Serbest kuaför yönetimi: serbest çalışan bir stilist olarak takip etmen gereken her şey

Serbest çalışan bir kuaför hangi kayıtları tutmalı?

Şahıs şirketi olarak çalışan bir kuaför olarak düzgün kayıt tutmakla yasal olarak yükümlüsün. Avrupa'daki vergi idareleri genellikle mali kayıtların yedi yıl saklanmasını şart koşar. Pratikte bu birkaç somut kategoriye iner.

Ciro kayıtları

Yaptığın her hizmet vergiye tabi bir teslimdir. Gün başına ne kadar ciro elde ettiğini, hangi ödeme yöntemiyle (nakit, kart, havale) ve hangi hizmetler için olduğunu gösterebilmen gerekir. Tarih, tutar ve ödeme yöntemi içeren günlük bir özet asgari gerekliliktir.

Alış faturaları ve fişler

Şampuanlar, boya ürünleri, kuaför aletleri, koltuğunun kira giderleri: tüm iş giderlerin indirilebilir, ama yalnızca destekleyici faturaya ya da fişe sahipsen. Bunları tercihen dijital olarak yedi yıl sakla.

Alacaklılar ve borçlular

Veresiye ödeyen müşterilerin (kurumsal müşteriler ya da seni işe alan salon sahipleri) var mı? O zaman bir alacak listesi tutarsın. Ödeme vadeli tedarikçilerin mi var? O zaman bir borç listesi de vardır. Tek başına çalışan kuaförlerin çoğu anında nakit ya da kartla ödemeyle çalıştığı için bu iki liste çok kısadır.

KDV kayıtları

Serbest çalışan bir kuaför olarak KDV'yi hesaplamak, kaydetmek ve dönemsel olarak beyan etmek zorundasın. Bununla ilgili daha fazlası bir sonraki bölümde.

Sözleşmeler

Bir salon koltuğu ya da hizmet odası mı kiralıyorsun? O zaman bir kira sözleşmen vardır. Bir salon için düzenli olarak serbest çalışıyor musun? Bir hizmet sözleşmesi tavsiye edilir. İlgili tüm sözleşmeleri sakla.

Kuaförlük hizmetlerinde KDV: sana ne geçerli?

KDV yönetimi pek çok serbest kuaför için muhasebenin en kafa karıştırıcı kısmıdır. Yine de kurallar göründüğünden daha basittir.

Kuaförlük hizmetlerinde KDV oranları

Hollanda'da teslimin türüne göre kuaförlüğe iki KDV oranı uygulanır:

- %9 KDV kesim, yıkama, fön, boya ve saç bakımları gibi kuaförlük hizmetlerine uygulanır. Bu indirimli oran, kuaförlük emek yoğun bir hizmet olarak sınıflandırıldığı için geçerlidir. - %21 KDV şampuan, saç spreyi, saç kurutma makinesi ve aksesuar gibi ürünlerin satışına uygulanır. Ürünlere her zaman standart oran uygulanır.

Karma bir fiş (hizmet artı ürün) bu yüzden iki KDV satırı içerir. Kasa sisteminin bunları otomatik olarak ayırması gerekir.

Küçük işletme muafiyeti

Yıllık ciron (KDV hariç) 20.000 €'nun altında kalırsa küçük işletme muafiyetini (Hollandaca: KOR) seçebilirsin. Bu düzenlemede KDV almaz ve KDV beyannamesi vermezsin, ama iş alımlarındaki KDV'yi de geri alamazsın. Muafiyet isteğe bağlıdır: eşiğin üzerinde büyüme potansiyelin varsa faydalı olup olmadığını dikkatle düşün. Bunu muhasebecinle konuş.

Çeyreklik KDV beyannameleri

Serbest kuaförlerin çoğu çeyreklik KDV beyannamesi verir. Hizmetlerde ve ürünlerde ne kadar KDV tahsil ettiğini, iş alımlarında ne kadar KDV ödediğini beyan eder ve farkı ödersin. İyi bir kasa sistemi her dönem için kullanıma hazır bir KDV raporu oluşturur.

