Klantgegevens overzetten zonder exportknop: stappenplan met rekenvoorbeeld

Geen exportknop: wat je wel kunt doen

Vraag eerst de support van je huidige systeem om een CSV-export. Lukt dat niet, probeer dan deze routes, in deze volgorde:

1. Sla klantenlijsten en afsprakenoverzichten op als Excel- of PDF-bestand, als het systeem dat toelaat. 2. Haal telefoonnummers en e-mailadressen uit je telefoon- en mailcontacten. 3. Kun je alleen gegevens inzien? Begin dan met de klanten van de afgelopen 12 maanden en typ die over.

Breng daarnaast in kaart waar je gegevens nog meer staan: Excel-bestanden, mailboxen en papieren dossiers. Maak één overzicht met bron, eigenaar en bestemming per gegevenstype en bewaar een volledige kopie voordat je iets aanpast.

Veldmapping en dubbele klantrecords voorkomen

Leg in een veldmapping vast welke kolom naar welk veld gaat: 'mobiel' naar telefoonnummer, 'laatste behandeling' naar behandelhistorie. Een afspraakdatum hoort in de agenda, niet in een vrij tekstveld. Salonnare importeert klantenlijsten via CSV.

Zo voorkom je dubbele klantrecords:

- Zoek vóór de import op e-mailadres en telefoonnummer en vergelijk daarna de naamspelling. 'Sam de Vries' en 'S. de Vries' kunnen dezelfde klant zijn. - Kies bewust of je een bestaand record overslaat of overschrijft. - Spreek af dat het recentste telefoonnummer leidend is, maar bewaar relevante oude notities. - Neem het oude klantnummer op in een importnotitie, zodat je een record in beide systemen terugvindt.

Importeer eerst een kleine selectie en controleer of klantgegevens, afspraken en behandelingen leesbaar zijn.

Rekenvoorbeeld: overtypen of importeren

Neem een salon met 400 klanten. De tijden zijn aannames die je zelf kunt aanpassen:

1. Overtypen: 400 x 2 minuten = 800 minuten, dus 13 uur en 20 minuten. 2. Importeren: 15 minuten mapping + 15 minuten proefimport van 20 klanten + 30 minuten controle = 1 uur. 3. Verschil: 13 uur en 20 minuten min 1 uur = 12 uur en 20 minuten. 4. Dubbelen: bij 5% dubbele records zijn dat 400 x 0,05 = 20 records die je beoordeelt.

Zelfs als je bestand extra opschoning vraagt, blijft importeren een stuk sneller dan overtypen. Hoeveel tijd de overstap echt kost hangt af van bestandsgrootte, datakwaliteit en handmatige correcties.

Het oude systeem 60 dagen als naslag houden

Maak vóór de import een volledige kopie en bewaar die apart. Houd het oude systeem daarna minstens 60 dagen raadpleegbaar, zodat je ontbrekende afspraken, klantnotities of behandelhistorie kunt terugzoeken. Verwijder pas iets nadat het nieuwe systeem zich in dagelijks gebruik heeft bewezen.

Twee systemen naast elkaar vragen om afspraken: kies een vaste datum waarop nieuwe afspraken alleen nog in de nieuwe agenda komen, werk klantgegevens niet op twee plekken bij en wijs één eigenaar aan die afwijkingen registreert.

Controles na de import

Vergelijk een steekproef van 20 klanten (5% van 400) met het bronbestand. Let op datums, lege velden en notities, en houd een logboek bij van aanpassingen.

Gezondheidsgegevens horen niet in een gewoon notitieveld. Salonnare bewaart ze in een versleutelde kluis volgens AVG artikel 9, apart van de gewone klantnotities. Volgens de AVG hebben mensen recht op een kopie van hun persoonsgegevens, dus geef alleen de medewerkers die de overzetting doen toegang tot het bestand. Meer over klantbeheer lees je in klantenbeheer en CRM voor je salon.

Veelgestelde vragen