Sistema walk-in per il tuo salone di parrucchiere: prima calcola quanti clienti senza appuntamento puoi gestire

Un sistema walk-in è prima di tutto una questione di capacità

Che tu gestisca i clienti senza appuntamento con una lavagnetta, una lista al banco o uno schermo, la domanda di fondo è sempre la stessa. Il team riesce ad aiutare i clienti che entrano senza che quelli prenotati debbano aspettare? È una questione di arrivi e capacità, e c'è un intero campo di studi dedicato: la teoria delle code descrive come arrivi, tempo di servizio e capacità insieme determinano il tempo di attesa.

Sii onesta anche su cosa fa il software in questo caso. Salonnare ha un'agenda con prenotazione online, schede clienti e una cassa, ma non una coda digitale, uno schermo di check-in o un tabellone della coda. L'ordine dei turni lo organizzi tu. Come impostarlo nella pratica, con una poltrona fissa per i walk-in, orari fissi per i walk-in o una lista d'attesa, lo spieghiamo nell'articolo su walk-in e appuntamenti in un barbershop; quelle soluzioni funzionano altrettanto bene in un salone di parrucchiere. Questo articolo riguarda il passo precedente: quanto tempo devi davvero tenere libero.

Passo 1: per due settimane conta i walk-in per fascia della giornata

Senza numeri pianifichi a sensazione, e la sensazione ricorda soprattutto il sabato più pieno. Per due settimane normali, registra quindi ogni cliente senza appuntamento su un semplice modulo al banco. Per ogni cliente annota quattro cose.

L'ora in cui è arrivato. Conta per fasce di un'ora o per parte della giornata. Cerchi degli schemi: molti walk-in il sabato mattina, intorno all'ora di pranzo o dopo il lavoro.

Il trattamento che ha chiesto. Un taglio, una spuntatina alla frangia, una piega, o qualcosa che in realtà avrebbe dovuto essere un appuntamento.

Se sei riuscita ad aiutarlo. Conta anche i clienti che hai dovuto mandare via o che se ne sono andati perché ci voleva troppo. È domanda che oggi stai perdendo.

Quanto ha aspettato. Basta una stima in minuti.

Dopo due settimane hai un numero medio di walk-in per fascia della giornata e un'idea di cosa chiedono. Le vacanze scolastiche o un giorno festivo distorcono il quadro; lascia fuori quelle settimane o annotale a parte.

Passo 2: calcola il tempo degli stylist che ti serve, e lascia un margine

Per ogni fascia della giornata moltiplica il numero medio di walk-in per la durata media del trattamento. Un esempio: il sabato tra le 10:00 e le 13:00 entrano in media sei clienti per un taglio da 30 minuti. Sono 180 minuti di lavoro in una fascia di 180 minuti. Sulla carta, uno stylist riesce a gestirli esattamente.

Nella pratica no, ed è la lezione chiave della teoria delle code. I clienti non arrivano ordinatamente ogni mezz'ora: a volte tre insieme, poi nessuno per un'ora. Più l'occupazione si avvicina al 100%, più il tempo di attesa sale, e non sale gradualmente ma sempre più in fretta. A piena occupazione, un gruppo che arriva insieme non ha un momento per essere smaltito.

Pianifica quindi con un margine. Una regola pratica è pianificare la capacità per i walk-in in modo che l'occupazione prevista si aggiri intorno al 70-80%. Nell'esempio significa 180 minuti di lavoro diviso 0,75, quindi circa 240 minuti di tempo degli stylist: uno stylist per tutta la fascia e un secondo per un'ora in più, per esempio dalle 10:30 alle 11:30, quando arriva la maggior parte dei clienti. Quell'ora non è uno spreco. È lo spazio che evita a un cliente di aspettare quarantacinque minuti o a un appuntamento prenotato di andare in ritardo.

Se dal conteggio risulta che hai mandato via dei clienti, aggiungili alla domanda. Altrimenti pianifichi esattamente la capacità che già ti manca.

