Salon stok yönetimi: perakendeyi, salon içi kullanımı ve satın alma siparişlerini tablo olmadan takip etmek
Bir salon rafında genelde iki tür ürün bulundurur: müşterilerin satın alıp eve götürdüğü ürünler (perakende) ve hizmetler sırasında perde arkasında tüketilen ürünler - boya kremi, oksidanlar, yıkama emülsiyonları, ağda (salon içi kullanım ya da sarf malzemesi). Bu iki akış farklı bir takip şekli gerektirir, ama çoğu salonda aynı not defterine ya da aynı tabloya düşerler - ya da hiçbir yere. Sonuç öngörülebilir: stok azaldığında değil, bir şey bittiğinde sipariş verirsin. Satın alma kararları gerçek sayıma göre değil, içgüdüye göre verilir. Perakende ürünlerdeki marj belirsizdir, çünkü alış ve satış fiyatları takip edilmez. Ve bir boya hizmetinin gerçek maliyeti bilinmez, çünkü kimse her müşterinin ne kadar boya kremi tükettiğini yazmaz. Bu yazı salon stok yönetimini adım adım nasıl kuracağını, mevcut sisteminin zorlandığını hangi işaretlerin gösterdiğini ve yazılımın bu zahmeti nasıl yeniden bir rutine indirdiğini anlatıyor.
İki tür ürün, iki takip şekli
Salon stok yönetimindeki en büyük yanılgı, tüm ürünlerin aynı şekilde takip edilmesi gerektiğidir. Perakende ürünler ve salon içi kullanım ürünleri kayıtlarına farklı taleplerde bulunur ve bu karışıklık paraya mal olur.
Perakende ürünler, müşterilere yeniden sattığın ürünlerdir: şampuan, saç kremi, şekillendirme ürünleri, oje, tıraş sonrası losyon. Perakendede mesele marjdır: neye alıyorsun, neye satıyorsun ve her satış ne kadar kâr getiriyor? Bu iki fiyat - alış fiyatı ve satış fiyatı - ürün bazında takip edilmeden, hangi ürünlerin gerçekten getiri sağladığını ve hangilerinin yalnızca rafta yer kapladığını bilemezsin.
Perakendede her satış bir stok hareketi sayılır. Kasayı stokuna bağlarsan, bir müşteri bir şişe şampuanı eve götürdüğü anda sayım otomatik olarak güncellenir. Böylece saymak zorunda kalmadan rafta neyin kaldığını her zaman görürsün.
Salon içi kullanım ürünleri farklı işler. Bunları satmazsın, hizmetler sırasında tüketirsin: boya ürünleri, oksidanlar, saç maskeleri, yıkama ürünleri. Burada mesele satış fiyatı değil, hizmet başına maliyettir. Ortalama bir boya hizmeti kaç gram boya kremi kullanır? Bu hizmet başına neye mal olur ve hizmet için aldığın ücretle nasıl karşılaştırılır?
Salon içi kullanım tüketimini takip etmezsen bu maliyet hesabı imkânsızdır. Boya kremini tüp tüp hesaplayan ve ayda kaç tüpün gittiğinden haberi olmayan salonlar, boya hizmetlerinin kârlı olup olmadığını değerlendiremez. Perakende ile salon içi kullanım arasındaki ayrımın yalnızca idari değil, fiyatlarını ayarlaman gerekip gerekmediği kararını doğrudan etkilemesinin sebebi de tam olarak bu.
Stok yönetiminin iyileştirilmesi gerektiğini gösteren yedi işaret
Kötü stok kayıtları her zaman hemen göze çarpmaz - zarar dağınıktır ve yavaş yavaş birikir. İşte en yaygın yedi işaret.
1 - Bir ürünün bittiğini çok geç fark ediyorsun. En tanıdık olanı: bir müşteri hazır ve ihtiyacın olan ürün yok. Düşük stok uyarısı olmadan bunu şişe neredeyse boşken değil, boşaldığında öğrenirsin.
2 - Stokta ne kaldığını bilmediğin için fazla sipariş veriyorsun. Alçalmış bir raf görürsün ve beş şişe sipariş verirsin, ama üçü hâlâ başka kutuların arkasında saklıydı. Fazla sipariş kötü kayıt tutmanın en pahalı biçimidir: rafta duran ve aylarca eskiyen bağlı sermaye.
3 - Hangi perakende ürünlerin kâr getirdiğini bilmiyorsun. Yalnızca satış fiyatını takip edip alış fiyatını takip etmiyorsan, her ürün satışının neye katkı sağladığını hesaplayamazsın. Düşük marjlı ürünler, daha yüksek marjlara daha iyi harcayabileceğin satış kapasitesini yer.
