Digitaliseren kapsalon: zo zet je een draaiende salon over zonder een dag te missen

Digitaliseren is niet software kopen, het is werk verplaatsen

Een digitale transformatie klinkt groot, maar in een kapsalon komt het neer op iets kleins: informatie die nu in je hoofd, op een briefje of in een appje zit, laten ontstaan op de plek waar je hem later nodig hebt. Een afspraak die de klant zelf inplant, hoef jij niet over te nemen. Een bon die het btw-tarief al kent, hoef je aan het eind van het kwartaal niet uit te zoeken.

Dat is ook meteen de reden dat digitaliseren mislukt als je het als een aankoop behandelt. Software installeren duurt een middag. Het overzetten van een draaiende salon duurt langer, omdat je in die periode twee systemen naast elkaar hebt en moet weten welke van de twee leidend is.

De rest van dit artikel gaat over precies die periode. De aanpak is steeds dezelfde: zet één ding tegelijk over, maak het meteen leidend, en ruim het oude pas op als het nieuwe een volle week heeft gedraaid.

Begin met de inventaris: waar staat je salon nu eigenlijk vastgelegd?

Voordat je iets overzet, schrijf je op waar je zaak nu staat. Bij de meeste kapsalons is dat op vijf plekken tegelijk, en dat is precies waarom niemand een compleet overzicht heeft.

- De agenda. Een papieren boek, een Google-agenda of een combinatie. Vaak met afkortingen die alleen jij begrijpt. - De klantgegevens. Telefoonnummers in je telefoon, kleurformules op kaartjes, allergieën in je geheugen. - De kassa. Een laatje, een pinautomaat en een schrift, of een kassa die niets van je agenda weet. - De voorraad. Wat er op het schap staat, plus het gevoel dat je bijna door de blondeerpoeder heen bent. - De communicatie. WhatsApp, Instagram-berichten, gemiste oproepen en een klant die "volgende keer weer dezelfde tijd" zei.

Zet die vijf op een rij en markeer per stuk hoe erg het is als het morgen kwijt is. Bij de meeste kapsalons is de klantenkaart met kleurformules het pijnlijkst en de voorraadadministratie het minst. Die volgorde bepaalt niet wat je eerst digitaliseert, maar wel wat je het zorgvuldigst overzet.

Week 1: de agenda, want daar begint al het andere werk

Begin altijd bij de agenda, ook als hij nu prima werkt. Bijna alle andere administratie in een kapsalon hangt aan een afspraak: de bon, de klantnotitie, de omzet, de herinnering. Zolang je afspraken op papier staan, moet elk van die dingen apart opgeschreven worden.

Zet in week 1 je afsprakenbeheer in en doe drie dingen:

- Voer je diensten in zoals je ze echt uitvoert, inclusief de duur en de inwerktijd. Een kleurbehandeling met 35 minuten inwerken is niet een blok van twee uur, het is werk, wachten, werk. Vul je dat goed in, dan kan het systeem in die wachttijd een knipbeurt plannen. - Zet je openingstijden en je pauzes erin, en de dagen dat je bewust niets inplant. - Zet het online boeken pas aan het eind van de week aan, als de agenda klopt. Vanaf dat moment boeken klanten via je eigen website en via je Google-vermelding, ook op zondagavond terwijl jij niets doet.

De eerste week houd je je papieren agenda er nog naast, maar alleen als kopie. Het digitale systeem is leidend. Twee agenda's die allebei leidend zijn, is de snelste manier om een dubbele boeking te maken.

Zet er meteen de automatische herinneringen bij aan. Een bevestiging direct na het boeken en een herinnering een dag van tevoren vangen de grootste groep no-shows op: de klanten die het simpelweg vergeten waren. Blijft er uitval over bij lange behandelingen of nieuwe klanten, dan vraag je daar een aanbetaling bij via iDEAL of kaart.

Week 2: klantenkaarten overzetten zonder alles over te typen

Dit is de week waarin de meeste salons vastlopen, omdat ze denken dat ze honderden kaartjes met de hand moeten overtypen. Dat hoeft niet.

Heb je je klanten al ergens digitaal staan, in een Excel-bestand, in je telefoon of in een ander salonpakket, dan lees je dat in via een importbestand. Je uploadt het, ziet eerst een voorbeeld van wat er ingelezen gaat worden, en pas daarna zet je de import door. Kwam je van een ander salonpakket, dan herkent Salonnare een aantal exportformaten en kun je de bestaande export gebruiken in plaats van handmatig kolommen te sorteren.

Staan je klanten alleen op papier, doe het dan niet in één avond. Type de klanten over op het moment dat ze in de stoel zitten, in de weken erna. Na acht weken heb je iedereen die actief is, en de rest was toch niet actief. Overheden investeren niet voor niets in ondersteuning voor kleine bedrijven bij het aanschaffen van digitale hulpmiddelen: de drempel zit vrijwel nooit in de techniek, maar in de tijd om over te stappen.

Bij het overzetten hoort één ding dat je niet mag overslaan. Aantekeningen over een allergische reactie op een kleurstof, over medicatie, over zwangerschap of over een hoofdhuidaandoening zijn gezondheidsgegevens onder artikel 9 van de AVG. Die horen niet in een gewoon notitieveld en al helemaal niet in een appgesprek. In het klantenbeheer van Salonnare staan ze in een apart versleutelde kluis, los van de gewone klantnotities, met een eigen toegangsregeling en een logboek. Je gegevens staan op servers binnen de Europese Unie.

