Salon iş akışını optimize etmek: ilk randevudan kapanan kasaya, adım adım
Bugünün ne kadarı mesajlara cevap vermek, cevapsız aramaları geri aramak ve randevuları kâğıt bir ajandaya yazmakla geçti? Bu mesleğe insanları güzel göstermek için başladın, kendi resepsiyonistin olmak için değil. Yine de bu iş akşamlarına kaymaya devam ediyor. Bu yazı salonunu ayrı özelliklerin bir listesi olarak değil, bir zincir olarak ele alıyor: randevu sayfandaki ilk tıklamadan müşterinin eve götürdüğü fişe kadarki yolculuk. Bu zincirin bir adımdan diğerine geçtiği her yerde bir şey düşebilir. Zamanının saklandığı yer tam olarak orası. Bu beş geçiş anının hangileri olduğunu, her adımda neyi kuracağını ve bugün hâlâ kâğıt bir ajandayla çalışıyorsan nereden başlayacağını okuyacaksın.
Bir salon iş akışı gerçekte nerede bozulur
Bir salon iş akışı koltuktaki hizmetten fazlasıdır. Müşterinin tüm yolculuğudur ve beş halkası vardır: randevu, onay ve hatırlatma, doğru arka plan bilgisiyle hizmet, ödeme alma ve takip randevusu. Salon iş akışını optimize etmek, bu halkaları birbirine bağlamak demektir; böylece bilgi senin yeniden yazmana gerek kalmadan kendi kendine akar. İş Süreci Yönetiminin öngördüğünün özü budur: tekrarlayan işleri otomatikleştir ve hataların sızdığı aktarımları ortadan kaldır.
Sorun nadiren tek bir halkadır. Kâğıt bir ajanda, birinin geçen sefer ne ödediğini bulmak için onu kasa rulonun yanına koyman gereken ana kadar gayet iyi işler. Sürtünme adımların arasında durur. Bunun paraya mal olduğu üç yer:
- Hizmetin ortasında çalan telefon. Ellerin birinin saçında. Aklına geldiği anda randevu alamayan bir müşteri çoğu zaman hiç randevu almaz. - Sistemler arasında yeniden yazmak. Ajandada randevu, bir defterde müşteri bilgileri, bir kasa defterinde hasılat. Her geçiş bir şeyi unutma fırsatıdır. - Günündeki boşluk. Kırk beş dakikalık bir gelmeme bir perşembe öğleden sonrası dolmaz.
Optimize edilmiş bir iş akışı seni tepkisel olmaktan çıkarıp proaktif yapar. Sen bir müşteriyleyken ya da izindeyken sistemin çalışmaya devam eder.
1. ve 2. adımlar: müşterilerin kendi randevularını alsın ve onlara otomatik hatırlatma gitsin
İlk adım ajandanı açmaktır. Kendi web sitende, Instagram biyografinde ve Google İşletme Profiline bağlı bir randevu sayfası, insanların akşam kanepeden telefonun çalmadan bir saat kapması demektir. Müsaitliğin, hizmet başına süre ve molaların bir kez ayarlanır ve sonra kendi kendine işler. Böylece iş haftanı planlamanın değil, hizmetin etrafında yeniden kurarsın. Bunun pratikte nasıl işlediğini randevu yönetimi altında görebilirsin.
İkinci adım onay ve hatırlatmadır. Müşteri randevudan hemen sonra bir onay ve bir gün önce e-posta ile bir hatırlatma alır. Bu, gelmemelere karşı var olan en ucuz savunmadır: bir kez kurulur, bir daha hiç düşünülmez.
İnsanlar uzun ya da pahalı hizmetlere hâlâ gelmiyorsa, kapora bir sonraki frendir. Kendi Mollie ya da Stripe hesabını bağlarsın; böylece ödemeler doğrudan kendi banka hesabına gelir. O sağlayıcının olağan işlem ücretlerini ödersin, üstüne yalnızca Salonnare'a ödeme başına %0,5 platform ücreti (en az 0,30 €) ödersin; randevu başına komisyon yoktur.
3. ve 4. adımlar: yeniden yazmadan müşteri kaydından ödemeye
Bu, çoğu salonun hafife aldığı kazançtır. Randevu ile müşteri kaydı bağlı olduğunda, randevuyu açmak sana geçen seferki boya formülünü, hatırlaman gereken alerjiyi ve neyin kararlaştırıldığını gösterir. Bir çekmece dolusu hizmet kartı arasında karıştırmak yok. Bunun içine neyin girdiği ve GDPR'a uygun olarak nasıl kurulacağı müşteri kayıt yazılımı rehberinde anlatılıyor.
Ödeme zinciri kapatır. KDV oranlarını doğru işleyen bir kasa her fişi doğru orandan kaydeder ve satılan ürünleri stoktan düşer. Ayın sonunda ciro ve KDV genel görünümünü dışa aktarır ve muhasebecine gönderirsin ya da Moneybird veya e-Boekhouden'a yüklersin. Ayrıma dikkat et: bu, muhasebene kendi kendine yazan canlı bir bağlantı değil, bir dışa aktarımdır. Çoğu salon için bu tam olarak yeterlidir ve böyle canlı bir bağlantının genelde taşıdığı entegrasyon ücretlerinden tasarruf sağlar.
