Salonlar için online randevu sistemi: ne kazandırır ve nasıl seçilir
Her öğleden sonra aynı durum: koltukta biri varken müşteriler arıyor, sesli mesaj kutusu doluyor ve gün sonunda hâlâ yanıt bekleyen üç mesaj var. O müşterilerden ikisi bu arada başka bir yerden randevu aldı. Üçüncüsü ise sonuçta başka bir gün istiyordu. Elle randevu yönetimi, işin kendisine daha iyi harcanabilecek zamana mal olur ve müşterilerinin fark ettiği hatalara yol açar. Online bir randevu sistemi bunu, müşterilerin çalışma saatleri dışında bile istedikleri zaman kendi randevularını almasını sağlayarak çözer. Ama her sistem aynı değildir. Bu yazı, bir salon için online randevu sistemini genel bir rezervasyon aracından neyin ayırdığını, hangi özelliklerin vazgeçilmez olduğunu ve seçerken en sık yapılan hataları anlatıyor.
Elle randevu yönetiminin gerçek maliyeti
Elle randevu yönetimi ucuz görünür; sonuçta bir ajanda ve bir telefondan fazlasına mal olmaz. Ama gizli maliyetler ilk bakışta göründüğünden daha büyüktür.
Kaçırılan müsaitlikten kaybedilen gelir. Sen meşgulken arayan bir müşteri telefonu kapatır. Bazıları daha sonra yeniden dener; diğerleri hızla bir alternatif arar ve orada randevu alır. Kaçırılan her aramanın potansiyel olarak kaybedilmiş bir randevu olduğunu anlamak için bunu bir rakamla ifade etmen gerekmez.
Çift randevular ve planlama hataları. Kâğıt bir ajanda ya da dağınık bir tablo, iki personelin aynı anda aynı bakım odasına planlanmadığını ya da izinli bir kuaföre randevu verilmediğini garanti etmez. Dijital sistemler, personel başına müsaitliği takip ederek bu tür çakışmaları otomatik olarak önler.
Korumasız gelmemeler. Senin onlar için zaman ayırdığın halde gelmeyen müşteriler doğrudan ciroya mal olur. Randevu anında bir kapora ya da gelmeme ücreti olmadan caydırıcı olarak pek bir şey yoktur. Randevu anında kapora isteyen online bir sistemle davranışsal teşviki değiştirirsin: müşteri zaten bir şey ödemiştir ve dolayısıyla işin içinde payı vardır.
Müşteriler yerine idari işlere harcanan zaman. Randevuları telefonla onaylamak, hatırlatma göndermek, bekleme listeleri tutmak: bunlar bir sistemin olduğunda otomatik çalışabilecek görevlerdir. Planlama işlerine harcadığın her saat, hizmetlere harcamadığın bir saattir.
Salonlar için online randevu sisteminde olması gereken on özellik
Genel bir rezervasyon aracı (restoranların ve spor salonlarının da kullandığı türden) çoğu zaman salonlar için vazgeçilmez olan özelliklerden yoksundur. Seçerken bu listeyi bir kontrol listesi olarak kullan.
1 - Müşteriler için 7/24 kendi kendine randevu. Müşteriler, çalışma saatlerin dışı da dahil olmak üzere istedikleri zaman randevu planlayabilmelidir. Web siten ya da sosyal medya üzerinden paylaştığın bir randevu bağlantısı bunun temelidir.
2 - Tek seansta çok hizmetli randevular. Bir ziyarette boya ve kesim yaptıran bir müşteri iki hizmeti tek bir randevuda birleştirebilmelidir. Bunu desteklemeyen sistemler müşterileri iki ayrı randevu planlamaya zorlar; bu da ajandada boşluklara ya da lojistik karışıklığa yol açar.
3 - Hizmet başına personel seçimi. Müşterilerin belirli bir kuaför tercihi varsa onu doğrudan seçebilmelidir. Ve bir hizmet iki personel tarafından yapılıyorsa (önce boya uzmanı, sonra kesimci), sistem bunu tek bir kesintisiz randevu olarak planlayabilmelidir.
4 - E-postayla otomatik onay. Bir randevu onaylanır onaylanmaz müşteri tarih, saat, hizmet ve varsa hazırlık talimatlarını içeren bir onay e-postasını hemen almalıdır. Bu telefonla onayın yerini alır ve müşteriye bir referans belgesi verir.
