Digitale klantenkaart kapsalon: van stempelkaart naar automatisch spaarsysteem

Waarom de papieren stempelkaart je kapsalon meer kost dan hij oplevert

Een stempelkaart is bedoeld om klanten terug te laten komen, maar hij legt het werk bij de klant neer. Die moet het kaartje bewaren, meenemen en op tijd vol krijgen. Raakt hij kwijt, dan begint het sparen opnieuw en verdwijnt precies het gevoel dat je wilde opbouwen. Een loyaliteitsprogramma werkt alleen als deelnemen geen moeite kost.

Papier geeft je geen informatie terug. Je ziet aan een stempel niet wanneer iemand voor het laatst binnen was, wat hij gemiddeld besteedt of welke behandeling hij steeds kiest. Je weet dus ook niet wie je trouwste gasten zijn, terwijl juist die groep je agenda draagt. Een digitale kaart legt elke transactie vast naast het klantprofiel, zodat bezoekfrequentie en besteding vanzelf zichtbaar worden.

Handmatig stempelen kost tijd op het drukste moment. Afrekenen, pinnen, kaartje zoeken, stempel zetten: het gebeurt allemaal terwijl de volgende klant al in de stoel zit. Bij een digitaal systeem gebeurt het toekennen van punten tijdens het afrekenen, zonder extra handeling aan de balie.

En er gaat omzet verloren die je niet ziet. Een klant die zijn kaart kwijt is, vraagt er meestal niet naar. Hij komt gewoon wat minder vaak terug. Dat verlies staat nergens in je cijfers, en precies daarom blijft het jarenlang onopgemerkt.

Punten per euro of een volle kaart: kies het model dat bij je salon past

Voordat je iets instelt, bepaal je wat een klant precies spaart. Er zijn twee modellen die in een kapsalon goed werken, en ze belonen ander gedrag. Onderzoek van Washington University laat zien dat een goed opgezet spaarprogramma de waarde van een klantrelatie meetbaar verhoogt, mits de spelregels voor de klant meteen duidelijk zijn.

Punten per bestede euro. De klant krijgt een vast aantal punten voor elke euro die hij uitgeeft. Dit model beloont besteding, dus het werkt goed als je naast behandelingen ook producten verkoopt. Wie een kleurbehandeling boekt en shampoo meeneemt, spaart sneller dan iemand die alleen komt knippen.

Het volle-kaart-model. Dit is de digitale variant van de stempelkaart die je klanten al kennen. Je stelt in hoeveel punten samen een volle kaart vormen, en welk kortingsbedrag die volle kaart waard is bij het afrekenen. Heeft een klant meerdere kaarten vol, dan kan hij die tegelijk inzetten. Het voordeel is dat de beloning concreet is: geen abstract puntensaldo, maar een bedrag dat direct van de rekening af gaat.

Welke kies je? In Salonnare hoef je niet te kiezen, want beide werken samen: punten lopen op per bestede euro en worden bij een volle kaart omgezet in korting. Begin met een verhouding die je makkelijk kunt uitleggen in één zin aan de balie. Kun je de regel niet in één zin uitleggen, dan is hij te ingewikkeld en gaan klanten er niet op letten.

Inschrijven aan de balie met een QR-code, zonder app en zonder account

De grootste lekkage in een loyaliteitsprogramma zit niet in het sparen, maar in het aanmelden. Vraag je klanten om een app te downloaden of een account aan te maken, dan haakt een groot deel af terwijl ze met hun jas in de hand bij de balie staan. Dat is precies het moment waarop je ze wilt inschrijven.

De QR-code op de balie. In Salonnare zet je inschrijving via QR aan. De klant scant de code met zijn eigen telefoon, meldt zich aan en is klaar. Er komt geen download aan te pas en er hoeft geen account te worden aangemaakt. Je kunt daarnaast een aantal welkomstpunten instellen die direct bij die inschrijving worden bijgeschreven, zodat het saldo niet op nul begint.

Een tijdvenster voorkomt misbruik. Aan de QR-inschrijving hangt een instelbaar venster in minuten. Daarbuiten werkt de code niet meer voor die sessie, dus een gefotografeerde code levert later geen punten meer op.

Stuur ze daarna ergens heen. Na een geslaagde inschrijving kun je een eigen doorverwijs-URL tonen als knop, bijvoorbeeld naar je socialmediapagina of je online boekingspagina. Laat je het veld leeg, dan verschijnt er simpelweg geen knop.