Passo 3: decidi quali trattamenti sono per i walk-in

Il calcolo funziona solo se la durata del trattamento è prevedibile. In un salone di parrucchiere varia molto da trattamento a trattamento. Un taglio, una spuntatina alla frangia, un taglio con macchinetta e una piega sono brevi e facili da stimare. Colore, colpi di sole, balayage e permanenti sono lunghi, variano da cliente a cliente e spesso richiedono prima una consulenza. Non stanno in una fascia per i walk-in: un solo trattamento colore può mangiarsi un'ora o più della tua capacità per i walk-in.

Rendi chiaro questo confine, al team e ai clienti: solo trattamenti brevi per i walk-in, un appuntamento per tutto il resto. A chi entra per un colore puoi dare subito un appuntamento invece di un no.

In Salonnare imposti una durata fissa per ogni trattamento, così l'agenda lavora con tempi reali. Per ogni trattamento puoi anche scegliere se è prenotabile online (disattivato significa: si può ancora pianificare internamente, ma non compare nella pagina di prenotazione) e in quali giorni e fasce orarie è prenotabile online. Così puoi per esempio impedire che i lunghi trattamenti colore vengano prenotati online il sabato mattina che vuoi tenere per i walk-in. Di più su agenda e pagina di prenotazione nella gestione delle prenotazioni.

Passo 4: fissa il risultato nella tua agenda

Un calcolo che vive solo nella tua testa sparisce nella prima settimana piena. Metti quindi la capacità per i walk-in in agenda, così chi prenota online non la occupa. In Salonnare lo fai con un'attività: un blocco con un titolo come "Walk-in", un orario di inizio e di fine e lo stylist o gli stylist a cui si applica. Di default un'attività blocca la prenotazione online per quelle ore; se vuoi che un blocco resti prenotabile online, attiva "Ancora prenotabile online".

Concorda anche due regole. Uno: comanda l'agenda, quindi un cliente prenotato passa per primo appena arriva il suo orario. Due: dai un tempo di attesa a un cliente senza appuntamento solo dopo aver controllato in agenda quale stylist si sta liberando.

Per registrare i walk-in hai due strade. Un cliente abituale viene registrato come appuntamento sulla poltrona dello stylist; basta un nome, l'indirizzo email non è obbligatorio, e la scheda cliente conserva cosa è stato fatto. Un passante si può anche incassare direttamente alla cassa, senza appuntamento e senza scheda cliente. Nota: nel piano gratuito, i walk-in che registri come appuntamenti contano per il limite di 50 appuntamenti al mese.

Passo 5: misura di nuovo dopo un mese

Una fascia per i walk-in è una stima, quindi verificala. Dopo un mese conta un'altra settimana e confrontala con il primo conteggio. Se i clienti aspettano ancora a lungo nella stessa fascia, l'occupazione è troppo alta e lì ti serve più tempo degli stylist. Se in una fascia uno stylist è per lo più fermo, sposta quel tempo in una parte più piena della giornata, o restituisci l'ora all'agenda online.

I report mostrano il fatturato per collaboratore e il report giornaliero; sono inclusi dal piano Starter. Nel piano gratuito hai agenda e cassa e tieni tu il conteggio.

Salonnare ha tre piani a un prezzo mensile fisso. Free (0 €) è per un collaboratore e fino a 50 appuntamenti al mese, con agenda, pagina di prenotazione online, cassa per contanti e carta, schede clienti e promemoria via email. Starter (29 €) è per un massimo di tre collaboratori con appuntamenti illimitati, report, magazzino e fedeltà. Pro (59 €) ha collaboratori illimitati e acconti per le prenotazioni online. Non ci sono commissioni da marketplace sui nuovi clienti; su ogni pagamento online o con carta si applica però una commissione di transazione dello 0,5% (minimo 0,30 €), e il denaro arriva sul tuo conto tramite iDEAL/Mollie o Stripe.

Leggi di più su Salonnare per parrucchieri nella pagina sul software per parrucchieri. Vuoi provare la tua fascia per i walk-in? Inizia gratis con Salonnare, aggiungi un'attività "Walk-in" all'agenda e verifica che la pagina di prenotazione salti quelle ore.

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