Salon kasa sistemi: neye ihtiyacın var ve nasıl seçersin

Bir salon kasa sistemini sıradan bir kasadan ayıran nedir

Bir süpermarket kasa sistemi ürünleri okutma, toplama ve müşteriden ödeme alma ilkesi üzerine kuruludur. Bu model birkaç sebepten bir salona uymaz.

Ürünler değil, hizmetler. Bir salonun cirosunun çoğu hizmetlerden gelir: kesim, boya, tırnak, yüz bakımı. Bu hizmetlerin bir süresi, bir personeli ve bazen tek bir seansa bağlı birden fazla uygulayıcısı vardır. Sıradan bir kasa hizmetlerden hiçbir şey anlamaz; yalnızca tutarları kaydeder.

Personel ve prim. Bir salonda kuaförlerin cirolarının bir yüzdesini prim olarak alması ya da koltuk kiralayan serbest kuaförlerin kendi gelirlerini doğrudan alması yaygındır. Salonlar için bir kasa sistemi, primlerin otomatik hesaplanması için hangi hizmetin hangi kuaför tarafından yapıldığını takip etmelidir. Hafta sonunda ciroyu elle toplamak hataya açıktır ve zaman kaybıdır.

Takvimle entegrasyon. İdeal bir iş akışında kasa randevudan doldurulur: müşteri randevu aldı, hizmet yapıldı ve ödeme sırasında kasa hizmeti ve tutarı otomatik olarak çeker. Bu bağlantı olmadan her şeyi iki kez girersin ya da daha kötüsü: sistemde gerçekte ne olduğu yerine müşterinin ne yaptırdığını söylediğine göre ücret alırsın.

Kasada müşteri profili. Ödeme anında müşterinin bir hediye çeki olup olmadığını, geri gelen müşteri indiriminin geçerli olup olmadığını ve son ziyaretinin ne zaman olduğunu bilmek istersin. Sıradan bir kasanın müşteri profilleri yoktur. Bir salon kasasının vardır.

Fiş ve muhasebe. Bir salon fişi hizmeti, personeli, ödeme yöntemini ve KDV'yi göstermelidir. Bu bariz görünür, ama genel kasa yazılımları bazen hizmet sağlayıcılara yönelik KDV gerekliliklerini karşılamayan fişler üretir.

Salon kasa sisteminde olması gereken on özellik

Kendine "salon yazılımı" diyen her kasa sistemi pratikte ihtiyaç duyduğun tüm özelliklere sahip değildir. Seçim yaparken bu listeyi bir kontrol listesi olarak kullan.

1 - Randevu yazılımıyla entegrasyon. Ödeme sırasında kasa müşterinin randevusunu hizmetler ve ilgili fiyatlarla açmalıdır. Elle yeniden yazmak bir hata kaynağı ve çift iştir.

2 - Tek ödemede birden fazla hizmet. Bir ziyarette hem boya hem kesim yaptıran bir müşteri iki hizmeti de tek bir fişte görmelidir. Ödeme başına yalnızca bir hizmet işleyebiliyorsan seansı yapay olarak bölüyorsun demektir.

3 - Hizmet başına personel ataması. Bir müşteri üzerinde iki kuaför çalıştıysa (bir boya uzmanı ve bir kesimci), kasa ikisini de tanımalı ve ciroyu doğru kişiye atamalıdır.

4 - Aynı sistemde kart, online ödeme ve nakit. Müşteriler nasıl ödeyeceklerini seçmek ister. Sisteminin, elle geçiş yapmana ya da fişleri iki kez işlemene gerek kalmadan birden fazla ödeme yöntemini kaydettiğinden emin ol.

5 - Hediye çeklerini etkinleştirmek ve kullanmak. Hediye çeki alan bir müşteri onu gelecekteki bir ziyarette kullanmayı bekler. Kasa kalan bakiyeyi takip etmeli ve otomatik olarak mahsup etmelidir.

6 - Kuaför başına prim takibi. Tamamlanan her hizmet otomatik olarak ilgili kuaförle bir prim özetinde ilişkilendirilmelidir; böylece hafta ya da ay sonundaki ödeme basit ve doğrulanabilir olur.