En klanten zonder smartphone? Die hoeven niets te doen. Het spaarsaldo hangt aan het klantprofiel in je systeem, niet aan een pasje of een app. Je medewerker zoekt de klant op naam op en het saldo staat er gewoon.

Laat punten meelopen met je kassa en je klantenkaart

Een spaarsysteem dat los staat van je kassa is een tweede administratie, en die houdt niemand vol. De koppeling is dan ook het punt waarop een digitale klantenkaart zich terugverdient.

Toekennen en inwisselen gebeurt bij het afrekenen. In het kassasysteem van Salonnare worden punten bij het afrekenen van een behandeling of product automatisch bijgeschreven. Wisselt de klant een volle kaart in, dan wordt de korting in diezelfde afrekening verwerkt, inclusief de btw-verdeling over de regels. Je hoeft niets apart bij te houden of achteraf te corrigeren.

Alles staat bij het klantprofiel. Via het klantenbeheer zie je per klant het saldo naast de afsprakenhistorie en de bestedingen. Dat maakt het gesprek aan de balie concreet: je kunt vertellen hoeveel er nog nodig is voor een volle kaart, in plaats van te wachten tot de klant er zelf naar vraagt.

Houd gevoelige gegevens gescheiden. Kleurformules, allergieën en andere gezondheidsgegevens horen niet in een notitieveld. Salonnare bewaart die in een apart versleutelde kluis conform AVG artikel 9, met rechten per medewerker. Hoe je je salonadministratie verder AVG-proof inricht, lees je in de gids over cliëntendossier software voor je salon.

Klantniveaus en terugkeer: van eenmalige bezoeker naar vaste gast

Sparen beloont de klant die toch al komt. De grotere winst zit bij de klant die langzaam wegdrijft zonder dat je het merkt.

Werk met klantniveaus. In Salonnare stel je zelf niveaus in op basis van wat een klant in totaal heeft besteed, met een eigen naam, drempelbedrag en kleur. Zo zie je in één oogopslag wie tot je vaste kern hoort. Dat helpt bij kleine beslissingen: wie krijgt als eerste een plek in je drukste week, of wie benader je voor een nieuwe behandeling.

Laat het systeem herinneren. Salonnare stuurt automatisch een bericht naar klanten die al een tijd niet zijn geweest, zodat je lege plekken vult zonder zelf te bellen. Ditzelfde principe geldt voor afspraakherinneringen, die het aantal no-shows terugbrengen.

Een spaarsysteem is een middel, geen doel. Experts wijzen erop dat ingebouwde loyaliteitsprogramma's de klantbetrokkenheid veranderen juist wanneer ze onderdeel zijn van het normale proces in plaats van een losse actie. Een kaart die vanzelf meeloopt bij het afrekenen wordt gebruikt. Een kaart waar iemand aan moet denken, niet.

Wil je verder kijken dan het spaarsysteem alleen, dan vind je in het artikel over klantloyaliteit verhogen in je salon de bredere strategieën voor een volle agenda.

Digitale klantenkaarten opzetten in Salonnare

Je zet het spaarsysteem aan in de instellingen, kiest je puntenverhouding en bepaalt wat een volle kaart oplevert. Daarna loopt het mee in je normale werkdag.

Een vaste prijs, geen commissie per boeking. Salonnare werkt met drie pakketten: Free (0 euro, 1 medewerker en 50 boekingen per maand), Starter (29 euro) en Pro (59 euro). Er gaat geen percentage af van je boekingen of van gespaarde punten, dus wat je klant betaalt blijft van jou. Wat er in welk pakket zit, staat op de pagina met pakketten en prijzen.

Betalingen komen op je eigen rekening. Via Mollie of Stripe verlopen online betalingen inclusief iDEAL rechtstreeks naar je eigen bankrekening, zonder tussenpartij die je omzet doorstort.

Overal bij je gegevens. Je werkt vanaf een tablet, telefoon of laptop via de installeerbare web-app of de native app. Je gegevens staan binnen de EU, medewerkers krijgen alleen de rechten die bij hun rol horen, en je kunt met Google, Microsoft, Apple of Facebook inloggen.

Je administratie sluit aan. Aan het eind van de maand exporteer je je gegevens voor pakketten als Moneybird of e-Boekhouden, zodat je niets handmatig hoeft over te tikken.

Begin klein: zet het spaarsysteem aan, hang de QR-code op de balie en laat de punten een maand meelopen. Start gratis met Salonnare en vervang je papieren stempelkaarten.

Veelgestelde vragen