Configurare un software gratuito per il salone: digitalizza il tuo salone in cinque passi

Cosa ti dà un pomeriggio di digitalizzazione

Una buona parte delle attività di parrucchiere ed estetica è gestita da professionisti individuali senza personale. È proprio il gruppo che perde più tempo nella pianificazione, perché non c'è nessun altro a rispondere al telefono. Digitalizzare non risolve il problema facendoti lavorare di più; lo risolve togliendoti di mano la pianificazione.

Ciò che ti serve in fondo è un software di pianificazione degli appuntamenti: un sistema che sa quanto dura ogni trattamento e quali slot della tua settimana sono ancora liberi. Sopra a questo c'è ciò che serve specificamente a un salone: schede clienti, una cassa che applica l'aliquota IVA giusta e pagamenti che arrivano sul tuo conto.

La differenza la noti già nella prima settimana. Le doppie prenotazioni spariscono, perché uno slot si può assegnare una sola volta. La tua agenda vive sul telefono, così smetti di richiamare la sera. E fin dal primo giorno costruisci un elenco clienti strutturato che potrai davvero usare, invece di una pila di appunti che nessuno consulta.

Passo 1: trasferisci servizi e orari di lavoro

Non partire dai clienti, parti dal listino dei servizi. Per ogni trattamento inserisci tre cose: nome, durata e prezzo. La durata è il campo più importante, perché decide quanto sono grandi gli slot nella tua agenda e quindi quanti clienti entrano in una giornata.

Sii onesto su quella durata. Se prenoti un taglio da trenta minuti mentre in realtà te ne servono quarantacinque, la tua giornata va in ritardo dal secondo cliente in poi. Includi nella durata il tempo di riordino e di preparazione, oppure imposta un margine tra un appuntamento e l'altro. Poi compila gli orari di lavoro, comprese le pause e i giorni di chiusura.

Parti in piccolo: inserisci i tuoi cinque trattamenti più prenotati e aggiungi il resto dopo. Un sistema a metà che usi oggi vale più di un sistema completo pronto il mese prossimo. Puoi vedere come appare nella pratica la gestione delle prenotazioni nella pagina della funzione.

Passo 2: trasferisci le schede clienti senza ribatterle

Se arrivi da un altro sistema, esporta i clienti come file CSV e importali in un colpo solo. Se lavori su carta, non ribattere tutto lo schedario. Inserisci solo i clienti venuti nell'ultimo anno e lascia che gli altri entrino in modo naturale al prossimo appuntamento.

Fai attenzione a cosa conservi esattamente. Secondo il GDPR puoi registrare ciò che ti serve per il trattamento e per la tua amministrazione, non tutto ciò che sai per caso. Nome, contatti e storico dei trattamenti sono ragionevoli. Una nota sulla situazione privata di una cliente no.

Una categoria richiede un'attenzione in più. Se registri allergie, farmaci, condizioni della pelle o una gravidanza, stai trattando categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. Un campo commenti generico non basta: quei dati vanno in un archivio cifrato separato con propri diritti di accesso, così non ogni collaboratore può leggerli. In Salonnare quell'archivio è integrato nelle schede clienti, anche nel piano gratuito.

Passo 3: attiva la prenotazione online sul tuo sito

È qui che sta il risparmio di tempo più grande. Finché i clienti possono prenotare solo per telefono, sei raggiungibile quando hai tempo. Con un widget di prenotazione sul tuo sito o sui social prenotano dal divano la sera, e la mattina dopo vedi una giornata piena.

Una parte consistente delle prenotazioni arriva fuori orario, proprio quando comunque non avresti potuto rispondere. Fai però attenzione a dove finiscono quelle prenotazioni. Alcuni fornitori ti inseriscono nel loro marketplace, dove il tuo cliente scorre prima davanti ai concorrenti. Prenotare sul tuo dominio mantiene il rapporto con il cliente in mano tua.

Già che sei nelle impostazioni di prenotazione, imposta subito due limiti: con quanto anticipo si può prenotare, e quanto vicino all'appuntamento si può ancora farlo. Senza questi limiti, il sabato alle otto del mattino ti arriverà un appuntamento per le otto e un quarto. Se vuoi vedere se fa per te, puoi attivare il piano gratuito e mettere il widget sul tuo sito il giorno stesso.

Passo 4: collega cassa e contabilità

Un appuntamento avvenuto va ancora pagato. Fallo nello stesso sistema, altrimenti finisci per tenere due registri che non tornano mai del tutto. Una cassa collegata alla tua agenda sa già quale trattamento è stato fatto e prepara lo scontrino con un'unica azione.

Qui l'aspetto da tenere d'occhio è l'IVA. In molti Paesi i servizi di parrucchiere e i prodotti che rivendi hanno aliquote diverse: nei Paesi Bassi, per esempio, i servizi sono all'aliquota ridotta del 9 percento mentre i prodotti in vendita no. Una cassa che fa questa distinzione per te ti risparmia una serata di riordino a fine trimestre.

Dopo, la contabilità non deve essere manuale. Salonnare offre una funzione di esportazione che porta i dati sugli incassi in un file per programmi di contabilità come Moneybird o e-Boekhouden. Nota la parola esportazione: trasferisci i dati quando ti conviene, non è un'integrazione continua in tempo reale che sincronizza tutto automaticamente.

Passo 5: attiva i promemoria automatici

L'ultimo passo richiede cinque minuti e si ripaga subito. Un cliente che non si presenta ti costa un intero slot in agenda, e quello slot non si può rivendere. Un promemoria via email, il giorno prima, elimina buona parte di quegli appuntamenti dimenticati.

Invia il promemoria in un momento in cui si può ancora fare qualcosa. Ventiquattro ore prima è di solito il compromesso migliore: abbastanza presto per disdire così puoi ancora riempire lo slot, abbastanza tardi per non essere dimenticato di nuovo. Metti nel messaggio l'indirizzo e la durata e ti risparmi altre telefonate.

Usa la stessa strada per le conferme. Un cliente che vede una conferma subito dopo aver prenotato online non richiama solo per sicurezza. Come impostare e modificare quei messaggi lo spiega la pagina sui promemoria automatici.

Quanto costa, e cosa viene trattenuto su un pagamento

Il piano Free di Salonnare costa 0 € al mese ed è pensato per un collaboratore con fino a 50 prenotazioni al mese. Non è una prova che scade dopo due settimane. Se lo superi, Starter costa 29 € al mese e Pro 59 € al mese, e agenda, schede clienti e impostazioni vengono con te.

Sii preciso sulla parola commissione, perché in questo mercato attorno a essa si fa molta confusione. Con Salonnare non c'è alcuna commissione di marketplace sui nuovi clienti che ti raggiungono tramite la piattaforma: quella percentuale è 0. Ciò che c'è è una commissione di piattaforma dello 0,5 percento con un minimo di 30 centesimi su ogni pagamento online o con carta. Su un trattamento da 60 € fanno 30 centesimi. I contanti incassati in cassa sono esclusi.

Il pagamento stesso passa tramite Mollie o Stripe direttamente sul tuo conto, quindi i tuoi incassi non restano parcheggiati presso un intermediario. Se vuoi mettere queste cifre a confronto con altri fornitori, usa lo schema della nostra guida su come confrontare software per saloni. Stai ancora valutando diversi pacchetti gratuiti? La nostra panoramica delle migliori scelte gratuite per il tuo salone approfondisce. E se preferisci semplicemente iniziare, puoi mettere online il tuo primo trattamento oggi stesso con il piano gratuito.

Domande frequenti sulla digitalizzazione del salone