İpucu: hizmetleri ve ürünleri kasada ayır

Serbest kuaförlerin en yaygın KDV hatası, bir ürün içeren bir hizmet için (örneğin saç spreyi dahil bir kesim) bileşenleri ayırmadan tek bir fiyat almaktır. Kasanda hizmetler (indirimli oran) ve ürünler (standart oran) için ayrı kodlar oluştur; böylece kasa doğru KDV ayrımını otomatik olarak uygular.

Bir kasa sistemi yönetimini nasıl sadeleştirir

Serbest bir kuaför için kasa sistemi bir kart okuyucudan çok daha fazlasıdır. Modern bir salon kasası muhasebe için ihtiyacın olan tüm bilgileri otomatik olarak kaydeder.

Otomatik ciro kaydı

Kasadaki her satış tarih, saat, hizmet, tutar ve ödeme yöntemiyle kaydedilir. Hiçbir zaman elle günlük bir özet yazmana gerek kalmaz; sistem bunu senin için yapar. Günün sonunda günlük cironu ödeme yöntemine göre ayrılmış olarak anında görürsün.

Hizmet ve ürün başına KDV ayrımı

Salonnare'de her hizmet ve her ürün için doğru KDV oranını belirlersin. Her satışta sistem doğru KDV'yi otomatik olarak hesaplar: hizmetlerde indirimli oran, ürünlerde standart oran. Kasa raporu KDV oranı başına toplamları tam olarak KDV beyannamen için ihtiyacın olan biçimde gösterir.

Ürünler için stok yönetimi

Müşterilere saç bakım ürünleri mi satıyorsun? Satılan her şişe stok seviyesini otomatik olarak düşürür. Bir ürünün ne zaman azaldığını bir bakışta görürsün; böylece zamanında yeniden sipariş verebilirsin. Daha az kaçırılan satış ve elle stok sayımına daha az zaman.

Havale ve kart ödemeleri doğrudan bağlı

Serbest bir kuaför olarak ödemelerin hızlı ve güvenilir olmasını istersin. Salonnare, Stripe ya da Mollie üzerinden havaleye, kredi kartına ve otomatik ödemeye bağlanır. Online randevu alan müşteriler randevu sırasında ödeyebilir ya da önceden kapora ödeyebilir. Tezgâhta ödeme bağlı bir kart okuyucu üzerinden yapılır. Ödemeler doğrudan kendi iş banka hesabına gider ve sabit bir aylık ücret ödersin; randevularından pazar yeri komisyonu alınmaz, yalnızca ödeme başına %0,5 platform ücreti (en az 0,30 €) vardır.

Muhasebecin için muhasebe raporu

Her ay ya da çeyrek Salonnare'den tüm işlemleri içeren bir CSV raporu dışa aktarırsın. Bu dosyayı muhasebecine verir ya da KDV beyannamen için kendin kullanırsın. Elle veri girişi yok, tablo hesapları yok.

Yönetimin bir parçası olarak müşteri yönetimi

Müşteri verileri yalnızca ajandan için faydalı değildir; aynı zamanda iş kayıtlarının bir parçasıdır. Serbest bir kuaför olarak gerçek ticari değeri olan bir müşteri tabanı oluşturursun.

Müşteri başına neyi kaydedersin?

Eksiksiz bir müşteri kartı en azından şunları içerir: ad, iletişim bilgileri, randevu geçmişi ve hizmetlerle ilgili notlar (saç tipi, boya formülü, alerjiler). Bu son kategori, yani tıbbi ve sağlık verileri, veri koruma hukukuna tabidir ve özel özen gerektirir.

Serbest kuaförler için veri koruma yükümlülükleri

Müşteri verilerini saklıyorsan GDPR'a (Genel Veri Koruma Tüzüğü) tabi bir veri sorumlususun. Pratikte bu şu demektir: sağlık notlarını saklamak için onay istersin, verileri gerekenden uzun tutmazsın ve müşterilerin verilerini görme ya da sildirme hakkı vardır. Salonnare'de GDPR uyumu yerleşiktir: sağlık notları güvenli bir kasada şifreli saklanır ve yalnızca uygun yetkilere sahip personel tarafından erişilebilir.

