Logiciel pour institut de beauté : que doit-il faire en 2026 ?

Ce qui distingue un institut de beauté d'un salon de coiffure

Les salons de coiffure et les instituts de beauté sont régulièrement mis dans le même panier sur le marché des logiciels, mais leurs besoins opérationnels diffèrent sur plusieurs points fondamentaux. Si vous choisissez un logiciel conçu pour les salons de coiffure, vous rencontrez vite, en tant qu'institut de beauté, des limites qui ne sont pas visibles dans une démo. **Durée des soins et temps de battement** Une coupe dure 30 à 45 minutes. Un soin du visage, un massage corporel ou une épilation dure 60 à 90 minutes - parfois plus. Ces durées de soin plus longues rendent un système de rendez-vous précis plus indispensable : un battement réglé trop serré, ou un système qui ne paramètre pas les durées de soin par type, génère le chaos dans l'agenda de l'après-midi. Un bon logiciel pour institut de beauté vous laisse définir une durée fixe par type de soin, y compris le temps de remise en état ensuite. **Informations clients liées à la santé** Dans un salon de coiffure, vous notez que quelqu'un préfère les cheveux courts. Dans un institut de beauté, vous suivez quels ingrédients la peau d'une cliente ne tolère pas, quelles contre-indications s'appliquent à certains soins, ou si une cliente est enceinte ou prend des médicaments qui influencent un soin. Ce sont des catégories particulières de données personnelles au sens du RGPD - elles ne peuvent pas être visibles partout sans plus et exigent un traitement différent des notes clients ordinaires. Un logiciel qui ne fait pas cette distinction vous expose à des risques de conformité que vous ne voulez pas. **Consommation de produits par soin** Les produits cosmétiques sont chers. Si le système ne suit pas combien de produit est utilisé lors d'un soin, vous n'avez aucune visibilité sur vos marges produits en fin de mois. Un logiciel pour institut de beauté qui prend la gestion des stocks au sérieux lie la consommation de produits directement à l'enregistrement du soin et donne un signal dès qu'un seuil est atteint. **Structure de commission par employé** Beaucoup d'instituts de beauté travaillent avec des esthéticiennes à la commission ou comme indépendantes louant un espace. Le logiciel doit pouvoir suivre par employé le chiffre d'affaires qu'elle génère et la part qui y est liée. Calculer manuellement en fin de mois coûte du temps et mène régulièrement à des discussions sur les arrondis et les exceptions.

Cinq fonctions dont vous ne pouvez pas vous passer

La plupart des instituts de beauté qui passent à un nouveau logiciel le font parce que leur solution actuelle est insuffisante dans un ou plusieurs des domaines suivants. Ce sont les fonctions qui font la différence entre un système qui vous aide au quotidien et un système que vous devez contourner chaque jour. **1. Réservation en ligne avec types de soin et temps de battement** Une page de réservation publique où les clients choisissent eux-mêmes un soin, sélectionnent un employé et réservent un créneau - même quand l'institut est fermé. Crucial ici : le logiciel calcule la disponibilité sur la base de la durée réelle du soin plus tout temps de remise en état. Une cliente qui pense pouvoir commencer à 14h00 alors que le soin précédent ne se termine qu'à 14h15 est une recette pour le stress à l'accueil. **2. Profils clients avec notes de santé sécurisées** Les allergies, états de la peau et médicaments doivent être stockés quelque part, mais pas partout. Un bon système dispose d'un espace séparé et protégé pour les informations clients liées à la santé - accessible à la spécialiste qui traite, non visible par tout le monde dans l'organisation. C'est une obligation RGPD, pas un luxe. **3. Système de caisse avec plusieurs prestations et moyens de paiement locaux** Un règlement dans un institut de beauté contient régulièrement une combinaison de soins et de produits : un soin du visage plus un masque plus un flacon de crème homecare. Le système de caisse doit traiter ces combinaisons sans accroc, permettre le paiement par carte, débit ou espèces, et générer un ticket correct. Les systèmes de paiement qui ne prennent en charge que les cartes de crédit ou n'offrent les méthodes locales que par contournement sont un obstacle opérationnel. **4. Planification du personnel avec gestion des rôles** Des plannings par employé, le suivi des congés et un système qui traduit automatiquement les changements de planning en disponibilité dans l'agenda. Sans cela, la gestion d'un institut à plusieurs employés passe vite par des messages WhatsApp et un bloc-notes partagé - ce qui mène tôt ou tard à des doubles réservations ou à un employé indisponible au moment où une cliente se présente. **5. Gestion des stocks avec alertes** À quel niveau de stock voulez-vous une notification ? Quels produits sont en rupture suite à un changement de fournisseur ? Si le système ne le suit pas, la gestion se fait à la mémoire et à la chance. La gestion des stocks dans le logiciel vous donne, à la fin de chaque mois, une image précise de la consommation de produits, des besoins d'achat et de la marge par soin.

