Transférer vos données clients sans bouton d'export : plan pas à pas avec exemple chiffré
L'absence de bouton d'export dans votre logiciel de salon actuel ne signifie pas que vos données clients sont perdues. Cet article explique ce que vous pouvez demander, comment associer les colonnes aux champs, comment éviter les doublons et comment garder temporairement l'ancien logiciel comme référence. Un exemple chiffré montre combien d'heures un import vous fait gagner par rapport à la ressaisie.
Pas de bouton d'export : ce que vous pouvez faire
Demandez d'abord un export CSV au support de votre logiciel actuel. Si cela échoue, essayez ces pistes dans cet ordre :
1. Enregistrez les listes de clients et les récapitulatifs de rendez-vous en fichier Excel ou PDF, si le logiciel le permet. 2. Récupérez numéros de téléphone et adresses e-mail dans vos contacts téléphoniques et de messagerie. 3. Vous ne pouvez que consulter les données ? Commencez par les clients des 12 derniers mois et ressaisissez-les.
Recensez aussi où se trouvent vos autres données : fichiers Excel, messageries et dossiers papier. Faites un seul tableau avec la source, le responsable et la destination de chaque type de données, et conservez une copie complète avant de modifier quoi que ce soit.
Association des champs et prévention des doublons
Notez dans un tableau d'association quelle colonne va dans quel champ : « mobile » vers numéro de téléphone, « dernière prestation » vers historique des soins. Une date de rendez-vous va dans l'agenda, pas dans un champ de texte libre. Salonnare importe les listes de clients au format CSV.
Pour éviter les doublons :
- Avant l'import, recherchez par e-mail et par téléphone, puis comparez l'orthographe des noms. « Sam Martin » et « S. Martin » peuvent être le même client. - Choisissez consciemment d'ignorer ou d'écraser une fiche existante. - Convenez que le numéro de téléphone le plus récent fait foi, mais conservez les anciennes notes utiles. - Conservez l'ancien numéro client dans une note d'import pour retrouver une fiche dans les deux systèmes.
Importez d'abord une petite sélection et vérifiez que les données clients, les rendez-vous et les soins sont lisibles.
Exemple chiffré : ressaisir ou importer
Prenons un salon de 400 clients. Les durées sont des hypothèses que vous pouvez adapter :
1. Ressaisie : 400 x 2 minutes = 800 minutes, soit 13 heures et 20 minutes. 2. Import : 15 minutes d'association + 15 minutes d'import test de 20 clients + 30 minutes de contrôle = 1 heure. 3. Écart : 13 heures 20 minutes moins 1 heure = 12 heures 20 minutes. 4. Doublons : avec 5 % de fiches en double, cela fait 400 x 0,05 = 20 fiches à examiner.
Même si votre fichier demande un nettoyage supplémentaire, l'import reste bien plus rapide que la ressaisie. La durée réelle du changement dépend de la taille du fichier, de la qualité des données et des corrections manuelles.
Garder l'ancien logiciel 60 jours comme référence
Faites une copie complète avant l'import et conservez-la à part. Gardez ensuite l'ancien logiciel consultable pendant au moins 60 jours, afin de retrouver des rendez-vous, des notes clients ou un historique de soins manquants. Ne supprimez rien avant que le nouveau logiciel ait fait ses preuves au quotidien.
Deux systèmes en parallèle demandent des règles claires : fixez une date à partir de laquelle les nouveaux rendez-vous ne sont saisis que dans le nouvel agenda, ne mettez pas à jour les données clients à deux endroits et désignez une personne qui consigne les écarts.
Contrôles après l'import
Comparez un échantillon de 20 clients (5 % de 400) au fichier source. Vérifiez les dates, les champs vides et les notes, et tenez un journal des modifications.
Les données de santé n'ont pas leur place dans un champ de notes ordinaire. Salonnare les conserve dans un coffre-fort chiffré conforme à l'article 9 du RGPD, séparé des notes clients habituelles. Selon le RGPD, chacun a droit à une copie de ses données personnelles : limitez donc l'accès au fichier aux personnes qui effectuent le transfert. Pour aller plus loin : gestion des clients et CRM pour votre salon.
Essayer d'abord avec votre propre liste de clients ?
Avec l'offre gratuite de Salonnare, vous importez une petite sélection de clients par CSV et vérifiez vous-même que tout arrive au bon endroit, avant d'abandonner l'ancien logiciel.
Commencer gratuitementQuestions fréquentes
Comment déterminer à l'avance quelles données transférer ?
Listez les données clients, rendez-vous, notes de soins, stock et chiffre d'affaires et donnez une destination à chacun : travail quotidien, consultation ou suivi. Décidez consciemment ce qui ne suit pas, pour ne pas copier toute votre ancienne administration.
Comment se déroule l'import ?
En général : fichier source, contrôle, association des champs, import test et vérification du résultat. Conservez une version distincte du fichier à chaque étape et ajustez l'association avant de traiter l'ensemble des données.
Combien de temps dure le changement ?
Cela dépend du volume de données, de leur qualité et des corrections manuelles. Prévoyez du temps pour l'import test et les contrôles, pas seulement pour l'import.
Vais-je perdre mon historique de soins ?
Seul ce qui figure dans le fichier source peut suivre. Vérifiez que les dates de soins, les notes et les éventuelles photos y sont, puis contrôlez les fiches clients après l'import.