Privacyverklaring voor je schoonheidssalon: zo stel je die op, proces voor proces

Wat hoort er in een privacyverklaring voor je schoonheidssalon?

Vermeld eerst de naam van je salon, je contactgegevens en wie verantwoordelijk is voor het gebruik van klantgegevens. Leg in gewone taal uit welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet en hoe klanten contact met je opnemen met vragen. De werkzaamheden van een schoonheidsspecialist verschillen per salon, dus laat je verklaring aansluiten op jouw behandelingen en werkwijze.

Breng daarna je gegevensstromen per proces in kaart. Kijk niet alleen naar je afsprakenboek, maar ook naar facturatie, nieuwsbrieven, foto's en intakeformulieren. Een uitgewerkt voorbeeld voor een salon met vijf processen:

- Afspraak: naam, telefoonnummer en tijdstip, om de afspraak te bevestigen en te herinneren. - Kassa en factuur: naam en bedrag, voor de financiële administratie. - Nieuwsbrief: alleen een e-mailadres, en alleen als de klant zich daarvoor heeft aangemeld. - Intakeformulier: allergieën en huidaandoeningen, om de behandeling veilig uit te voeren. - Voor- en nafoto's: alleen als je ze echt maakt, met het doel erbij.

Vermeld foto's of intakegegevens alleen als je die daadwerkelijk verzamelt. Zoek je de wettelijke achtergrond? Lees dan AVG voor beauty salons.

### Welke salon- en klantgegevens beschrijf je?

Loop je formulieren, klantdossiers en systemen na. Denk aan contactgegevens, afspraakgegevens en notities over voorkeuren. Noteer allergie- of gezondheidsinformatie afzonderlijk als je zulke gegevens vastlegt. Gebruik je voor- en nafoto's, beschrijf dan ook dat je beelden verwerkt en waarvoor.

Een klantdossier kan notities, allergie-alerts en klanthistoriek bevatten. Met klantenbeheer voor salons worden zulke dossiergegevens onderdeel van je gegevensoverzicht. Een korte toelichting kan zo luiden:

*“Voor het plannen van afspraken verwerkt (naam salon) je naam, contactgegevens en afspraakgegevens. We gebruiken deze informatie om je afspraak te beheren en je hierover te informeren.”*

Vervang de tekst tussen haakjes en pas de genoemde gegevens en doelen aan jouw praktijk aan.

Hoe beschrijf je doelen, bewaartermijnen en klantrechten zorgvuldig?

Maak elk doel concreet. Schrijf dus niet alleen dat je gegevens gebruikt voor “de dienstverlening”, maar benoem wat je ermee doet. Contactgegevens zijn nodig om een afspraak te bevestigen; factuurgegevens gebruik je voor de financiële administratie. Voor een nieuwsbrief verwerk je gegevens met een ander doel. Beschrijf die processen apart en noem niet meer gegevens dan nodig.

Maak per proces een overzicht met het doel, de gegevenssoorten en de bewaartermijn. De AVG geeft geen algemene bewaartermijn voor alle klantgegevens. Bepaal daarom hoe lang je gegevens voor jouw proces nodig hebt en controleer welke actuele wettelijke verplichtingen gelden. Voor fiscale administratie geldt volgens de Belastingdienst een bewaarplicht van zeven jaar voor onder meer facturen en kassagegevens. Pas die termijn niet automatisch toe op intakeformulieren of klantnotities.

### Hoe maak je gevoelige gegevens en rechten begrijpelijk?

Allergieën, huidaandoeningen en medicijngebruik zijn gezondheidsgegevens. Beschrijf deze apart en controleer welke regels op jouw verwerking van toepassing zijn; meer daarover lees je in gezondheidsgegevens en de AVG in je salon. Als je je baseert op uitdrukkelijke toestemming, vraag die dan apart voor een duidelijk omschreven doel en leg vast wat je ermee doet. Laat de juridische formulering vóór publicatie controleren.

Leg ook in gewone taal uit hoe klanten vragen over hun gegevens kunnen stellen. Vermeld bijvoorbeeld via welk e-mailadres zij een verzoek om inzage, correctie of verwijdering kunnen indienen. Met gratis klantdossiers beheren kun je je digitale klantinformatie bijhouden en je registratie van gegevensprocessen daarop afstemmen.

Hoe verwerk je salonsoftware en beveiliging in je privacyverklaring?

Salonsoftware is één schakel in je gegevensverwerking. Breng in kaart welke gegevens via het systeem lopen, waarvoor je ze gebruikt en welke externe diensten erbij betrokken zijn, zoals afsprakenbeheer, klantdossiers en betalingen. Jij bepaalt als salon waarvoor je klantgegevens gebruikt; software helpt je die gegevens voor dat doel te beheren.

Maak onderscheid tussen de beveiliging die jij zelf organiseert en de maatregelen van je softwareleverancier. Beschrijf alleen wat je kunt onderbouwen. Kijk na wie in je salon toegang heeft tot klantinformatie en hoe je papieren dossiers bewaart.

Salonnare slaat gegevens op EU-servers op en versleutelt ze met TLS en AES-256. Gezondheidsgegevens worden bewaard in een versleutelde kluis. Lees ook de gids over cliëntendossiersoftware voor salons voor meer context bij het beheren van die gegevens.

### Rekenvoorbeeld: wat kost de betaalverwerking?

Ook je betaalprovider hoort in je overzicht als ontvanger van betaalgegevens. De kosten reken je zo na: Salonnare houdt op elke online- of kaartbetaling 0,5% in, met een minimum van €0,30.

- Behandeling van €40: 0,5% × €40 = €0,20. Dat is minder dan het minimum, dus je betaalt €0,30. - Behandeling van €100: 0,5% × €100 = €0,50. - De grens ligt bij €60: daar is 0,5% precies €0,30.

Maak privacy onderdeel van je salonroutine

Een privacyverklaring is geen tekst die je één keer opstelt en daarna vergeet. Verandert je werkwijze, voeg je een behandeling toe of gebruik je gegevens anders? Werk je verklaring dan bij, en controleer ook je contactinformatie, processen en leveranciersgegevens.

Plan een terugkerende controle en wijs iemand aan die wijzigingen bijhoudt. Controleer bij twijfel over de juridische formulering de relevante regels voordat je de verklaring aanpast. Een korte, begrijpelijke uitleg die overeenkomt met wat je daadwerkelijk doet, maakt duidelijk hoe je met klantgegevens omgaat.

Veelgestelde vragen