Barbershop software zonder commissie: wat het kost en wat het oplevert

Waarom de prijsstructuur zwaarder weegt dan de functielijst

Technisch valt dit type systeem onder appointment scheduling software: je beschikbaarheid staat centraal en klanten boeken daar zelf in, ook als je zelf met een tondeuse in je hand staat. Voor een barbershop komt daar de kassa bovenop, want een knipbeurt, een baardolie en een cadeaubon horen in dezelfde transactie thuis.

Die basis is inmiddels commodity. Het verschil zit in de voorwaarden eronder. Betaal je een vast bedrag per maand, of een percentage per boeking? Landen je iDEAL-betalingen op je eigen rekening of op een tussenrekening van je leverancier? En hoeveel handwerk kost het om je maandcijfers naar je boekhouder te krijgen?

Wil je eerst een breed overzicht van wat er allemaal in zo'n systeem zit, lees dan de complete uitleg over barbier software. Deze gids gaat verder waar die uitleg stopt: bij de rekensom.

Commissie per boeking versus een vast maandbedrag

Er zijn grofweg twee prijsmodellen. Bij het eerste betaal je een vast bedrag per maand, ongeacht hoe druk het is. Bij het tweede betaal je een percentage per boeking, en groeit je rekening dus precies mee met je succes.

Reken het door voor je eigen shop. Stel: 400 knipbeurten per maand van gemiddeld 28 euro, dat is 11.200 euro omzet. Een commissie van 3% over de online geboekte afspraken kost je dan al snel enkele honderden euro's per maand. Een vast maandbedrag verandert niet: het is hetzelfde bij 200 knipbeurten als bij 600.

Salonnare rekent geen commissie per boeking. Het Free-plan is permanent gratis voor een medewerker en 50 boekingen per maand. Groei je daaroverheen, dan kost Starter 29 euro per maand en Pro 59 euro per maand. De transactiekosten die je verder betaalt, gaan rechtstreeks naar je betaalprovider, niet naar ons.

Die voorspelbaarheid is precies waar kleine ondernemers naar zoeken in digitale tools, zoals ook wordt beschreven in dit stuk van Harvard Business School over evolving technology for small business: niet meer software, maar software waarvan je de kosten vooraf kent.

Wil je het zelf narekenen zonder eerst je pinpas te pakken? Start gratis bij Salonnare en zet je eigen tarieven in de agenda.

No-shows: van hopen naar een afspraak met een slot erop

Een lege stoel op zaterdagmiddag is duurder dan je abonnement. Twee no-shows per week van 28 euro kosten je op jaarbasis ruim 2.900 euro. Dat is meer dan vier jaar Starter-abonnement, weggelekt via mensen die het gewoon vergaten.

De eerste knop die werkt is de automatische herinnering. Direct na het boeken gaat er een bevestiging uit, en kort voor de afspraak een herinnering. Dat vangt de gewone vergeetachtigheid af, en dat is verreweg het grootste deel van je no-shows. Je stelt het eenmalig in bij automatische herinneringen en daarna loopt het vanzelf.

De tweede knop is de aanbetaling. Via online betalingen koppel je Mollie of Stripe aan je eigen rekening, zodat een iDEAL-aanbetaling van bijvoorbeeld 10 euro rechtstreeks bij jou binnenkomt. Wie vooruit heeft betaald, komt opdagen of belt in elk geval tijdig af.

Zet die aanbetaling alleen niet standaard op elke boeking. Voor je vaste klant die elke drie weken langskomt is het een drempel die je niet nodig hebt. Voor eerste bezoeken en voor de populaire zaterdagslots is het precies de juiste maat.

Kassa, btw-bon en boekhouding in een flow

De uren die je aan administratie kwijt bent, tellen net zo hard als je abonnementskosten. Het scheelt of je kassa los staat van je agenda of er direct aan vastzit. In het tweede geval reken je af vanuit de afspraak die al in de agenda staat, met de juiste dienst, de juiste barber en de juiste prijs.

Voor een Nederlandse barbershop is de btw-splitsing daarbij het punt: knipbeurten en baardtrims vallen onder het lage tarief van 9%, retail zoals pomade en baardolie onder 21%. Het kassasysteem splitst dat automatisch per bon, met doorlopend bonnummer en tijdstempel, en verstuurt de bon per e-mail.

Aan het eind van de maand exporteer je de transacties als bestand dat je in Moneybird of e-Boekhouden inleest. Let op het woord export: het is geen live koppeling die zelf boekt, maar een bestand dat je zelf inleest en controleert. In de praktijk scheelt dat het overtypen van een maand aan bonnen.

Klantgegevens en de AVG in een barbershop

Een barbershop verzamelt meer gevoelige gegevens dan je denkt. Een notitie over een allergie voor kleurmiddel of een hoofdhuidaandoening is volgens de AVG een bijzonder persoonsgegeven, en dat mag niet zomaar tussen je gewone klantnotities staan.

Salonnare bewaart dat soort notities in een aparte, versleutelde kluis met eigen toestemmingsregistratie, los van de gewone klantnotities. Wie erbij mag, bepaal je per medewerker: een barber ziet zijn eigen agenda, terwijl jij als eigenaar bij de instellingen, de rapportages en de gevoelige gegevens kunt. De data staat op EU-servers.

Hoe je dat in de praktijk inricht - welke velden je vastlegt, wat je vraagt bij een intake en hoe lang je bewaart - staat stap voor stap in onze gids over cliëntendossier software voor je salon.

Zo zet je het deze week neer

Je hebt geen speciale hardware nodig. Salonnare draait als web-app op de tablet of laptop die je al hebt, en als app op je telefoon voor onderweg. De volgorde die in de praktijk het snelst werkt:

1. Zet je diensten neer met realistische duur. Een droogknip is voorspelbaar, een fade met baardlijn niet. Te krappe blokken laten je hele middag achterlopen. 2. Voeg je barbers toe en zet per medewerker de rechten goed. 3. Open je online boekingspagina en zet hem op je eigen site. Hoe je die widget netjes in je website krijgt, staat in de gids over een boekingswidget voor de website van je salon. 4. Zet je herinneringen aan en bepaal voor welke slots je een aanbetaling vraagt. 5. Reken de eerste week aan de kassa af en kijk of je Z-staat klopt.

Begin op het Free-plan zolang je onder de 50 boekingen per maand zit, en stap pas over naar Starter of Pro als je shop dat vraagt. Start vandaag gratis bij Salonnare en trek je planning strak zonder dat je per boeking betaalt.

Veelgestelde vragen over de kosten van barbershop software