4 - Tedarikçi faturaları sürpriz olarak geliyor. Siparişler bir sistemde takip edilmiyor da sözlü ya da dağınık mesajlarla iletiliyorsa, yolda ne olduğunu bilemezsin. Teslimattaki faturalar sipariş ettiğini sandığın şeyle örtüşmez.
5 - Hizmet başına tüketime dair bilgin yok. Salon içi kullanım kayıtları olmadan yalnızca ne satın aldığını ve rafta ne olduğunu bilirsin - arada neyin ne için tüketildiğini değil. Bu adil bir maliyet hesabını imkânsız kılar.
6 - Eski ve yeni ürün birbirine karışıyor. Net bir kategorilendirme ve konum yönetimi olmadan farklı partilerden ürünler yan yana düşer. Son kullanma tarihi olan boya ürünlerinde bu israfa yol açar.
7 - Her hafta elle sayıyorsun. Kabaca güncel bir tabloya sahip olmak için haftalık bir sayım gerekiyorsa, bu kayıtların arada tutmadığının bir işaretidir. İyi bir dijital stok her zaman günceldir, çünkü her hareket anında girilir.
Stok yönetimini kurmak: altı somut adım
1. adım - Eksiksiz bir ürün listesi yap. Bir başlangıç sayımıyla başla: salondaki tüm ürünleri say, her ürüne bir isim ver ve mevcut miktarı not et. Bu, dijital stokunun açılış bakiyesidir. Bu bir kerelik bir çaba gerektirir - ortalama bir salon için bir iki saat - ama sonrasındaki her şeyin temelidir.
2. adım - Ürün başına türü belirle: perakende, salon içi kullanım ya da ikisi. Perakende ürünler bir satış fiyatı ve bir alış fiyatı alır. Salon içi kullanım ürünleri yalnızca bir alış fiyatı alır ve tüketilen miktara göre takip edilir. Bazı ürünler iki kategoriye de girer: sattığın ama yıkarken de kullandığın bir şampuan.
3. adım - Ürünleri kategorilere ayır. Kategorilendirme genel bakışı mümkün kılar: boya, perakende saç bakımı, tırnak, yıkama ürünleri, sarf malzemeleri. Kategorilendirme olmadan onlarca üründen oluşan bir liste hızla yönetilemez hale gelir. Raflar hakkında kendin nasıl düşündüğüne uyan kategoriler seç.
4. adım - Ürün başına bir minimum eşik belirle. Her ürün için yeniden sipariş vermeden önce altına düşmek istemediğin seviyeyi belirle. Bu eşik ürüne göre değişir: hızlı tüketilen bir salon içi kullanım ürünü için zamanında sipariş verebilmek adına daha yüksek bir eşik koyarsın; yavaş satılan bir perakende ürün için yedekte bir şişe yeterlidir. Eşik, stok altına düştüğü anda bir uyarı tetikler.
5. adım - Her hareketi anında kaydet. Stok yönetimi ancak her değişiklik - bir satış, alınan bir teslimat, bir hizmet tüketimi, sayımdan sonra bir düzeltme - anında girilirse işler. Bunu günün sonuna bırakmak caziptir, ama birikme orada başlar. O anda hızlı bir giriş, o gün tüketilen her şeyi hatırlamaya çalışmaktan daha az çaba gerektirir.
6. adım - Farkları her ay gözden geçir. Her ay teorik stoku (açılış bakiyesi + alınanlar - satışlar - tüketim) gerçek sayılan stokla karşılaştır. Farklar kaydedilmemiş tüketime, kırılmaya ya da hırsızlığa işaret eder. Bu gözden geçirme yarım saat sürer ama kayıtların hâlâ nereden sızdığına dair bilgi verir.
Salonnare stok yönetimini iş gününe nasıl entegre eder
Stok yönetimi ancak sürtünmesi düşükse işler: yan tarafta sürdürmen gereken ayrı bir sistem değil, bir ekstra tıklama. Salonnare'da stok modülü (Starter planından itibaren) ayrı bir idari paket yerine günlük iş akışının bir parçasıdır.
Perakende ve salon içi kullanım tek bir genel görünümde. Her ürün için perakende mi, salon içi kullanım mı yoksa ikisi mi olduğunu belirlersin. Perakende ürünler bir ödeme oluşturduğunda kasada otomatik olarak satılabilir kalemler olarak görünür. Salon içi kullanım ürünleri sarf malzemesi olarak takip edilir ve satış listesinde görünmez. Böylece tek bir ürün veritabanın olur, ama iki akış farklı işlenir.
