Une liste d'attente pour votre salon : remplir un créneau annulé sans double réservation
Un agenda plein, c'est agréable, jusqu'à ce que quelqu'un annule et que la cliente qui aurait voulu venir plus tôt soit oubliée. Avec une liste d'attente, vous notez qui veut une place, quels jours et pour quel soin. En cas d'annulation, vous savez tout de suite qui convient. Vous lirez ci-dessous comment la mettre en place, ce que Salonnare fait automatiquement et ce que rapporte un créneau à nouveau rempli, calculé étape par étape.
Qu'est-ce qu'une liste d'attente en salon, et qu'est-ce qu'elle n'est pas ?
Une liste d'attente conserve le souhait d'une cliente pour un moment aujourd'hui complet. Une inscription n'est pas un rendez-vous : la cliente est dans la file, et ce n'est qu'une fois une place confirmée que quelque chose apparaît dans l'agenda. Les clientes peuvent s'inscrire via la page de réservation en ligne, ou vous les ajoutez vous-même quand quelqu'un appelle ou demande au fauteuil si une place va se libérer.
Ainsi, les demandes ne restent plus dans votre tête, un carnet ou des conversations WhatsApp. Tout est au même endroit, à côté de votre gestion des rendez-vous.
Quelles préférences notez-vous ?
Pour chaque inscription, vous choisissez la cliente et le soin. Si elle veut plus d'un soin, ajoutez-les ; vous voyez leur durée cumulée. Vous notez ensuite le moment souhaité de deux façons :
- Dates précises : une ou plusieurs dates (dix au maximum), avec en option une heure de début et de fin. Laissez les heures vides si la cliente est disponible toute la journée. - Jours fixes par semaine : par exemple chaque mardi et jeudi, avec une plage horaire et, en option, une période de validité.
Notez une préférence pour un membre de l'équipe dans la note, pour la voir quand vous proposez une place. Ne recueillez que ce qui sert à proposer une place : nom, coordonnées, soin et horaires souhaités. Les données de santé n'ont pas leur place dans une note ordinaire (RGPD, article 9).
Que se passe-t-il quand un rendez-vous saute ?
Quand un rendez-vous est annulé, par vous, par la cliente ou via Google, Salonnare regarde qui convient sur la liste d'attente. Une cliente convient si :
- au moins un des soins souhaités faisait partie du rendez-vous annulé ; - la date correspond, ou, pour des jours fixes, le jour de la semaine ; - tous ses soins réunis tiennent dans le créneau libéré, dans sa propre plage horaire.
Si plusieurs clientes conviennent, celle qui attend depuis le plus longtemps reçoit un e-mail et son inscription passe au statut notifié. Vous pouvez aussi attribuer une place vous-même : vous choisissez un jour dans le calendrier (vert : beaucoup de place, orange : quelques places, rouge : complet) et une heure de début libre. Les heures proposées tiennent compte du rendez-vous entier, la double réservation est donc impossible.
La fonction de contact ouvre une conversation WhatsApp, pratique pour une place de dernière minute. Refuser clôt l'inscription et prévient la cliente par e-mail qu'elle est caduque ; supprimer la retire sans e-mail. Si vous ne voulez pas de l'e-mail automatique, désactivez-le dans les modèles d'e-mail.
Exemple chiffré : que rapporte un créneau à nouveau rempli ?
Imaginons qu'un soin de 60 minutes (60 €) soit annulé et que votre agenda ait maintenant 90 minutes de libres, de 13 h 30 à 15 h.
1. La cliente A est sur la liste d'attente pour un soin de 60 minutes ce jour-là. Il tient dans les 90 minutes : elle reçoit l'e-mail. 2. La cliente B veut deux soins qui durent 100 minutes ensemble. Ils ne tiennent pas dans 90 minutes : elle ne reçoit pas ce message. 3. La cliente A réserve la place. Elle rapporte 60 € au lieu de 0 €.
Si cela arrive trois fois par mois, cela fait 3 × 60 € = 180 € par mois, soit 12 × 180 € = 2 160 € par an de chiffre d'affaires qui serait sinon resté vide. Si la cliente paie en ligne ou par carte, 0,5 % est prélevé, avec un minimum de 0,30 € : 0,5 % × 60 € = 0,30 € par soin. À titre de comparaison : Free coûte 0 €, Starter 9,99 € et Pro 14,99 € par mois ; les fonctions de chaque formule figurent sur la page des tarifs. Ceci est un exemple chiffré fondé sur des hypothèses, pas une promesse pour votre salon.
Une méthode que votre équipe peut tenir
Décidez qui tient la liste d'attente et sous quel délai une cliente doit répondre. Quand une place se libère, vérifiez que le temps suffit pour le soin, que la bonne personne est là et que la cliente est disponible. Mettez le statut à jour après chaque contact, pour qu'une collègue voie ce qui s'est passé. Et dites toujours aux clientes qu'une inscription n'est pas encore un rendez-vous.
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Commencer gratuitementQuestions fréquentes
Une inscription sur la liste d'attente est-elle un rendez-vous ?
Non. La cliente attend une place. Ce n'est que lorsqu'un rendez-vous est créé ou que la cliente confirme un rendez-vous provisoire que la réservation apparaît dans votre agenda et que l'inscription est clôturée.
Qui est prévenue en premier quand une place se libère ?
Parmi les clientes qui conviennent pour le soin, la date et la plage horaire, celle qui attend depuis le plus longtemps. Si deux places se libèrent coup sur coup, la seconde va à la cliente suivante dans la file.
Une cliente peut-elle s'inscrire elle-même ?
Oui, via la page de réservation en ligne. Vous pouvez aussi ajouter des clientes vous-même, par exemple après un appel. Une inscription est un souhait, pas un rendez-vous.
Comment tenir une liste d'attente sans Excel ni WhatsApp ?
Utilisez la liste d'attente de votre logiciel de salon, à côté de l'agenda et du fichier clients. Vous voyez par cliente le soin, les jours souhaités et le statut, et une collègue peut reprendre sans fouiller des fichiers ou des conversations.