5 - Randevudan önce otomatik hatırlatma. Randevudan bir iki gün önce e-postayla gönderilen bir hatırlatma gelmeme sayısını azaltır. Bu, senin hiçbir şey yapmana gerek kalmadan otomatik çalışmalıdır.
6 - Kapora ya da gelmeme ücretiyle gelmeme koruması. Online randevu alırken kapora isteyebilme ya da biri iptal süresinin dışında iptal ederse bir gelmeme ücreti belirleyebilme imkânı. Böylece boş bir koltuğun riskini kısmen müşteriye devredersin.
7 - Kasa sistemiyle entegrasyon. Hizmetten sonra randevu doğrudan ödemenin temeli olmalıdır; hizmetler, personel ve tutar zaten doldurulmuş olarak. Elle yeniden girmek bir hata kaynağı ve çift iştir.
8 - Randevular aracılığıyla müşteri profilleri oluşturmak. (Yeni) bir müşterinin aldığı her randevu bir müşteri profiline düşmelidir: ad, iletişim, sipariş geçmişi, tercihler. Bu profil ziyaretler biriktikçe kendiliğinden büyür.
9 - Müşteriler için mobil görünüm. Randevuların çoğu bir akıllı telefondan alınır. Randevu sayfası mobil ekranda kusursuz çalışmalıdır; büyük düğmeler, basit bir seçim süreci ve hızlı onayla.
10 - Mevcut müşteri verileri için CSV içe aktarımı. Başka bir sistemden ya da elle tutulan kayıtlardan geçiyorsan mevcut müşteri verilerini içe aktarabilmelisin. Bu içe aktarımı desteklemeyen bir sistem seni her şeyi elle yeniden girmeye ya da boş bir veritabanıyla başlamaya zorlar.
Salonnare randevu akışını nasıl kurar
Salonnare'ın özü, her parça için ayrı bir araca ihtiyaç duymadan randevuları, müşteri profillerini ve ödemeyi tek bir sistemde birbirine bağlamaktır.
Paylaşılan bir bağlantıyla online randevu. Salonnare'daki her salonun, müşterilerin web sitendeki, Google profilindeki ya da paylaştığın her yerdeki bir bağlantıdan açabileceği herkese açık bir randevu sayfası vardır. Müşteriler bir hizmet, bir personel ve bir tarih seçer ve doğrudan online onaylar. Çalışma saatleri dışında randevu almak doğaldır; ajanda her zaman açıktır.
Tek akışta çok hizmetli randevular. Bir müşteri iki hizmeti birleştirmek isterse bu tek bir randevuda mümkündür. Sistem müsaitliği birleşik süreye ve ilgili personele göre hesaplar. Böylece aynı gün art arda yapılan hizmetler arasında planlama çakışması olmaz.
Gelmeme ücretiyle gelmeme koruması. Ayarlar üzerinden, bir müşteri randevuyu belirlenen sürenin dışında iptal ederse ya da hiç gelmezse otomatik olarak tahsil edilen bir gelmeme ücretini etkinleştirebilirsin. İptal eşiğini ve tutarı kendin belirlersin.
Net bir iletişimle iptal. Bir müşteri sistem üzerinden bir randevuyu iptal ederse hangi koşulların geçerli olduğunu ve geç iptal için olası maliyetlerin ne olduğunu hemen görür. Bu sürprizleri önler ve müşteriye bilinçli olarak onaylama seçeneği verir.
Ekstra iş olmadan otomatik e-postalar. Randevudan sonra müşteri bir onay e-postası alır. Randevudan hemen önce otomatik olarak bir hatırlatma gider. Bu, senin hiçbir şey yapmana gerek kalmadan çalışır; e-postalar salonunun adına gönderilir (kendi alan adından gönderim yakında geliyor).
Google ile entegrasyon. Google İşletme Profilini Ayarlar > Google İşletme Profili altında bağladığında Salonnare, Google Arama ve Google Haritalar'daki profiline bir randevu bağlantısı ekler. Bu bağlantı salonunu bulan müşterileri doğrudan kendi randevu sayfana götürür ve Salonnare bağlantının hâlâ yerinde olup olmadığını her gün kontrol eder. Bu, Free dahil tüm planlarda mümkündür.