Düşük stok uyarıları. Her ürün için bir minimum eşik belirlersin. Mevcut stok bu eşiğin altına düştüğü anda - bir satış, bir tüketim kaydı ya da elle bir düzeltmeyle - salonunun bildirim merkezinde bir uyarı görünür. Böylece bir şeyin bitip bitmediğini kontrol etmek için rafları elle dolaşmak zorunda kalmazsın; sistem bunu senin için işaretler.
Ürün başına işlem geçmişi. Her stok hareketi kaydedilir: hareketi kim yaptı, hangi anda, hangi sebeple ve hangi farkla (artı ya da eksi). Bu geçmiş ürün bazında görünür; böylece belirli bir ürünün ne zaman ve neden düzeltildiğini izleyebilirsin. Sayım ile sistem arasındaki farklarda yeniden tahmin etmek yerine hareketlere geri bakabilirsin.
Tedarikçi yönetimi ve satın alma siparişleri. Tedarikçileri iletişim bilgileri ve web siteleriyle bir kez kaydedersin. Bir şey sipariş etmek istediğinde tedarikçi başına bir satın alma siparişi oluşturursun - ürünler, miktarlar ve beklenen teslim tarihiyle. Teslimat geldiğinde ve siparişi teslim alındı olarak işaretlediğinde miktarlar otomatik olarak stoka eklenir. Böylece sipariş ettiğin, yolda olan ve rafta duran arasında her zaman bir bağlantın olur.
Salon içi kullanım için tüketim kayıtları. Salon içi kullanım ürünleri için tüketim kayıtları oluşturabilirsin: bir hizmet sırasında ya da belirli bir günde hangi ürünlerin hangi miktarlarda tüketildiğinin kaydı. Zamanla hizmet türü başına gerçek tüketimin bir tablosunu oluşturursun; bu da adil bir maliyet hesabının temelidir.
Sonuç, haftalık sayım olmadan güncel kalan bir stok, içgüdü yerine verilerle işleyen bir satın alma süreci ve hizmetlerinin maliyetine dair bilgi.
Sıkça sorulan sorular
Perakendeyi ve salon içi kullanımı ayrı takip etmem ne fark eder?
Perakende, ürün satışı başına marjını belirler: bir ürün için ne ödediğini bilmiyorsan satış fiyatının doğru olup olmadığını ve ürünün raf alanına değip değmediğini değerlendiremezsin. Salon içi kullanım, hizmet başına maliyetini belirler: her hizmete ne kadar boya ürünü gittiğini bilmeden fiyatlarının alımı karşılayıp karşılamadığını kontrol edemezsin. Birlikte hangi ürünlerin ve hizmetlerin kârlı olduğuna dair bilgi verirler - iki akış birbirine karıştığında sahip olmadığın bir bilgi.
Salon stok yönetimi için özel donanıma ihtiyacım var mı?
Hayır. Salonnare'da stok yönetimi tamamen tarayıcı tabanlı panel üzerinden, barkod okuyucu ya da özel donanım olmadan çalışır. Hareketleri resepsiyonun arkasındaki tabletinde ya da bilgisayarında sistem üzerinden elle girersin. Ürünlerin referans için doldurabileceğin isteğe bağlı bir EAN barkod alanı var, ama temel iş akışı için tarama bir zorunluluk değil. Bu, eşiği düşük tutar: ekstra ekipman almadan hemen başlarsın.
Bir hizmet sırasındaki ürün tüketimini nasıl ele alırım?
Salon içi kullanım ürünleri için tüketim kayıtlarını kullanırsın: bir ya da daha fazla hizmet sırasında tüketilen ürünler ve miktarlarla bir tüketim kaydı oluşturursun. Bu kayıt miktarları stoktan düşer ve tüketimin ne zaman gerçekleştiğini kaydeder. Zamanla bu, hizmet türü başına ortalama bir tüketim verir; bununla bir hizmetin işçilik maliyetinin üzerine malzeme olarak neye mal olduğunu hesaplayabilirsin.
Şu anda her şeyi elle takip ediyorsam Salonnare'a nasıl başlarım?
Bir başlangıç sayımıyla başlarsın: tüm ürünleri say, onları isim, kategori, tür (perakende ya da salon içi kullanım), alış ve satış fiyatı ve mevcut stok seviyesiyle bir ürün tanımı olarak gir. Bu açılış bakiyesidir. Bundan sonra her hareketi panel üzerinden anında girersin. Mevcut müşteri verileri ve ürünler için bir CSV içe aktarımı mevcut. salonnare.com/tr/free üzerinden ücretsiz bir hesap oluştur, Starter planına geç (ayda 29 €, stok yönetimi dahil) ve ilk haftada ürün kataloğunu kur - ondan sonra sistem kendini güncel tutar.