Kapsalon software voor kleine ondernemers: wat je minimaal nodig hebt en hoe je overstapt
Je staat de laatste klant van de dag te knippen als je telefoon weer trilt: twee WhatsApp-berichtjes voor een afspraak en iemand die vraagt of ze morgen kan verzetten. Na sluitingstijd zit je alsnog een half uur te typen. Dat is voor veel kleine salons de dagelijkse praktijk. Software kan dat oplossen, maar de meeste vergelijkingen gaan over pakketten voor salons met acht stoelen en een receptie. Dit artikel kijkt naar de andere kant: een salon met een of twee stoelen, weinig tijd en geen zin in een abonnement dat meegroeit met je omzet in plaats van met je behoeften. Je leest welke functies je minimaal nodig hebt, welke je gerust kunt overslaan, waar de verborgen kosten zitten en hoe je in drie stappen overstapt zonder je klantenbestand opnieuw in te typen.
Wat een kleine salon echt nodig heeft, en wat je kunt overslaan
Als je in je eentje of met een collega werkt, is de test simpel: bespaart een functie je deze week tijd, of pas over drie jaar? Vier dingen verdienen die eerste plek.
Een agenda waar klanten zelf in kunnen boeken. Niet alleen een digitale versie van je papieren boek, maar een boekingspagina die je op je eigen website of in je Instagram-bio zet. De kern van afspraakplanningssoftware is dat een deel van je telefoontjes en appjes vanzelf verdwijnt, omdat mensen 's avonds op de bank zelf een tijdslot pakken. Zie hoe afsprakenbeheer er in de praktijk uitziet.
Automatische herinneringen. Een vergeten afspraak in een agenda van twee stoelen is meteen een gat van drie kwartier dat je niet meer vult. Een automatische e-mailherinnering een dag van tevoren kost je eenmalig vijf minuten instellen en daarna niets meer.
Een klantkaart met historie. Kleurformules, allergieën, wat er vorige keer is gedaan. Zonder dit blijf je afhankelijk van je geheugen en losse briefjes.
Een kassa die btw goed splitst. Daarover verderop meer, want dat is de post die de meeste kleine ondernemers onderschatten.
Wat je in het begin gerust kunt laten liggen: personeelsplanning met roosters, commissieberekening per medewerker, en uitgebreide voorraadprognoses. Die functies mogen bestaan in het pakket, zodat je later niet hoeft te verhuizen, maar laat ze je keuze vandaag niet bepalen.
Kassa en btw: de post die je maandelijks uren kost
Voor een kleine salon zit de grootste tijdwinst zelden in de agenda, maar in de administratie eromheen. Je verkoopt behandelingen tegen het hoge btw-tarief en producten die daar niet altijd onder vallen, je hebt contant, pin en soms een cadeaubon in dezelfde kassalade. Wie dat aan het eind van de maand met de hand uitzoekt, is er telkens een avond mee kwijt.
Een kassasysteem dat elke bon meteen op het juiste btw-tarief boekt, haalt dat werk weg bij de bron. Aan het eind van de maand exporteer je je omzet en btw als bestand en stuur je dat door naar je boekhouder of laad je het in Moneybird of e-Boekhouden. Let op het verschil: dit is een export, geen live koppeling die zelf in je boekhouding schrijft. Voor de meeste kleine salons is dat precies genoeg, en het scheelt je de koppelkosten die zo'n live verbinding doorgaans met zich meebrengt.
Verkoop je ook shampoo en stylingproducten, dan komt daar nog iets bij: als ondernemer ben je op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht een administratie te voeren waaruit je voorraadpositie blijkt. Software die verkopen automatisch van je voorraad afhaalt, lost dat op zonder dat je er iets voor doet.
Let op het verdienmodel, niet alleen op de prijs
Twee pakketten die allebei "vanaf 0 euro" adverteren, kunnen na een jaar honderden euro's verschillen. Het verschil zit in hoe de aanbieder verdient. Grofweg zijn er twee modellen: een vast bedrag per maand, of een percentage per boeking of nieuwe klant. Dat tweede model voelt in het begin gratis en wordt duurder naarmate je het beter doet.
Reken het een keer door met je eigen cijfers. Stel dat een platform 20 procent rekent over een behandeling van 45 euro, dan is dat 9 euro per boeking. Bij vijf van die boekingen per week ben je een kleine 2.400 euro per jaar kwijt, precies in de maanden dat het goed gaat. Een vast maandbedrag verandert niet mee. Loop bij het vergelijken een checklist voor het kiezen van bedrijfssoftware langs en stel per pakket dezelfde drie vragen: wat kost het per maand, wat wordt er per transactie ingehouden, en wat gebeurt er met dat percentage als ik doorgroei?
