Jaaroverzicht voor je boekhouder: zo lever je je salonadministratie compleet en controleerbaar aan

Wat een jaaroverzicht wel en niet is

Een jaaroverzicht is een geordende verzameling salonregistraties over een afgesproken periode. Je boekhouder gebruikt die om je cijfers te beoordelen en verder te verwerken. Het is dus bronmateriaal, geen boekhouding.

Een jaaroverzicht vervangt de boekhouding of de jaarrekening niet. De jaarrekening is een afzonderlijk financieel verslag dat je boekhouder opstelt of controleert. Stem met je boekhouder af welke stukken voor jouw situatie nodig zijn.

Houd drie soorten gegevens uit elkaar, want ze meten iets anders:

Afspraken laten zien wat er gepland stond. Een afspraak is niet automatisch een betaling.

Kassaregistraties leggen vast wat er werkelijk is afgerekend, met de betaalmethode en het btw-tarief per regel.

Rapportages vatten die gegevens samen over een periode. Ze maken patronen zichtbaar, maar zijn op zichzelf geen volledige administratie.

Welke salongegevens je verzamelt

Begin met een inventarisatie van wat je salonsoftware beschikbaar maakt. Voor de meeste salons gaat het om deze bronnen:

Kassabonnen en dagstaten, met de omzet per dag en per betaalmethode. Rond je elke dag de kassa netjes af, dan heb je hier al het meeste werk gedaan. Hoe je dat aanpakt lees je in de checklist voor de kasafsluiting.

Een btw-overzicht per tarief over de gekozen periode.

Terugbetalingen. Leg vast hoe die geregistreerd zijn, zodat je boekhouder ze niet als nieuwe verkoop ziet.

Losse documenten die buiten je salonsoftware vallen, zoals inkoopfacturen, huur en abonnementen. Die stem je apart af met je boekhouder.

Verdeel het materiaal in twee groepen: wat uit je salonsoftware komt en wat je apart aanlevert. Noteer wat ontbreekt in plaats van zelf aannames te doen. Wil je eerst beter begrijpen wat je omzetcijfers wel en niet zeggen, lees dan hoe je van dagomzet naar echte winst kijkt.

Vier controles voordat je iets exporteert

Controleer eerst of al je bronnen over dezelfde periode gaan. Een rapportage met een andere begin- of einddatum dan je kassaregistraties laat verschillen zien die alleen door de datums ontstaan.

1. Bepaal de periode. Noteer de begin- en einddatum die je voor het hele overzicht gebruikt, meestal het kalenderjaar.

2. Verzamel de bronnen. Zet kassaregistraties, omzetrapportages, het btw-overzicht en de exportbestanden bij elkaar.

3. Controleer de volledigheid. Kijk of elke bron dezelfde periode bestrijkt en of er dagen, bonnen of documenten ontbreken. Een dag zonder enige kassaregistratie terwijl de salon open was, is een vraag waard.

4. Noteer vragen. Schrijf verschillen, ontbrekende documenten en onduidelijke transacties op voor je boekhouder.

In het kassasysteem van Salonnare staat bij elke bon de betaalmethode en de btw per regel, zodat je deze controle niet uit losse bonnetjes hoeft te reconstrueren.

Verschillen vastleggen zonder ze weg te poetsen

Leg je kassaregistraties en rapportages met dezelfde datums naast elkaar, dan zie je soms een verschil. Corrigeer dat niet stilzwijgend. Een bedrag dat je zelf aanpast zonder toelichting is voor je boekhouder lastiger dan een verschil dat netjes is beschreven.

Noteer bij elk verschil:

Welke overzichten je hebt vergeleken.

Welke periode ze bestrijken.

Wat er precies afwijkt, met het bedrag.

Wat je al hebt gevonden, bijvoorbeeld een ontbrekende bon of een registratie net buiten de gekozen datums.

Vaak verklaart de periode het verschil al. Hoe je periodes eerlijk naast elkaar legt, lees je in het artikel over financiële rapportages voor kappers.

Het overdrachtspakket: bestandsnamen en begeleidend bericht

Maak van de overdracht één duidelijk pakket. Je boekhouder hoeft dan niet te raden wat een bestand bevat of waar extra aandacht nodig is.

Herkenbare bestandsnamen. Zet de inhoud en de periode in de naam, bijvoorbeeld *kassaregistraties_2026* of *btw-overzicht_jan-dec_2026*. Gebruik overal dezelfde datumnotatie.

Eén begeleidend bericht. Vermeld de gekozen periode, de bestanden die je meestuurt en welke export bij welk overzicht hoort.

Openstaande punten apart. Zet je vragen en de vastgelegde verschillen in een eigen document, zodat ze niet tussen de cijfers verdwijnen.

Stem van tevoren af in welk formaat je boekhouder de gegevens wil ontvangen. Dat scheelt een rondje heen en weer na de overdracht.

Wat een boekhoudexport wel en niet doet

Salonnare heeft een boekhoudexport met bestanden voor Moneybird en e-Boekhouden. Het is een export en geen live-koppeling: je draagt gegevens uit je salonbeheer over, en je boekhouder verwerkt die verder in het boekhoudpakket.

Wat de export wel doet: je kassagegevens over een periode in één keer overdragen, in een formaat dat je boekhoudpakket kan inlezen.

Wat de export niet doet: je boekhouding afronden, ontbrekende documenten aanvullen of beoordelen welke stukken je boekhouder nog nodig heeft.

De rapportages en de boekhoudexport zitten vanaf het Starter-pakket (€29 per maand). Het gratis pakket (€0) heeft de kassa zelf, en met Pro (€59 per maand) krijg je onbeperkt medewerkers. Je betaalt een vaste maandprijs per pakket; op online- en kaartbetalingen gaat daarnaast een transactiefee van 0,5% (minimaal €0,30) af.

Wil je je kassa en administratie op één plek bijhouden? Start gratis met Salonnare.

Maak er een vaste routine van

Een jaaroverzicht hoeft geen jaarlijkse inhaalslag te zijn. Kies een vast moment, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal, om je kassaregistraties na te lopen, nieuwe documenten op te bergen en vragen te noteren.

Gebruik bij elke ronde dezelfde aanpak: dezelfde periode-indeling, dezelfde bestandsnamen en hetzelfde lijstje met openstaande punten. Aan het einde van het jaar is het overzicht dan grotendeels al klaar, en hoef je alleen de laatste periode te controleren.

Wil je dat ritme makkelijker volhouden? Probeer Salonnare gratis en houd je salonregistraties het hele jaar overzichtelijk bij.

Veelgestelde vragen