O kasada neye dikkat etmen gerektiğini bilmek istersen POS sistemi seçme rehberi kriterleri adım adım anlatıyor.
5. adım: sen yazmadan ajandanı dolduran takip
Son halka en sık atlanandır ve en çok kazandırandır. Mutlu şekilde çıkan bir müşteri, tam o anda yeniden randevu verilecek en kolay müşteridir.
Ziyaretten birkaç hafta sonra otomatik olarak giden, hizmete göre zamanlanmış bir mesaj kur: bir kesimden sonrakinden daha erken bir boyadan sonra. Bunun yanında bir yorum isteği ve bir doğum günü mesajı gönderebilirsin. Bunlar bir kez yazdığın ve sonrasında çalışmaya devam eden mesajlardır.
Böylece ajandan reklam harcamasıyla değil, zaten sahip olduğun müşterilerle dolar. Ve onaylar, hatırlatmalar ve takipler hep aynı sistemden çıktığı için ton tutarlı kalır ve hiçbir halka eksik olmaz.
Neye mal olur ve küçük nasıl başlanır
Bunu tek bir hafta sonunda kurmak zorunda değilsin. Bu yazıdaki sıra aynı zamanda kullanıma alma sırasıdır: önce online randevu, sonra hatırlatmalar, sonra müşteri kaydı, sonra kasa, sonra takip. Her adım kendi başına zaman kazandırır.
Yazılımları karşılaştırırken iş modeline dikkatle bak. Randevu başına bir yüzde ilk başta ucuz gelir ve ne kadar iyi gidersen o kadar pahalılaşır. Salonnare sabit bir aylık fiyat alır: Free bir personel ve ayda 50 randevu için ayda 0 € tutar, Starter 29 € ve Pro 59 €. Üçünün hiçbirinde cirondan bir yüzde alınmaz - yalnızca online ya da kartlı ödeme başına %0,5 (en az 0,30 €) platform ücreti.
Ekibin büyüdükçe her personel için neyin görüneceğine sen karar verirsin. Biri ciro rakamlarını ya da sağlık notlarını görmeden ajandayı yönetebilir. Bu sağlık notları GDPR'ın 9. maddesi kapsamında, AB içindeki sunucularda ayrıca şifrelenmiş bir kasada durur. Uygulama dokuz dilde çalışır ve telefonunda çalışır; böylece iki müşteri arasında bir şeye bakabilirsin.
Ajandan kendi kendine dolduğunda kendi haftanın nasıl göründüğünü görmek mi istiyorsun? Salonnare ile ücretsiz başla ve randevu sayfanı bu akşam yayına al. Kredi kartı gerekmez ve ücretsiz plan ücretsiz kalır.
Kendi kendine dolan bir ajandaya hazır mısın?
Randevu sayfanı yayına al, hatırlatmaların kendiliğinden gitmesine izin ver ve akşamlarını boş tut. Bugün başlayabilirsin, kredi kartı gerekmez.
Ücretsiz başlaSık sorulan sorular
Teknik bilgi olmadan salon iş akışımı nasıl optimize edebilirim?
Kod yazman ya da bir şey kurman gerekmez. Çalışma saatlerini, hizmetlerini ve sürelerini bir kez ayarlarsın, randevu sayfasını web sitene ya da Instagram biyografine koyarsın ve otomatik onay ile hatırlatmayı açarsın. Bu, sakin bir sabahlık iştir. Ondan sonra her şeyi dizüstü bilgisayarından ya da telefonundan yönetirsin.
Hâlâ kâğıt bir ajanda kullanıyorsam nereden başlamalıyım?
Online randevuyla başla, çünkü hizmetleri bölen aramaları hemen ortadan kaldırır. Mevcut müşterilerini ve hizmetlerini yeniden yazmak yerine bir CSV içe aktarımıyla taşı ve ilk birkaç hafta kâğıt ajandayı referans olarak yanında tut. Ancak bu işlediğinde müşteri kaydını ve kasayı ekle.
Salonumda gelmemeleri nasıl azaltırım?
Bir gün önce e-posta ile gönderilen otomatik bir hatırlatma, unutulan randevuların çoğunu yakalar. İnsanlar uzun ya da pahalı hizmetlere hâlâ gelmiyorsa bir kapora yardımcı olur: bir kısmını önceden ödemiş biri ya gelir ya da zamanında iptal eder. Bunu kendi Mollie ya da Stripe hesabın üzerinden düzenlersin.
Müşteri verilerim GDPR kapsamında güvende mi?
Evet. Tüm veriler AB içindeki sunucularda durur. Alerjiler, ilaçlar ve cilt rahatsızlıkları gibi sağlık verileri GDPR'ın 9. maddesi kapsamında özel nitelikli veri sayılır; bu yüzden sıradan müşteri notlarından ayrı, ayrıca şifrelenmiş bir kasada tutulur. Kimin görüntüleyebileceğine personel bazında sen karar verirsin.