Meteen praktisch: werk je met meerdere stoelen, dan bepaal je per medewerker wat hij mag zien. Een stagiair heeft de agenda nodig, niet je omzetcijfers.

Week 3: de kassa, de btw en de voorraad in één beweging

Pas als agenda en klantgegevens staan, komt de kassa. In die volgorde, want een kassasysteem dat aan je agenda hangt weet al wie er zit en welke behandeling er gedaan is. Reken je af in een los systeem, dan typ je dat allemaal opnieuw.

Drie dingen stel je één keer in en daarna staat het goed op elke bon:

- Het btw-tarief per dienst en per product. In Nederland vallen kappersdiensten zoals knippen, kleuren en föhnen onder het verlaagde tarief van 9 procent, terwijl producten die je los over de toonbank verkoopt onder 21 procent vallen. - Je betaalmethoden. iDEAL en kaartbetalingen lopen via je eigen Mollie- of Stripe-account, dus het geld komt op jouw rekening binnen. Er gaat geen commissie per afspraak af naar je softwareleverancier. - De koppeling met je [voorraadbeheer](https://salonnare.com/nl/features/voorraadbeheer). Verkoop je een shampoo, dan gaat die meteen van de voorraad af. Je ziet dat je moet bestellen voordat het schap leeg is.

Aan het eind van het kwartaal exporteer je je verkoopgegevens als bestand dat je in Moneybird of e-Boekhouden inleest of doorstuurt naar je boekhouder. Let op het onderscheid, want dat wordt vaak groter voorgesteld dan het is: dit is een export en geen live koppeling die zelf in je boekhouding schrijft. Voor een kapsalon met een enkele omzetstroom is dat in de praktijk precies genoeg.

Wat je bewust niet digitaliseert

Er is een punt waarop digitaliseren omslaat in extra werk, en dat punt ligt dichterbij dan de meeste verkooppraatjes suggereren.

Het consult aan het begin van een behandeling blijft een gesprek. Een tablet tussen jou en je klant maakt dat gesprek niet beter. Leg de uitkomst vast, niet het gesprek zelf.

Je wachtlijst voor een specifieke stylist op een specifiek tijdstip is vaak een kwestie van kennen en bellen. Een systeem kan de plek vrijgeven, maar de afweging wie je belt blijft van jou.

En je kleurformules digitaliseer je wel, maar niet in de vorm van vrije tekst die niemand meer terugvindt. Zet ze op de klantkaart, op de plek waar je ze opzoekt als die klant in je agenda staat. Een formule in een los document is net zo onvindbaar als een formule op een kaartje in een la.

Waar salons halverwege alsnog afhaken

De landen om ons heen zetten stevig in op digitalisering van kmo's om de concurrentiepositie van kleine ondernemers te versterken, en toch valt in de praktijk een deel van de overstappers halverwege terug op papier. Bijna altijd om een van deze drie redenen.

Er draaien twee systemen naast elkaar zonder dat er één leidend is. Dan ontstaat er een dubbele boeking, en na één dubbele boeking vertrouwt niemand het nieuwe systeem meer. Kies vanaf dag één welke agenda waar is.

De diensten zijn te grof ingevoerd. Zet je alles op "knippen, 45 minuten", dan klopt je online agenda niet met de werkelijkheid en loop je structureel uit. Neem de tijd om de duur per dienst realistisch te zetten, inclusief inwerktijd.

De kosten lopen mee met je succes. Kies je een pakket dat een percentage per boeking rekent, dan straft het model precies de weken waarin het goed gaat. Een vast maandbedrag kun je inplannen, een commissie niet.

Ben je nog aan het uitzoeken wat je minimaal nodig hebt voordat je begint, dan zet de gids over slim salonbeheer voor beginners de basis op een rij. Wil je zien wat een pakket specifiek voor een kapsalon moet kunnen, kijk dan bij kapsalon software.

Wat het kost en waar je deze week mee begint

Voor een kapsalon telt niet alleen de prijs, maar vooral het prijsmodel. Salonnare werkt met drie vaste pakketten. Free kost 0 euro per maand en is bedoeld voor één medewerker en 50 boekingen per maand, inclusief de agenda, de klantprofielen, het online boeken en de kassa. Starter kost 29 euro per maand en Pro 59 euro per maand. Er zit geen commissie per boeking op, dus een vollere agenda maakt je software niet duurder.

Voor een zelfstandige kapper is dat gratis plan vaak genoeg om een tijd op te draaien en de hele overstap uit te proberen. Groei je voorbij die 50 boekingen per maand, dan stap je over zonder je klantgegevens opnieuw in te voeren.

De rest is praktisch. Inloggen doe je met Google, Microsoft, Apple of Facebook. Je zet de app op je telefoon zodat je tussen twee klanten door iets kunt bijwerken. En werk je met klanten die liever een andere taal spreken, dan draait het systeem in vijf talen.

Begin niet met alles tegelijk. Maak een gratis account aan en zet deze week alleen je agenda en het online boeken aan. De rest volgt vanzelf, in de volgorde hierboven.

Veelgestelde vragen over het digitaliseren van je kapsalon