Kijk daarnaast waar het geld terechtkomt. Bij Salonnare koppel je je eigen account bij Mollie of Stripe, zodat online betalingen en iDEAL rechtstreeks op je eigen rekening binnenkomen. Je betaalt de gebruikelijke transactiekosten aan die betaalprovider en verder geen commissie per boeking aan Salonnare. Dat maakt je omzet ook makkelijker te volgen, omdat er geen uitbetalingsronde van een tussenpartij tussen zit.
In drie stappen van papieren agenda naar online boekingen
De overstap zelf is meestal een kwestie van een rustige ochtend, niet van een projectweek. Drie stappen volstaan.
Stap 1: zet je gegevens erin zonder over te typen. Je downloadt een CSV-sjabloon voor klanten, diensten, producten en afspraken, vult die in Excel of Numbers en uploadt hem weer. Je ziet eerst een voorbeeldweergave van wat er wordt aangemaakt voordat er iets wordt opgeslagen, zodat een verkeerde kolom geen rommel in je bestand maakt. Bewaar je oude agenda nog een paar weken als naslag.
Stap 2: maak je beschikbaarheid zichtbaar. Stel je openingstijden en de duur per behandeling in en zet de boekingspagina op je eigen website of in je Instagram- en Facebook-bio. Koppel je Google-bedrijfsprofiel, dan kunnen mensen ook rechtstreeks vanuit de zoekresultaten en Maps boeken. Dat is precies het moment waarop iemand aan een knipbeurt denkt.
Stap 3: koppel je betaalprovider. Met een Mollie- of Stripe-account kun je aanbetalingen vragen bij lange of dure behandelingen. Dat is de meest effectieve rem op no-shows die er is: wie tien euro heeft aanbetaald, komt of belt af.
Meer dan dat heb je in het begin niet nodig. Voor verdere professionalisering van je bedrijfsvoering, van prijsstelling tot arbeidsvoorwaarden, publiceert brancheorganisatie ANKO materiaal dat specifiek op de Nederlandse kappersbranche is toegesneden.
Privacy, toegangsrechten en wat het kost
Zodra je noteert dat een klant allergisch is voor een bepaalde kleurstof, of dat er sprake is van een hoofdhuidaandoening of zwangerschap, leg je gezondheidsgegevens vast. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG, met zwaardere eisen dan een naam en telefoonnummer. In Salonnare staan die notities daarom in een apart versleutelde kluis, los van je gewone klantnotities, en alle gegevens staan op servers binnen de EU.
Neem je later iemand aan of huur je een stoel uit, dan bepaal je per medewerker welke onderdelen zichtbaar zijn. Iemand kan de agenda beheren zonder bij omzetcijfers of gezondheidsnotities te kunnen. Handig om nu al goed te hebben staan, ook al ben je vandaag nog alleen.
De prijzen zijn overzichtelijk: Free kost 0 euro per maand voor een medewerker en 50 boekingen per maand, Starter kost 29 euro per maand en Pro 59 euro per maand. Geen percentage over je omzet, in geen van de drie. Bekijk de volledige prijzen als je wilt zien wat er per plan in zit. De app werkt in vijf talen en draait ook op je telefoon, dus je kunt tussen twee klanten door snel iets opzoeken.
Wil je het gewoon een keer proberen met je eigen diensten en prijzen? Begin gratis met Salonnare en zet vanavond je boekingspagina online. Er is geen creditcard nodig en het gratis plan blijft gratis.
Veelgestelde vragen
Is Salonnare echt gratis te gebruiken voor een kleine kapsalon?
Ja. Het Free-plan kost 0 euro per maand en is bedoeld voor een medewerker met maximaal 50 boekingen per maand. Je hebt geen creditcard nodig om te beginnen en het plan verloopt niet na een proefperiode. Loop je tegen de grens van 50 boekingen aan, dan stap je over naar Starter voor 29 euro of Pro voor 59 euro per maand.
Kan ik mijn bestaande klantenlijst overzetten zonder alles over te typen?
Dat kan via een CSV-import. Je downloadt een sjabloon voor klanten, diensten, producten of afspraken, vult dat in je spreadsheetprogramma in en uploadt het bestand. Voordat er iets wordt opgeslagen, zie je een voorbeeldweergave van wat er precies wordt aangemaakt, zodat je een verkeerd ingevulde kolom nog kunt corrigeren.
Betaal ik commissie over boekingen of iDEAL-betalingen?
Nee. Je koppelt je eigen account bij Mollie of Stripe, waardoor betalingen rechtstreeks op je eigen bankrekening binnenkomen. Je betaalt de gebruikelijke transactiekosten aan die betaalprovider. Salonnare rekent daarbovenop geen percentage per boeking of per nieuwe klant, alleen de vaste maandprijs van je plan.
Hoe zit het met de AVG als ik allergieën van klanten noteer?
Allergieën, medicatie en huidaandoeningen zijn gezondheidsgegevens en vallen onder artikel 9 van de AVG. Salonnare bewaart die in een apart versleutelde kluis, gescheiden van gewone klantnotities, en je bepaalt per medewerker wie ze mag inzien. Alle gegevens staan op servers binnen de EU.