Comment Salonnare soutient les instituts de beauté

Salonnare a été développé pour le marché européen de la beauté. Les fonctions ci-dessous sont en service et utilisées au quotidien. **Réservation en ligne et rendez-vous multi-prestations** La page de réservation publique de Salonnare peut être reliée à votre site web, votre fiche d'établissement Google et votre bio Instagram. Les clients peuvent combiner plusieurs soins dans une seule réservation, chacun éventuellement lié à un autre employé. La disponibilité est calculée sur la base des plannings de travail que vous réglez par employé, y compris la durée du soin et le battement. **Coffre-fort de notes de santé (RGPD Art. 9)** Salonnare dispose d'un coffre-fort chiffré pour les catégories particulières de données personnelles. Les notes de santé, allergies et états de la peau sont stockés séparément avec un chiffrement AES-256-GCM et un contrôle d'accès distinct par employé. Seuls les employés disposant d'une autorisation explicite peuvent consulter ces données. La mise en œuvre répond aux exigences de l'article 9 du RGPD pour les catégories particulières de données personnelles - pertinent pour tout institut de beauté qui tient des notes médico-cosmétiques. **Frais de no-show et acompte** Les instituts de beauté perdent, lors d'un no-show, une durée de soin plus longue et un chiffre d'affaires plus élevé que pour un rendez-vous plus court. Salonnare vous laisse définir des frais de no-show par type de soin ou par employé. Les clients autorisent la carte lors de la réservation en ligne, et les frais sont prélevés automatiquement en cas de no-show ou d'annulation tardive. Cela se configure via Paramètres - Réservations. **Règlement des commissions par styliste via Stripe Connect** Via Stripe Connect, Salonnare suit quelle part du chiffre d'affaires de la caisse chaque employé a apportée. Les pourcentages de commission sont réglables par employé. Le règlement est automatiquement disponible dans l'aperçu du chiffre d'affaires à la fin de chaque période, sans calcul manuel ni tableur séparé. **Gestion des stocks, fidélité et chèques-cadeaux** Les stocks de produits sont suivis par vente depuis la caisse, avec un seuil réglable pour les alertes. Les chèques-cadeaux peuvent être vendus et utilisés via le module de caisse avec un suivi automatique du solde. Le programme de fidélité laisse les clients accumuler des points à chaque soin et les échanger contre des bons de réduction. **Connexion Google et Microsoft** Les employés se connectent avec leur compte Google ou Microsoft existant. Pas de mot de passe distinct à retenir, pas d'application d'authentification supplémentaire au-delà de ce qu'ils connaissent déjà. Cela abaisse considérablement le seuil lors de l'intégration de nouveaux employés. **Importer les données clients via CSV** Vous importez les données clients existantes via Paramètres - Clients - Importer. Vous exportez votre liste actuelle depuis votre ancien système ou tableur, le système affiche une correspondance visuelle des colonnes avant que vous confirmiez l'import. Ainsi, vous ne démarrez pas avec une base de données vide. Vous voulez voir comment les fonctions marchent en pratique ? Via la période d'essai gratuite sur salonnare.com/fr/free, vous testez l'ensemble des fonctionnalités sans carte de crédit.

Combien coûte un logiciel pour institut de beauté, et où se cachent les coûts ?

Le prix de l'abonnement mensuel n'est pas toute l'histoire. Les instituts de beauté qui passent à un nouveau logiciel sont régulièrement surpris par des coûts qui ne sont pas visibles dans le premier devis. **Frais de transaction sur les réservations** Certaines plateformes - en particulier les places de marché qui traitent le paiement elles-mêmes - retiennent un pourcentage de chaque soin payé via elles. Pour un institut avec dix soins par jour à 70 euros en moyenne, des frais de transaction de 1 à 3 pour cent peuvent atteindre un montant considérable par mois, en plus de l'abonnement. Demandez explicitement s'il y a des frais de transaction et à quel moment ils sont facturés. **Prix des modules** Gestion des stocks en option payante, rappels par e-mail disponibles seulement dans la formule la plus chère, coûts supplémentaires par employé au-delà d'un certain nombre. Lors d'une démo, demandez toujours le prix total pour votre usage spécifique - y compris le nombre d'employés actifs et les fonctions dont vous avez réellement besoin. **Export des données au départ** Si vous voulez un jour changer, l'export des données est essentiel. Les plateformes qui rendent les données clients, l'historique des soins et les stocks entièrement exportables vous donnent la liberté de changer. Celles qui ne le font pas créent un verrouillage qui ne fait mal que lorsque vous voulez partir. C'est aussi une obligation RGPD : les clients ont le droit de demander leurs données, et vous devez pouvoir les fournir. Salonnare applique un tarif mensuel fixe sans frais de transaction sur les paiements et sans barrières payantes pour les fonctions de base. La période d'essai vous donne le temps d'évaluer si le système correspond à votre façon de travailler avant de prendre une décision.

Veelgestelde vragen