Automatische afspraakherinnering via WhatsApp: zo daalt je no-showpercentage
Een lege stoel omdat iemand de afspraak simpelweg vergeten is, is de vervelendste vorm van omzetverlies. De tijd was gereserveerd, je had de klant die je had kunnen helpen weggestuurd, en je hebt er niets voor teruggekregen. Handmatig berichtjes sturen lost dat op papier op, maar in de praktijk kom je er niet aan toe. Je bent liever met je vak bezig dan met je telefoon. Dat is precies waar een automatische afspraakherinnering het verschil maakt: hij gaat eruit of je nu een kleuring doet of vrij bent. Dit artikel gaat specifiek over WhatsApp als kanaal. Je leest waarom het voor herinneringen anders werkt dan e-mail, op welk moment je het bericht verstuurt, hoe een goede tekst eruitziet, en hoe je de herinnering combineert met een aanbetaling zodat een afzegging je niets meer kost.
Waarom WhatsApp voor herinneringen anders werkt dan e-mail
E-mail en WhatsApp doen niet hetzelfde werk. Een e-mail is uitstekend voor de bevestiging direct na het boeken en voor een factuur: er past veel in, en de klant kan hem terugvinden. Maar voor de laatste check, 24 uur voor de behandeling, schiet e-mail vaak tekort. Mensen kijken minder vaak in hun inbox dan in hun berichten-app, en een bevestigingsmail kan bovendien tussen de reclame belanden.
Een WhatsApp-bericht komt binnen op de plek waar iemand toch al de hele dag kijkt. Dat is het hele punt: je wilt geen extra kanaal, je wilt het kanaal waar het bericht ook echt gelezen wordt. Moderne appointment scheduling software laat je die kanalen bovendien combineren - bevestiging per e-mail, herinnering via WhatsApp.
Er zit nog een tweede verschil in. Op een e-mail antwoordt bijna niemand. Op een WhatsApp-bericht wél. Kan een klant onverhoopt niet, dan hoor je dat de dag ervoor in plaats van niet. Daarmee heb je 24 uur om het gat te vullen, en dat is meestal genoeg. Ben je benieuwd hoe hetzelfde principe met sms werkt, dan hebben we daar een aparte gids over afspraakbevestiging per sms over.
Het juiste moment: 24 tot 48 uur van tevoren
De timing bepaalt het rendement van je herinnering. Stuur je te vroeg, dan is de klant het weer vergeten tegen de tijd dat de afspraak er is. Stuur je te laat, bijvoorbeeld dezelfde ochtend, dan hoor je een afzegging op een moment dat je er niets meer mee kunt.
Het praktische midden ligt tussen 24 en 48 uur van tevoren. Lang genoeg voor de klant om de eigen agenda te checken en desnoods te verzetten, kort genoeg dat het bericht blijft hangen. En als er dan toch iemand afzegt, heb je een volle dag om iemand van je wachtlijst te bellen.
Een goede voorbereiding voorkomt precies de kosten die gemiste afspraken over een jaar opstapelen. Twee no-shows per week klinkt weinig, maar reken je het door met je eigen gemiddelde bonbedrag, dan zie je waarom dit de moeite van het instellen waard is.
Je beheert je automatische herinneringen op één plek, dus je stelt het interval één keer in en daarna gaat het vanzelf.
Wat er in het bericht moet staan (en wat niet)
Een herinnering hoeft niet lang te zijn. De klant moet in één blik zien wanneer ze verwacht wordt en bij wie. Gebruik variabelen voor de voornaam, de datum en het tijdstip, dan is het bericht persoonlijk zonder dat je er iets voor doet.
Voor een informele salon werkt dit prima: "Hoi [naam], we kijken uit naar je bezoek morgen om [tijd] bij [salonnaam]. Kan het niet doorgaan? Laat het ons hier even weten." Werk je meer klinisch of zakelijk, kies dan een strakkere toon: "Beste [naam], dit is een herinnering voor je afspraak op [datum] om [tijd] bij [salonnaam]."
Drie dingen om te laten: stuur niets midden in de nacht, ook al draait de automatisering door. Gebruik het nummer alleen voor afspraakgerelateerde berichten zolang iemand geen toestemming heeft gegeven voor marketing - dat is een AVG-vereiste, geen etiquette. En zet altijd één duidelijke actie in het bericht, bijvoorbeeld een link waarmee de klant zelf kan verzetten. Dat scheelt jou weer een telefoontje.