Ticari kanıt olarak müşteri geçmişi

Gizliliğin ötesinde, iyi tutulmuş bir müşteri kartının ticari değeri vardır: hangi hizmetleri ne zaman ve ne kadara yaptığını gösterebilirsin. Bu, bir müşterinin daha sonra bir hizmet hakkında soruları olursa ya da bir vergi denetiminde müşteri başına ciroyu desteklemen gerekirse önemlidir.

Boya formülü ve hizmet notları

Profesyonel kuaförler her müşteri için kullanılan boya formülünü kaydeder. Bu bilginin muhasebe işlevi yoktur, ama sonraki hizmetlerin kalitesi için vazgeçilmezdir. Salonnare'de bunu doğrudan müşteri profiline bağlı bir müşteri notu olarak kaydedersin.

Sistem değiştirirken müşteri içe aktarması

Başka bir sistemden mi geliyorsun? Mevcut müşteri verilerini CSV ile içe aktar. Salonnare'nin mevcut dışa aktarmandaki sütun adlarını doğru alanlarla eşleştiren yerleşik bir içe aktarma aracı var.

Serbest bir kuaför olarak randevu yönetimi ve online randevu

Serbest bir kuaför olarak en çok zaman alan işlerden biri randevuları yönetmektir. Müşteriler randevu için arar ya da mesaj atar, sen kafanda ya da kâğıt bir ajandada bir boşluk ararsın ve onaylarsın. Bu göründüğünden daha fazla zaman alır; özellikle bir de karşılığını almadığın gelmemeler varsa.

Çözüm olarak online randevu

Online bir randevu sistemiyle müşteriler randevu sayfan üzerinden 7/24 kendi randevularını planlayabilir. Müsait saatleri görür, bir hizmet seçer ve onaylarlar; senin bir şey yapmana gerek kalmadan. Randevu doğrudan ajandana düşer. Sen bir bildirim alırsın, müşteri de otomatik bir e-posta onayı alır.

Otomatik hatırlatmalar

Salonnare randevularından önce müşterilere otomatik olarak hatırlatmalar gönderir. Bu gelmeme sayısını önemli ölçüde azaltır; serbest bir kuaför olarak her gelmeme kısa sürede dolduramayacağın bir hizmet saatidir.

Gelmeme ücreti

Ek koruma olarak bir gelmeme ücretini etkinleştirebilirsin. Online randevu alan müşteriler randevu sırasında bir ödeme yöntemi kaydeder. Biri gelmezse otomatik olarak bir ücret tahsil edebilirsin. Tutarı ve koşulları kendin belirlersin.

Randevuda kapora

Gelmeme ücretinin yanında bir kapora da isteyebilirsin. Müşteriler randevu alırken hizmet tutarının bir kısmını önceden öder. Bu bağlılığı artırır ve gelmeme oranını daha da düşürür.

Bir bakışta haftalık görünüm

Salonnare'de tüm randevularını haftalık bir özette görürsün. Ne zaman yoğun olduğunu, nerede boşluk olduğunu ve kimin hangi hizmet için geleceğini hemen görürsün. Tek başına çalışan bir kuaför olarak planlama için ideal.

Tek başına çalışan bir stilist için Salonnare'nin ücretsiz planı çoğu zaman ihtiyacın olan her şeydir: 1 çalışan ve ayda 50 randevu için ayda 0 €, süre sınırı ve kredi kartı olmadan. Online randevu, KDV'yi otomatik ayıran kasa, müşteri kartları, otomatik hatırlatmalar ve Google, Microsoft, Apple ya da Facebook ile giriş alırsın; dokuz dilde ve verilerin AB'de tutularak. Büyüdükçe Starter'a (29 €) ya da Pro'ya (59 €) geçersin. Bugün salonnare.com/tr/free adresinden ücretsiz başla.

Sıkça sorulan sorular