7 - E-postayla fiş. Kâğıt fiş çabuk kaybolur. Müşterinin e-posta adresine otomatik olarak dijital bir fiş gönder; böylece her zaman bir belgesi olur, sen de baskı maliyetinden tasarruf edersin.

8 - Bir bakışta görünen müşteri geçmişi. Ödeme sırasında birinin ilk kez mi geldiğini, açık faturası olup olmadığını ve aktif bir üyeliği ya da indirimi olup olmadığını bilmek istersin. Bunlar ödemeyle aynı ekranda olmalıdır.

9 - Gün sonu kapanışı ve kasa özeti. Gün sonunda tek tıkla ne kadar girdiğini, ödeme yöntemine ve personele göre ayrılmış olarak görmek istersin. Bu özet otomatik olarak tutmalıdır, elle saymayla başlamamalıdır.

10 - KDV uyumlu fişler. Vergi mevzuatı, fişte KDV tutarlarının ayrıca listelenmesini şart koşar. Sisteminin, vergi dairesinin hizmet sağlayıcılara yönelik gerekliliklerini karşılayan fişler üretip üretmediğini kontrol et.

Salonnare kasayı, takvimi ve müşteri profilini tek bir sistemde nasıl birleştirir

Salon kasa sistemlerindeki tuzakların çoğu, birbiri için yapılmamış iki üç ayrı aracın birbirine bağlanmasından doğar: burada bir randevu aracı, orada bir kasa uygulaması ve primler için bir tablo. Bu kâğıt üzerinde işe yarar, ama pratikte parçalı veriler, elle yeniden yazma ve ay sonu kapanışında hatalar üretir.

Salonnare'da kasa tek başına bir modül değildir; randevu yolculuğunun son noktasıdır. Bir hizmet biter bitmez ödemeyi randevudan açarsın. Hizmetler, ilgili personel dahil zaten doldurulmuştur. Yapman gereken tek şey ödeme yöntemini seçmek ve onaylamaktır.

Online yöntemle ya da kartla ödeme doğrudan entegre ödeme bağlantısı üzerinden geçer. Online ödemeler (Starter planından itibaren) kendi Mollie ya da Stripe hesabın üzerinden, tezgâhtaki kartlı ödemeler ise bağlı bir Mollie ya da SumUp cihazı üzerinden geçer; Salonnare online ödeme başına sağlayıcı ücretlerine ek olarak %0,5, en az 0,30 € platform ücreti alır. Müşteri öder, ödeme randevuya kaydedilir ve fiş otomatik olarak profildeki adrese e-postayla gönderilir. Tutarların elle girilmesi yok, sisteme bağlı olmayan tek başına bir kart okuyucu yok.

Primler: her hizmet zaten onu yapan kuaföre bağlıdır; bu yüzden gün sonu kapanışı ve raporlar çalışan başına ciroyu gösterir. Otomatik prim hesaplama ve koltuk kiralayan serbest kuaförlere doğrudan ödeme (Stripe Connect üzerinden) yakında Salonnare'de kullanıma sunulacak.

Hediye çekleri kasada, kartın üzerine basılı benzersiz kodla kullanılır. Sistem tutarı bakiyeden otomatik olarak düşer ve işlemi müşteri profiline kaydeder. Böylece elle takip etmeden kalan bakiyeyi her zaman görürsün.

Çok hizmetli ödemeler otomatik çalışır: hem boya hem kesim yaptıran bir müşteri, iki hizmeti ve ilgili kuaförleri içeren tek bir fiş alır. Ciro, bunlar iki farklı kişi olsa bile içeride doğru personele bölünür.

Sonuç, hesap yapmadan tutan bir gün sonu kapanışıdır: her gün ne girdiğini, hangi ödeme yöntemiyle girdiğini ve her personelin ne kadar ciro ürettiğini görürsün.

Salonun için kasa sistemi seçerken yapılan yaygın hatalar

Yanlış kasa sistemini seçmek pahalı bir hatadır; yalnızca satın alma ya da abonelik maliyeti yüzünden değil, sonradan başka bir sisteme geçmenin zamana ve veriye mal olması yüzünden de. En sık gördüğümüz hatalar şunlar.

