Barbier software kiezen: meet eerst een week je eigen shop

Waarom een functielijst je niet helpt kiezen

Zet drie aanbieders naast elkaar en je ziet drie keer bijna dezelfde opsomming: online boeken, agenda, kassa, klantkaart, herinneringen. Dat komt doordat software voor afspraakplanning een volwassen categorie is geworden. De basisfuncties zitten er bij vrijwel iedereen in. Het verschil zit in de details, en die worden pas zichtbaar als je weet welk probleem in jouw shop het meeste tijd of geld kost.

Een shop die vooral op inloop draait, heeft andere eisen dan een shop met een volledig geboekte zaterdag. Werk je alleen, dan is een agenda per medewerker overbodig en telt vooral hoe snel je zelf iets verschuift. Sta je met drie barbers, dan is precies dat het verschil tussen rust en chaos. Een demo laat je altijd het scenario zien waar het systeem goed in is, niet het scenario waar jouw week op stukloopt.

Daarom draai je het om. Je verzamelt eerst vier getallen uit je eigen shop, en pas daarna kijk je naar software. Het kost je een week en een notitieblok naast de kassa. De vier metingen hieronder wijzen je steeds naar een concrete functie, en naar het pakket waarin die functie zit.

Meting 1: wanneer komen je boekingsverzoeken binnen

Streep een week lang elk boekingsverzoek af op een vel papier, met het tijdstip erbij. Telefoon, WhatsApp, Instagram-bericht, iemand die binnenloopt om te vragen. Trek daarna één streep: hoeveel kwamen er binnen terwijl je shop dicht was of terwijl je aan het knippen was?

Dat getal zegt precies hoeveel een online boekingspagina je oplevert. Komt bijna alles binnen tijdens rustige momenten waarop je toch opneemt, dan verandert online boeken weinig aan je omzet en gaat het je vooral rust geven. Zie je een stapel berichten van na sluitingstijd, in het weekend of tijdens je drukste uren, dan is dat de eerste functie waar je op selecteert. Elk verzoek dat je pas de volgende ochtend beantwoordt, is een verzoek waarop de klant intussen ergens anders kan boeken.

Let bij het vergelijken op drie dingen. Kan de klant boeken zonder eerst een account aan te maken? Kun je de boekingspagina op je eigen site zetten in plaats van alleen op een pagina van de leverancier? En kan een klant een specifieke barber kiezen, of alleen "eerst beschikbaar"? Bij Salonnare boekt de klant met naam, telefoon en dienst, plak je één snippet in je eigen site en kiest de klant zelf zijn barber. Hoe die agenda werkt met inloop ernaast, lees je op de pagina over afsprakenbeheer.

De online boekingspagina en e-mailbevestigingen zitten in het gratis plan van €0 per maand, voor één medewerker en 50 afspraken per maand.

Meting 2: wat kosten no-shows je in stoeluren

Noteer een week lang elke klant die niet kwam opdagen of te laat afzegde, met de duur van de geboekte behandeling erbij. Tel de minuten op en vermenigvuldig ze met je uurtarief. Dat bedrag is je wekelijkse no-showkosten, en dat rekent anders dan een percentage: vier gemiste knipbeurten van 30 minuten bij €35 per uur is €70 per week, ofwel zo'n €300 per maand.

Zet dat bedrag naast wat een oplossing kost. Er zijn drie treden, en ze verschillen sterk in zwaarte.

Automatische herinnering per e-mail. De lichtste maatregel en voor veel shops al genoeg. De klant krijgt voor de afspraak een bericht en kan zelf afzeggen, zodat het slot weer vrijkomt. Dit zit in het gratis plan.

Een no-showtarief. Je legt vast dat een klant die zonder afzeggen wegblijft een bedrag betaalt. Dat werkt vooral preventief: het staat in je bevestiging en wordt daarmee een afspraak. Deze functie zit vanaf Starter (€29 per maand).

Een aanbetaling vooraf. De zwaarste maatregel, en de enige die het risico echt bij de klant legt. De klant rekent bij het boeken een deel af. Reserveer dit voor nieuwe klanten of lange behandelingen, want vaste klanten kunnen het als wantrouwen ervaren. Aanbetalingen zitten in Pro (€59 per maand).

Als je gemeten no-showkosten €300 per maand zijn, verdient Starter of Pro zichzelf ruim terug. Blijft de teller op één vergeten afspraak per maand steken, dan is een herinnering per e-mail genoeg en hoef je nergens voor te betalen.

Meting 3: hoeveel tijd kost je kassa en btw-administratie

Deze meting doe je in twee delen. Klok eerst een dag lang hoe lang een gemiddelde afrekening duurt, van "klaar" tot de klant de deur uit is. Tel daarna op hoeveel tijd je per maand kwijt bent aan je btw-administratie: bonnen sorteren, omzet splitsen, cijfers naar je boekhouder sturen.

Dat tweede getal is in een barbershop vaak groter dan barbers verwachten, doordat je met twee btw-tarieven werkt. Knippen en scheren vallen onder 9%, retail zoals pomade, baardolie en aftershave onder 21%. Verkoop je op één bon een knipbeurt én een pomade, dan moeten die regels apart worden geboekt. Doe je die splitsing achteraf met de hand, dan ben je per kwartaal een avond kwijt en is elke fout een correctie richting de Belastingdienst.

