Clienti senza appuntamento e appuntamenti nel tuo barber shop: cosa gestisce il software e cosa concordi tu

Un'agenda non è una coda

Un'agenda risponde alla domanda su quando ogni barbiere è impegnato. Una coda risponde a un'altra: in quale ordine vengono serviti le persone sedute in bottega in questo momento. Sono due lavori diversi, e un software di pianificazione degli appuntamenti è costruito in sostanza per il primo.

Sii onesto su questo quando scegli. Salonnare ha un'agenda con prenotazione online, schede clienti e una cassa, ma nessuna coda digitale, nessuno schermo per il check-in e nessun display della coda in sala. L'ordine dei clienti senza appuntamento quindi lo gestisci tu, ed è meno un problema di quanto sembri: in una bottega con due o tre poltrone, un accordo fisso nel team è di solito più rapido di uno schermo in più.

Se prima vuoi il quadro generale, con clienti senza appuntamento, promemoria e pagamento in un'unica pianificazione, leggi la guida sul software appuntamenti per barber shop. Questo articolo riguarda come impostare il lato dei clienti senza appuntamento.

Scegli un solo modo per gestire l'ordine

Un team che decide ogni giorno da capo chi prende il prossimo cliente senza appuntamento perde tempo e a volte un cliente. Scegli uno di questi tre modi e mantienilo per un mese.

Una poltrona dedicata ai clienti senza appuntamento. Un barbiere prende tutti i clienti senza appuntamento in giorni fissi, gli altri lavorano solo su appuntamento. Facile da spiegare a clienti e team. Lo svantaggio: in una giornata tranquilla quel barbiere resta fermo mentre gli altri sono pieni.

Orari fissi senza appuntamento. Per esempio dalle 16:00 alle 18:00 nei giorni feriali e il sabato mattina solo senza appuntamento. I clienti imparano quando possono venire senza prenotare, e fuori da quegli orari la tua agenda è prevedibile. Funziona bene se tieni davvero libero quel tempo in agenda, vedi la sezione successiva.

Una lista al banco. Chi entra riceve un posto in lista, e ogni barbiere che si libera prende il primo nome. Basta una lavagna o un biglietto numerato. Ciò che conta è una regola per il confine con gli appuntamenti: un cliente prenotato passa prima quando arriva il suo orario, e indichi un tempo di attesa a un cliente senza appuntamento solo dopo aver controllato l'agenda.

Tieni libero il tempo con un blocco attività in agenda

Il rischio più grande degli orari senza appuntamento è che chi prenota online li riempia. Se l'agenda è aperta dalle 16:00 alle 18:00, un cliente sulla pagina di prenotazione vede semplicemente slot liberi e il tuo blocco senza appuntamento sparisce prima ancora che si apra la porta.

In Salonnare per questo aggiungi un'attività in agenda: un blocco con un titolo (per esempio "Senza appuntamento"), un orario di inizio e di fine e il barbiere o i barbieri a cui si applica. Puoi creare lo stesso blocco per più barbieri in una volta. Un'attività blocca la prenotazione online per impostazione predefinita, così quelle ore non compaiono sulla pagina di prenotazione. Se invece vuoi che un blocco resti prenotabile online, spunti l'opzione per mantenerlo prenotabile.

Così l'agenda resta l'unica fonte di riferimento: chi prenota online vede solo il tempo davvero destinato agli appuntamenti, e il team vede a colpo d'occhio quando hanno la precedenza i clienti senza appuntamento. Leggi di più su agenda e pagina di prenotazione nella gestione delle prenotazioni.

Appuntamento o solo scontrino: quando registrare

Puoi registrare un cliente senza appuntamento in due modi, e questa scelta decide cosa potrai ritrovare in seguito.

Come appuntamento in agenda. Crei il cliente (basta un nome, l'indirizzo email non è obbligatorio) e metti il servizio sulla poltrona del barbiere. In agenda la poltrona risulta occupata, così nessuno può prenotarla online mentre il taglio è in corso. Il cliente ottiene una scheda con le sue visite e i suoi scontrini, e la volta dopo vedi cosa è stato fatto prima. I punti fedeltà si possono accreditare solo a un cliente, quindi senza scheda cliente non guadagna nulla.

Solo pagamento in cassa. Fai pagare il servizio direttamente, senza appuntamento e senza scheda cliente. È l'opzione più rapida e va bene per un turista o un passante occasionale. Il tuo incasso finisce in cassa come al solito, ma non c'è uno storico per cliente e la poltrona non è stata segnata come occupata in agenda.

Una regola pratica: clienti abituali e chiunque potrebbe tornare con un appuntamento come appuntamento, i passanti solo come scontrino. La cassa gestisce correttamente l'IVA in entrambi i casi, e le schede clienti crescono insieme ai tuoi clienti abituali senza appuntamento.

Dopo un mese: leggi cosa portano i clienti senza appuntamento

Dopo un mese metti il tuo conteggio dei clienti senza appuntamento accanto ai numeri del software. Guarda tre cose.

Incasso per barbiere. Il barbiere sulla poltrona senza appuntamento incassa quanto gli altri, o è fermo troppo spesso? Allora orari fissi senza appuntamento per tutto il team potrebbero funzionare meglio di una poltrona dedicata.

Quali parti della giornata si riempiono. Se il blocco senza appuntamento del sabato mattina trabocca sempre mentre il martedì pomeriggio resta vuoto, sposta il blocco invece di aggiungere ore.

Quanti clienti senza appuntamento tornano. Se gli stessi nomi continuano a comparire nelle schede clienti tramite visite senza appuntamento, offri loro la pagina di prenotazione. Un cliente abituale che prenota da sé rende la tua giornata più prevedibile.

I report con l'incasso per collaboratore e il riepilogo giornaliero sono inclusi nel piano Starter. Con il piano gratuito hai cassa e agenda, e il conteggio lo fai tu.

Quanto costa e come provarlo

Salonnare ha tre piani con un prezzo mensile fisso. Free (0 €) è per un barbiere e fino a 50 appuntamenti al mese, con agenda, pagina di prenotazione online, cassa per contanti e carta, schede clienti e promemoria via email. Nota che un cliente senza appuntamento che registri come appuntamento conta in quei 50, quindi una bottega con molti clienti senza appuntamento raggiunge il limite in fretta. Starter (29 €) è per fino a tre collaboratori con appuntamenti illimitati, report, magazzino e fedeltà. Pro (59 €) ha collaboratori illimitati e acconti sulle prenotazioni online.

Non c'è alcuna commissione di marketplace sui nuovi clienti. Su ogni pagamento online o con carta si applica però una commissione di transazione dello 0,5%, con un minimo di 0,30 €, e il denaro arriva sul tuo conto tramite iDEAL/Mollie o Stripe.

Provalo con una vera giornata di lavoro: metti in agenda un blocco attività "Senza appuntamento", registra un cliente abituale come appuntamento, fai pagare un passante solo in cassa e verifica che la pagina di prenotazione salti le tue ore senza appuntamento. Leggi di più su Salonnare per barbieri nella pagina sul software per barbieri. Inizia gratis con Salonnare e provalo con la tua bottega.

Domande frequenti