Choisir un logiciel de barbier : mesurez d'abord votre salon pendant une semaine

Pourquoi une liste de fonctions ne vous aide pas à choisir

Mettez trois éditeurs côte à côte et vous obtiendrez trois fois presque la même énumération : réservation en ligne, agenda, caisse, fiche client, rappels. C'est que le logiciel de prise de rendez-vous est devenu une catégorie mature. Les fonctions de base, presque tout le monde les a. La différence se joue dans les détails, et ceux-ci n'apparaissent qu'une fois que vous savez quel problème coûte le plus de temps ou d'argent dans votre salon.

Un salon qui vit surtout du passage n'a pas les mêmes besoins qu'un salon au samedi complet. Si vous travaillez seul, un agenda par collaborateur ne sert à rien et ce qui compte, c'est la vitesse à laquelle vous déplacez vous-même un créneau. À trois barbiers, c'est précisément là que se joue la différence entre le calme et le chaos. Une démo vous montre toujours le scénario dans lequel le système excelle, pas celui sur lequel votre semaine bute.

Alors inversez la démarche. Rassemblez d'abord quatre chiffres issus de votre propre salon, et regardez les logiciels ensuite. Cela vous coûte une semaine et un bloc-notes à côté de la caisse. Chacune des quatre mesures ci-dessous vous oriente vers une fonction concrète, et vers la formule dans laquelle elle se trouve.

Mesure 1 : quand arrivent vos demandes de rendez-vous

Pendant une semaine, cochez chaque demande de rendez-vous sur une feuille, avec l'heure à côté. Téléphone, WhatsApp, message Instagram, quelqu'un qui entre pour demander. Tirez ensuite un trait : combien sont arrivées pendant que votre salon était fermé ou pendant que vous étiez en pleine coupe ?

Ce chiffre vous dit exactement ce que vous rapporte une page de réservation en ligne. Si presque tout arrive dans des moments calmes où vous décrochez de toute façon, la réservation en ligne changera peu votre chiffre d'affaires et vous apportera surtout du calme. Si vous voyez une pile de messages après la fermeture, le week-end ou pendant vos heures de pointe, c'est la première fonction sur laquelle sélectionner. Toute demande à laquelle vous répondez le lendemain matin est une demande que le client a pu réserver ailleurs entre-temps.

Au moment de comparer, regardez trois choses. Le client peut-il réserver sans créer un compte au préalable ? Pouvez-vous placer la page de réservation sur votre propre site plutôt qu'uniquement sur une page de l'éditeur ? Et le client peut-il choisir un barbier précis, ou seulement le premier disponible ? Chez Salonnare, le client réserve avec son nom, son téléphone et la prestation, vous collez un seul extrait de code dans votre site, et le client choisit son barbier. Le fonctionnement de cet agenda avec le passage à côté des rendez-vous est présenté sur la page gestion des rendez-vous.

La page de réservation en ligne et les confirmations par e-mail figurent dans la formule gratuite à €0 par mois, pour une personne et 50 rendez-vous par mois.

Mesure 2 : ce que les no-shows coûtent en heures de fauteuil

Pendant une semaine, notez chaque client qui ne s'est pas présenté ou a annulé trop tard, avec la durée de la prestation réservée. Additionnez les minutes et multipliez-les par votre tarif horaire. Ce montant représente votre coût hebdomadaire de no-shows, et il se lit autrement qu'un pourcentage : quatre coupes manquées de 30 minutes à €35 de l'heure font €70 par semaine, soit environ €300 par mois.

Placez ce montant en face de ce que coûte une solution. Il existe trois niveaux, très différents par leur poids.

Un rappel automatique par e-mail. La mesure la plus légère, et déjà suffisante pour beaucoup de salons. Le client reçoit un message avant le rendez-vous et peut annuler lui-même, ce qui libère le créneau. C'est inclus dans la formule gratuite.

Des frais de no-show. Vous établissez qu'un client qui ne vient pas sans annuler règle un montant. Cela agit surtout en prévention : c'est écrit dans votre confirmation et devient donc un engagement. Cette fonction est disponible à partir de Starter (€29 par mois).

Un acompte à la réservation. La mesure la plus lourde, et la seule qui place vraiment le risque chez le client. Le client règle une partie de la prestation au moment de réserver. Réservez-la aux nouveaux clients ou aux prestations longues, car les habitués peuvent y lire de la méfiance. Les acomptes figurent dans Pro (€59 par mois).

Si votre coût de no-shows mesuré atteint €300 par mois, Starter ou Pro est largement rentabilisé. Si le compteur s'arrête à un rendez-vous oublié par mois, un rappel par e-mail suffit et vous n'avez rien à payer.

Mesure 3 : le temps que coûtent votre caisse et votre TVA

Cette mesure se fait en deux temps. Chronométrez d'abord pendant une journée la durée d'un encaissement moyen, du moment où c'est terminé jusqu'à la sortie du client. Additionnez ensuite le temps mensuel consacré à votre TVA : trier les tickets, ventiler le chiffre d'affaires, envoyer les chiffres à votre comptable.

Ce second chiffre est souvent plus élevé qu'attendu dans un barbershop, car vous travaillez avec deux taux. Aux Pays-Bas, la coupe et le rasage relèvent de 9% et la revente de produits comme la pommade, l'huile à barbe et l'après-rasage de 21% ; en France, prestations et ventes de produits ont leurs propres taux. Si vous vendez une coupe et une pommade sur un même ticket, ces lignes doivent être comptabilisées séparément. Faire cette ventilation à la main après coup vous coûte une soirée par trimestre, et chaque erreur devient une correction auprès de l'administration fiscale.