De herinnering alleen is niet genoeg: combineer met een aanbetaling
Een herinnering helpt tegen vergeten afspraken. Tegen vrijblijvendheid helpt hij maar beperkt: wie toch al twijfelde, zegt nu netjes af in plaats van niet te komen. Dat is winst, maar het gat in je agenda is er nog steeds.
Daarvoor is de aanbetaling er. Zodra iemand een klein bedrag vooraf heeft betaald, is de afspraak geen vrijblijvend voornemen meer. Je koppelt je eigen Mollie- of Stripe-account, waarna klanten via iDEAL of creditcard betalen en het geld rechtstreeks op jouw rekening binnenkomt. Salonnare rekent geen commissie per boeking of per verstuurd bericht - je betaalt een vast maandbedrag en verder niets.
Hoe je de hoogte van zo'n aanbetaling kiest en hoe je het aan klanten uitlegt zonder afstandelijk over te komen, staat in onze gids over aanbetalingen innen. Komt iemand ondanks alles niet opdagen, dan kan het systeem daarna automatisch een bericht sturen om de gemiste afspraak op te volgen.
Wat het instellen in de praktijk kost
Het versturen van herinneringen zit bij Salonnare in alle plannen, ook in het gratis plan. Free kost 0 euro per maand en is bedoeld voor één medewerker met maximaal 50 boekingen per maand. Groei je daaroverheen, dan is Starter 29 euro en Pro 59 euro per maand.
Er komt geen commissie per boeking bij en geen kosten per bericht. Dat is bewust: je kosten mogen niet meestijgen met je agenda, want dan word je gestraft voor een goede maand.
De interface is beschikbaar in vijf talen, waaronder Nederlands, en je data staat op servers binnen de EU. Gezondheidsgegevens zoals allergieën bewaar je in een aparte versleutelde kluis, gebouwd voor artikel 9 van de AVG. Wij zijn een jong bedrijf en bouwen door op wat salons ons doorgeven; wat er staat, werkt, en wat er niet staat beloven we niet. Je kunt vrijblijvend starten en je eerste herinnering vandaag nog instellen.
Zet je eerste automatische herinnering vandaag aan
Stel het interval één keer in en laat de herinneringen daarna vanzelf de deur uit gaan. Het Free-plan kost 0 euro per maand voor 1 medewerker en 50 boekingen, zonder commissie per boeking en zonder kosten per bericht.
Start gratis met automatische herinneringenVeelgestelde vragen over afspraakherinneringen
Zit de afspraakherinnering in het gratis plan?
Ja. Het versturen van herinneringen zit in alle plannen, inclusief het Free-plan van 0 euro per maand voor 1 medewerker en maximaal 50 boekingen per maand. Er komt geen commissie per boeking bij en er zijn geen kosten per verstuurd bericht, dus je maandbedrag verandert niet als je meer herinneringen verstuurt.
Wanneer verstuur je een afspraakherinnering het beste?
Tussen 24 en 48 uur voor de behandeling. Dat is lang genoeg voor de klant om de eigen agenda te controleren en zo nodig te verzetten, en kort genoeg dat het bericht blijft hangen tot de afspraak. Zegt iemand af, dan heb je nog een volle dag om het gat te vullen met iemand van je wachtlijst.
Kan ik de tekst van de herinnering zelf aanpassen?
Ja, je schrijft de teksten in je eigen toon. Met variabelen voor de voornaam, de datum en het tijdstip vult het systeem de gegevens automatisch in, zodat elk bericht persoonlijk is zonder dat je per klant iets hoeft te typen. Je kunt per behandeling of per situatie een andere tekst gebruiken.
Vinden klanten een automatisch bericht niet onpersoonlijk?
In de praktijk valt dat mee, mits de toon klopt en het bericht kort is. Een herinnering wordt vooral als service ervaren: iemand denkt met je mee. Omdat het via een berichten-app binnenkomt, is de drempel om te reageren bovendien veel lager dan bij een telefoontje. Wie niet kan, laat het dan ook eerder weten.