İşleve göre değil fiyata göre seçmek. Ucuz, genel bir kasa sistemi cazip görünür, ama takvimine bağlantısı yoksa ve primleri takip etmiyorsa, başka bir yerde sistemin sana kazandırdığından daha pahalıya mal olan elle iş yaratırsın.

Takvimi ve kasayı ayrı tutmak. Randevu yazılımın ve kasa yazılımın birbiriyle konuşmuyorsa hizmetleri iki kez girersin: bir kez randevuda, bir kez ödemede. Bu yalnızca zaman kaybı değildir; ciro kayıtlarındaki hata olasılığını da artırır.

Prim takibi olmaması. Primle çalışan birden fazla kuaförü olan salonlar, personel başına ciroyu elle takip etmenin ne kadar zaman aldığını hafife alır. Bunu otomatik yapmayan bir kasa sistemi her ay daha iyi kullanılabilecek saatlerce idari işe mal olur.

Büyümeyi hesaba katmamak. Tek bir kuaför için iyi çalışan bir sistem, ikinci bir kuaför aldığın ya da ikinci bir şube açtığın anda bazen çöker. Seçim sırasında her zaman sistemin nasıl ölçeklendiğini sor: birden fazla personel aynı anda ödeme alabiliyor mu, sistem birden fazla şubeyi destekliyor mu?

Gerçek işlemlerle test yapmamak. Demolar her zaman en güzel akışı gösterir. Her zaman gerçek ödemeler alabileceğin bir deneme süresi iste: bir hediye çeki kullan, çok hizmetli bir seansın ödemesini al, bir gün sonu kapanışına bak. Sistemin pratikte dayanıp dayanmadığını ancak o zaman görürsün.

Salon kasa sistemleri hakkında sık sorulan sorular

Bir salon kasa sisteminin vergi açısından sertifikalı olması gerekir mi?

Hizmet sağlayıcılar fişler için belirli gerekliliklerle karşı karşıyadır: fiş işletmeyi (ad ve KDV numarası) tanımlamalı, tarih ve saati belirtmeli, hizmetleri ayrıntılandırmalı ve KDV tutarlarını ayrıca göstermelidir. Bazı ülkelerde zorunlu bir yazar kasa sertifikasyonu yoktur (örneğin restoran sektöründe Belçika ya da Almanya'nın aksine), ama fişlerin yine de uyumlu olması gerekir. Sisteminin bu gereklilikleri karşılayan fişler üretip üretmediğini her zaman kontrol et.

Kasa sistemimle online ödeme kabul edebilir miyim?

Evet, kasa yazılımın Stripe veya Mollie gibi bir ödeme sağlayıcısına bağlıysa. Ödemeleri tek başına bir QR kodla ya da e-postayla gönderilen bir ödeme talebiyle almak da bir seçenektir, ama kasa sistemiyle bağlantıyı koparır. Daha iyisi, ödemenin doğrudan doğru randevuya kaydedildiği entegre bir bağlantıdır.

Kuaförlere prim ödemesi nasıl işler?

İki model vardır: salon her şeyi tahsil eder ve kuaförlere primlerini dönemsel olarak öder (maaş ya da fatura yoluyla) ya da serbest kuaförler paylarını Stripe Connect gibi bir ödeme bağlantısıyla doğrudan alır. İkinci modelin avantajı, ödemenin otomatik gerçekleşmesi ve elle mahsuplaşma gerekmemesidir. İstihdam yapına uyan modeli destekleyen bir kasa sistemi seç.

Kasa sistemi ile randevu sistemi arasındaki fark nedir?

Bir randevu sistemi takvimi yönetir: kim neyi ne zaman rezerve ediyor. Bir kasa sistemi hizmet tamamlandıktan sonra ödemeyi işler. İyi entegre edilmiş bir salon yazılımında ikisi bağlantılıdır: randevu kasa için verileri sağlar, kasa da ciro verilerini müşteri profiline geri gönderir. Her şeyi iki kez girmekten kaçınmak için her iki rolü de üstlenen ya da onları sorunsuzca bağlayan bir sisteme ihtiyacın var.

Sıkça sorulan sorular