaandoeningen, dan verwerk je bijzondere persoonsgegevens onder AVG artikel 9. Een notitieveld bij de klant is daarvoor niet toereikend. Salonnare bewaart die gegevens in een apart versleutelde kluis met toegang per medewerker en houdt bij wie ze inziet. Alle data staat in de EU.

Export naar je boekhouding. Vraag niet of er een boekhoudkoppeling is, maar wat er precies uitkomt en in welk formaat. Salonnare levert een export die aansluit op pakketten als Moneybird en e-Boekhouden. Dat is een export, geen live-koppeling, en dat scheelt in de praktijk het overtikken van bonnen aan het eind van de maand.

Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet voordat je iets vastlegt? Je kunt gratis beginnen en je eigen dienstenlijst invoeren, inclusief de tarieven, om te controleren of de bon klopt.

Je klantenbestand: van wie is het en krijg je het weer mee?

Dit criterium weegt voor iedereen zwaar en wordt bijna altijd te laat bekeken. Je klantenbestand is het waardevolste bezit van je salon, en de vraag is of je het zelf in handen houdt.

Een goed systeem is in de kern je klantrelatiebeheer: behandelhistorie, voorkeuren, formules, afspraken en contactgegevens op één plek, van jou. Bij marktplaatsmodellen is die verhouding soms anders geregeld, omdat het platform de klant als zijn klant beschouwt. Dat merk je pas als je wilt vertrekken.

Drie vragen die je aan elke aanbieder stelt voordat je begint:

- Kan ik mijn bestaande klanten importeren? Een import via CSV of Excel scheelt je dagen overtypen bij de overstap. - Kan ik er weer uit, en in welk formaat? Een volledige export van klanten, afspraken en omzet hoort standaard te zijn, niet iets waar je om moet vragen. - Waar komen nieuwe boekingen binnen? Een boekingswidget op je eigen website en op je Google-profiel levert klanten op die van jou zijn. Een marktplaatsboeking is een klant die je deelt.

Hoe je die gegevens daarna bruikbaar houdt, staat in het overzicht van klantenbeheer. Praktisch gezien betekent het vooral: leg één keer goed vast wat je later wilt terugvinden.

Salonnare naast de drie profielen

Salonnare is een jong platform en dat verzwijgen we niet. Wat dat betekent is dat we een kleinere klantenkring hebben dan de gevestigde partijen, maar ook dat het product is gebouwd op de eisen die salons in Nederland vandaag stellen in plaats van tien jaar geleden.

Waar het per profiel op neerkomt:

- Werk je alleen? Het Free-plan kost €0 per maand voor één medewerker en 50 boekingen per maand. Je krijgt een online boekingspagina op je eigen site en via Google, automatische herinneringen en een kassa met de juiste btw-tarieven. Geen creditcard, geen proefperiode die afloopt. - Heb je een team? Vanaf Starter (€29 per maand) stel je rechten per medewerker in, zodat niet iedereen bij de omzetcijfers of bij gevoelige klantgegevens kan. Het platform is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans, wat helpt bij een gemengd team. Inloggen kan via Google, Microsoft, Apple of Facebook. - Werk je met gezondheidsgegevens of productverkoop? De versleutelde kluis voor bijzondere gegevens en de koppeling tussen kassa en voorraad zitten in het product zelf, niet in een betaalde module.

Aanbetalingen en online betalingen via iDEAL lopen via Mollie of Stripe naar je eigen rekening. Op nieuwe klanten uit de marktplaats zit geen marktplaats-commissie (€0); op elke online- of kaartbetaling geldt de platform-fee van 0,5% met een minimum van €0,30.

De eerlijke conclusie: heb je vandaag een functie nodig die wij nog niet hebben, dan is een gevestigde aanbieder de betere keuze. Weegt een vaste maandprijs, eigen klantdata en een AVG-proof kluis voor jou het zwaarst, dan is Salonnare precies daarop gebouwd.

Veelgestelde vragen over salon software vergelijken per salontype