Kendi kanalın, randevu başına komisyon yok. Randevular, randevu başına yüzde alan bir pazar yeri üzerinden değil, kendi randevu sayfan ve kendi Google kaydın üzerinden gelir. Sabit bir aylık fiyat ödersin (başlamak için kalıcı ücretsiz bir planla), buna online ödeme başına %0,5 platform ücreti (en az 0,30 €) eklenir; kaporalar (Pro planı) yerel ödeme yöntemleriyle (Mollie veya Stripe üzerinden iDEAL) doğrudan kendi banka hesabına akar.
Online randevu sistemi seçerken yapılan yaygın hatalar
Yanlış seçilmiş bir randevu sistemini geri almak zordur: müşteri verileri kilitlenmiştir, personel arayüze alışmıştır ve geçiş zaman alır. Salonların geriye dönüp en sık söz ettiği hatalar şunlar.
Birbiriyle konuşmayan ayrı araçlar seçmek. A tarafından bir randevu aracı, B tarafından bir kasa sistemi ve bir tabloda müşteri yönetimi: teknik olarak işe yarar, ama her randevuda verileri birden fazla kez girersin. Bu zaman alır ve kayıtlarında tutarsızlık olasılığını artırır.
Gelmeme koruması kurmamak. Online randevu sunan ama kapora ya da gelmeme ücretini desteklemeyen bir sistem, dijital randevunun en önemli avantajlarından birini kullanılmadan bırakır. Gelmemeler, bakım süresinin doğrudan kaybıdır ve bu kayıp önlenebilir.
Mobil deneyimi test etmemek. Bir randevu sistemi seçmeden önce randevu sayfasını kendi telefonunda aç ve tüm süreci baştan sona geç. Bu sana zahmetli geliyorsa ya da kötü çalışıyorsa, müşterilerine de en az o kadar can sıkıcı gelir.
Veri taşımayı çok geç düşünmek. Yeni bir sistemle başlayıp mevcut müşteri verilerinin içe aktarılamayacağını ancak sonradan keşfeden kişi, oluşturduğu müşteri geçmişini kaybeder. Değerlendirdiğin her araç için CSV içe aktarımının desteklenip desteklenmediğini ve bu sürecin nasıl işlediğini açıkça sor.
Deneme süresi olmayan bir sistem seçmek. Bir demo en güzel senaryoları gösterir. Kendin bir randevu oluşturduğun, bir test gelmemesini işlediğin ve ödemeyi baştan sona geçtiğin gerçek bir deneme süresi gerçeği gösterir. Tüm akışı kendin geçmeden kesin bir seçim yapma.
Sıkça sorulan sorular
Bir müşteri çalışma saatleri dışında randevu alabilir mi?
Evet, online randevu sisteminin amacı da budur. Randevu sayfası her zaman kullanılabilir. Müşteriler belirlediğin müsaitliğe göre günün ya da gecenin herhangi bir saatinde randevu planlayabilir. Bunun için hiçbir şey yapman gerekmez; randevu otomatik olarak ajandanda görünür ve müşteri hemen bir onay e-postası alır.
Online randevularda gelmeme ücreti nasıl çalışır?
Sistemde bir iptal süresi (örneğin randevudan 24 saat önce) ve bir gelmeme tutarı belirlersin. Bir müşteri bu süreden sonra iptal ederse ya da hiç gelmezse belirlenen tutar otomatik olarak tahsil edilir. Müşteri randevu alırken bu konuda bilgilendirilir. Böylece boş bir bakım koltuğunun riskini kısmen randevusuna uymayan müşteriye devredersin.
Online randevu sistemi ile randevu sistemi arasındaki fark nedir?
Pratikte terimler birbirinin yerine kullanılır, ama önemli bir ayrım vardır: bir randevu sistemi iç ajandayı yönetir, online randevu sisteminin ise müşterilerin kendi randevularını alabildiği herkese açık bir arayüzü de vardır. Salonlar için en değerli olan kombinasyondur: dış bir randevu sayfasına bağlı bir iç ajanda; böylece müsaitlik her zaman günceldir ve çift randevular imkânsızdır.
Salonnare'da online randevuya nasıl başlarım?
Hesabını oluşturduktan sonra hizmetlerini, personelini ve müsaitliğini kurarsın. Sistem salonun için otomatik olarak bir randevu sayfası oluşturur. Bu bağlantıyı web sitende, Google profilinde ya da kendi kanallarında paylaşırsın. Müşteriler onunla doğrudan randevu alabilir. salonnare.com/tr/free üzerindeki kalıcı ücretsiz planla tüm kurulumu baştan sona geçer ve yayına almadan önce randevu akışını test edersin.