Een kassa die de splitsing zelf doet, haalt die avond weg. Salonnare zet beide tarieven automatisch op dezelfde bon, geeft elke transactie een doorlopend bonnummer en stuurt de bon per e-mail naar de klant, zodat je geen bonprinter nodig hebt. Wat er verder in zit, zie je op de pagina over het kassasysteem.

Vraag bij elke aanbieder ook hoe je je cijfers bij je boekhouder krijgt. Salonnare levert een export die je in Moneybird of e-Boekhouden inleest. Dat is een export en geen live koppeling: je haalt het bestand op en laadt het in, in plaats van dat de twee systemen continu met elkaar praten. Die export en de omzetrapportages zitten vanaf Starter (€29 per maand); de kassa zelf, voor contant en pin, zit al in het gratis plan.

Meting 4: wat gaat er nu van elke betaling af

Pak je afschriften van vorige maand erbij en zoek uit wat je per betaling kwijt bent. Reken drie dingen apart uit: wat je pinterminal kost, wat je huidige software per maand kost, en of er ergens een percentage van je omzet af gaat.

Dat laatste is waar de verschillen groot worden. Sommige platformen rekenen een commissie per boeking, vaak op klanten die via hun marktplaats binnenkomen. Dat voelt goedkoop bij tien boekingen per maand en wordt duur zodra je shop loopt, want je kosten groeien mee met je succes.

Salonnare werkt met een vast maandbedrag. Er is geen marktplaats-commissie op nieuwe klanten die via Salonnare bij je boeken: die is €0. Op elke online- of kaartbetaling die via Salonnare loopt, gaat wel een transactiefee van 0,5% af, met een minimum van €0,30 per betaling. Op een knipbeurt van €30 is dat €0,30, op een behandeling van €80 komt dat op €0,40. Contant afrekenen valt daarbuiten. Reken dat op je eigen omzet door en zet het naast wat je nu betaalt, dan heb je een eerlijke vergelijking in plaats van een marketingbelofte.

Verder bepaalt dit getal ook waar je geld binnenkomt. Online betalingen lopen bij Salonnare via je eigen Mollie- of Stripe-account, dus iDEAL en kaartbetalingen komen rechtstreeks op je eigen rekening en niet eerst op een rekening van het platform. Online betalen zit vanaf Starter (€29 per maand).

Wil je die rekensom specifiek voor een barbershop uitgewerkt zien, lees dan de gids over barbershop software in Nederland.

Proefdraaien voordat je je klantenbestand verhuist

Met je vier getallen op tafel houd je meestal twee of drie systemen over. De laatste stap is proefdraaien, en die sla je niet over. Een demo is geregisseerd; jouw zaterdag is dat niet.

Doe het in deze volgorde. Zet eerst je diensten en prijzen erin en kijk of je agenda er een normale dag in past, inclusief je pauzes en de tijd die je echt nodig hebt voor een fade. Laat daarna een week lang je online boekingen binnenkomen terwijl je je oude manier van werken gewoon aanhoudt. Reken in diezelfde week een paar klanten via de nieuwe kassa af, het liefst op een drukke dag, en kijk of je btw-splitsing klopt.

Je klantenbestand verhuis je pas als die week goed is gegaan. In Salonnare download je een CSV-sjabloon, vult dat met je klanten en uploadt het. Je krijgt eerst een voorbeeldweergave te zien met wat er ingelezen gaat worden, voordat er iets wordt weggeschreven. Zo zie je fouten in je bestand vóórdat ze in je klantenkaart staan. Werk je nu in een ander systeem, kijk dan of je daar een export kunt maken, want dat bepaalt vaak hoeveel handwerk de overstap kost.

Beoordeel na die week één ding: had je minder telefoontjes, minder lege stoelen en minder uitzoekwerk dan de week van je metingen? Zo niet, dan is dit systeem niet het probleem aan het oplossen dat jij hebt gemeten.

Een breder overzicht van wat een barbershop nodig heeft, vind je op de pagina over barbier software.

Je kunt die proefweek zonder kosten draaien: begin gratis met Salonnare en zet je diensten en agenda klaar voor je eerstvolgende werkweek.

Wat de pakketten kosten en wat erin zit

Salonnare heeft drie pakketten, en de vier metingen wijzen je meestal vanzelf naar het juiste.

Free, €0 per maand. Eén medewerker en 50 afspraken per maand. Je krijgt de online boekingspagina, e-mailbevestigingen en herinneringen, de kassa voor contant en pin met automatische btw-splitsing, en je klantenbestand. Genoeg voor een solo-barber die vooral van de telefoon af wil.

Starter, €29 per maand. Tot drie medewerkers en onbeperkt afspraken. Hier komen online betalingen via je eigen Mollie- of Stripe-account bij, plus no-showtarieven, voorraadbeheer voor je retail, omzetrapportages, de boekhoudexport, cadeaubonnen en het loyaliteitsprogramma.

Pro, €59 per maand. Onbeperkt medewerkers, plus aanbetalingen bij het boeken, e-mailcampagnes en abonnementen voor vaste klanten.

In alle drie staan je gegevens op servers in de EU, werkt de software in vijf talen, bepaal je per medewerker wat die mag zien, en bewaart Salonnare gezondheidsnotities zoals allergieën in een aparte versleutelde kluis, los van de gewone klantnotities. Inloggen kan met Google, Microsoft, Apple of Facebook. Alle verschillen staan op de prijspagina.

Veelgestelde vragen