Inkoopbeheer voor een schoonheidssalon: van bestellijst tot marge

Verkoop, verbruik en voorraad uit elkaar houden

Goed inkoopbeheer begint met één onderscheid: een product dat je verkoopt gaat via de kassa de deur uit, een product dat je verbruikt verdwijnt in de behandelruimte. Beide verlagen je voorraad, maar ze vragen om een andere inkoopbeslissing. Een reiniger bestel je op basis van behandelingen, een serum voor de verkoop op basis van wat klanten kopen.

Registreer daarom verkoop en verbruik als aparte voorraadmutaties. Vergelijk je registratie regelmatig met de fysieke voorraad, dan zie je verschillen op tijd. Meer over voorraad in het algemeen lees je in salon voorraadbeheer.

Bestellijsten per leverancier

Maak voor iedere leverancier een aparte lijst. Noteer per artikel de productnaam, verpakking, huidige voorraad, minimumvoorraad en de datum van de laatste bestelling. Zet reinigingsproducten van leverancier A apart van handschoenen van leverancier B, zodat je per bestelronde één bestelling doet.

- Registreer ontvangen artikelen direct op de juiste leverancierslijst. - Verwerk verbruik en verkoop als aparte mutaties. - Noteer een afwijking, zoals een beschadigde verpakking, bij het artikel. - Bundel daarna de benodigde artikelen per leverancier en bestel op een vast moment.

Software kan leveranciers en minimumvoorraden bijhouden, zodat je niet elke lijst opnieuw hoeft op te bouwen. Controleer vóór het bestellen wel altijd of de aantallen kloppen met je voorraad en geplande behandelingen.

Rekenvoorbeeld: een serum van inkoop tot marge

Stel je koopt een serum in voor 18,00 € (excl. btw) en verkoopt het voor 39,50 € inclusief 21% btw. Zo reken je de marge uit:

1. Verkoopprijs zonder btw: 39,50 € / 1,21 = 32,64 €. 2. Marge in euro: 32,64 € - 18,00 € = 14,64 €. 3. Marge in procenten van de netto omzet: 14,64 / 32,64 = 44,9%. 4. Betaalt de klant met pin of online, dan gaat er bij Salonnare 0,5% transactiefee af, met een minimum van 0,30 €. Dat is 0,5% van 39,50 € = 0,20 €, dus het minimum van 0,30 € geldt. Je houdt 14,64 € - 0,30 € = 14,34 € over.

Nu de bestelling. Stel dat je per maand 4 flacons verkoopt en 2 in behandelingen gebruikt: 6 per maand, ongeveer 1,5 per week. Duurt een levering 1 week en wil je 1 flacon buffer, dan is je minimumvoorraad 1,5 + 1 = 2,5, afgerond 3 flacons. Zakt je voorraad naar 3, dan zet je het serum op de lijst. Bij een bestelling van 12 flacons is dat 12 x 18,00 € = 216,00 € inkoop, goed voor 12 x 14,64 € = 175,68 € bruto marge als alles verkocht wordt. De rekensom voor behandelingen vind je in winstmarge per behandeling berekenen.

Software en vaste kosten meenemen

Voorraadsoftware registreert artikelen, mutaties en leveranciers op één plek. In Salonnare koppel je verkopen via de kassa aan de voorraad, zodat verkochte producten niet ongemerkt in de telling blijven staan. De actuele prijzen vind je op de prijzenpagina.

Houd softwarekosten als terugkerende maandkosten apart van eenmalige startkosten. Tel alleen functies mee die je echt gebruikt. Bewaar facturen en bonnen leesbaar en ongewijzigd; digitaal bewaren mag. Verkochte producten vallen in een schoonheidssalon onder 21% btw, dus registreer verkoop en inkoop duidelijk, zodat je ze bij je boekhouding naast elkaar kunt leggen.

Leveranciers vergelijken en budget bepalen

Vergelijk leveranciers op totaalbedrag per product, minimale afname, verzendkosten en levertijd, niet alleen op prijs per verpakking. Stem je voorraadbudget af op verbruik en verkoop, niet op een algemene marge. Controleer bij ontvangst verpakking en herkomst en registreer partijen, zodat je producten kunt terugvinden en verlopen of nagemaakte producten beperkt blijven.

Verandert je behandelaanbod, dan veranderen ook je producten. Begin klein en stel je lijsten bij op basis van wat je ziet.

Veelgestelde vragen