Une caisse qui ventile toute seule vous rend cette soirée. Salonnare place automatiquement les deux taux sur le même ticket, attribue à chaque transaction un numéro de ticket séquentiel et envoie le ticket par e-mail au client, ce qui vous dispense d'imprimante. Le reste du contenu est présenté sur la page caisse enregistreuse.

Demandez aussi à chaque éditeur comment vos chiffres parviennent à votre comptable. Salonnare fournit un export que vous chargez dans Moneybird ou e-Boekhouden. C'est un export et non une connexion en direct : vous récupérez le fichier et vous le chargez, plutôt que deux systèmes qui communiquent en continu. Cet export et les rapports de chiffre d'affaires sont disponibles à partir de Starter (€29 par mois) ; la caisse elle-même, pour les espèces et la carte, figure déjà dans la formule gratuite.

Mesure 4 : ce qui est prélevé aujourd'hui sur chaque paiement

Sortez vos relevés du mois dernier et calculez ce que vous coûte chaque paiement. Calculez trois choses séparément : le coût de votre terminal de paiement, le coût mensuel de votre logiciel actuel, et l'existence éventuelle d'un pourcentage prélevé sur votre chiffre d'affaires.

C'est sur ce dernier point que les écarts se creusent. Certaines plateformes facturent une commission par réservation, souvent sur les clients qui arrivent via leur place de marché. Cela paraît bon marché à dix réservations par mois et devient coûteux dès que votre salon tourne, car vos frais augmentent avec votre réussite.

Salonnare fonctionne avec un montant mensuel fixe. Il n'y a pas de commission de place de marché sur les nouveaux clients qui réservent chez vous via Salonnare : elle est de €0. Sur chaque paiement en ligne ou par carte passant par Salonnare, des frais de transaction de 0,5% s'appliquent en revanche, avec un minimum de €0,30 par paiement. Sur une coupe à €30, cela fait €0,30 ; sur une prestation à €80, cela revient à €0,40. Les règlements en espèces n'entrent pas dans ce calcul. Appliquez cela à votre propre chiffre d'affaires et placez-le en face de ce que vous payez aujourd'hui : vous obtenez une comparaison honnête plutôt qu'une promesse commerciale.

Ce chiffre détermine aussi où votre argent arrive. Chez Salonnare, les paiements en ligne passent par votre propre compte Mollie ou Stripe, si bien que les paiements par iDEAL et par carte arrivent directement sur votre compte bancaire et non d'abord sur un compte de plateforme. Les paiements en ligne sont disponibles à partir de Starter (€29 par mois).

Tester avant de transférer votre fichier clients

Avec vos quatre chiffres sur la table, il vous reste en général deux ou trois systèmes. La dernière étape est un test grandeur nature, et vous ne la sautez pas. Une démo est mise en scène ; votre samedi ne l'est pas.

Procédez dans cet ordre. Saisissez d'abord vos prestations et vos tarifs et vérifiez qu'une journée normale tient dans l'agenda, pauses comprises et avec le temps dont vous avez réellement besoin pour un dégradé. Laissez ensuite les réservations en ligne arriver pendant une semaine tout en conservant votre méthode de travail habituelle. Durant cette même semaine, encaissez quelques clients via la nouvelle caisse, de préférence un jour chargé, et vérifiez que la ventilation de TVA est correcte.

Vous ne transférez votre fichier clients qu'une fois cette semaine réussie. Dans Salonnare, vous téléchargez un modèle CSV, vous le remplissez avec vos clients et vous l'importez. Vous obtenez d'abord un aperçu de ce qui va être importé avant que quoi que ce soit ne soit enregistré. Vous repérez ainsi les erreurs de votre fichier avant qu'elles n'atterrissent dans vos fiches clients. Si vous travaillez aujourd'hui dans un autre système, vérifiez si vous pouvez y créer un export, car cela détermine souvent la quantité de travail manuel que représente la bascule.

Après cette semaine, jugez une seule chose : avez-vous eu moins d'appels, moins de fauteuils vides et moins de recherches que pendant votre semaine de mesure ? Sinon, ce système ne résout pas le problème que vous avez mesuré.

Un aperçu plus large de ce dont un barbershop a besoin se trouve sur la page logiciel barbier.

Vous pouvez mener cette semaine de test sans frais : commencez gratuitement avec Salonnare et préparez vos prestations et votre agenda pour votre prochaine semaine de travail.

Ce que coûtent les formules et ce qu'elles contiennent

Salonnare propose trois formules, et les quatre mesures vous orientent généralement d'elles-mêmes vers la bonne.

Free, €0 par mois. Une personne et 50 rendez-vous par mois. Vous disposez de la page de réservation en ligne, des confirmations et rappels par e-mail, de la caisse pour les espèces et la carte avec ventilation automatique de la TVA, et de votre fichier clients. Suffisant pour un barbier seul qui veut surtout se libérer du téléphone.

Starter, €29 par mois. Jusqu'à trois collaborateurs et des rendez-vous illimités. S'y ajoutent les paiements en ligne via votre propre compte Mollie ou Stripe, ainsi que les frais de no-show, la gestion de stock pour votre revente, les rapports de chiffre d'affaires, l'export comptable, les cartes cadeaux et le programme de fidélité.

Pro, €59 par mois. Collaborateurs illimités, plus les acomptes à la réservation, les campagnes e-mail et les abonnements pour vos habitués.

Dans les trois formules, vos données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'UE, le logiciel fonctionne en cinq langues, vous définissez par collaborateur ce qu'il peut consulter, et Salonnare conserve les notes de santé comme les allergies dans un coffre chiffré distinct, séparé des notes clients ordinaires. La connexion se fait avec Google, Microsoft, Apple ou Facebook. Toutes les différences figurent sur la page tarifs.

Questions fréquentes