Bir masaj salonu işletmek: online randevu, güvenli ön görüşme ve kasa

Masaj salonu yazılımı aslında ne yapar

Masaj salonu yazılımı terimi geniş bir paketi kapsar, ama özünde çoğu salonun ihtiyaç duyduğu altı yapı taşına iner.

1 - Online takvim. Terapist ve bakım odası başına her randevunun yer aldığı merkezi bir takvim; böylece asla çift randevu vermezsin.

2 - Online randevu sayfası. Müşteriler bir hizmet, bir terapist ve bir saat dilimini çalışma saatleri dışında bile kendileri seçer.

3 - Dijital ön görüşme. Müşterinin önceden doldurduğu, şikâyetleri, ilaçları ve kontrendikasyonları kapsayan bir sağlık formu.

4 - Müşteri kaydı. İletişim bilgileri, seans notları ve hizmet geçmişi tek bir yerde.

5 - Kasa ve ödemeler. Doğru bir fiş ve hizmet başına KDV ile iDEAL ya da kartla ödeme.

6 - Otomatik iletişim. Kendiliğinden giden onaylar, hatırlatmalar ve yeniden randevu talepleri.

Bir masaj salonunun örneğin bir kuaför salonundan ayrıldığı yer, sağlık verilerine ve tekrarlanan ziyaretlere verdiği ağırlıktır. İyi bir masaj salonu yazılımı bunu, özel nitelikli kişisel veriler için ayrı ve şifreli bir yerle ve geri gelen müşteriler için çok seanslı kartlar ya da aboneliklerle hesaba katar.

Terapist ve bakım odası başına online randevu

Her masaj salonu yazılımının çekirdeği online takvimdir. Müşteriler web sitene, Google İşletme Profiline ve Instagram biyografine bağladığın bir sayfa üzerinden kendi randevularını alır. Randevuların büyük bir kısmı çalışma saatleri dışında gelir (akşam kanepede, hafta sonunda), tam da telefonu kendin açamadığın zamanlarda.

Terapist başına müsaitlik. Birden fazla terapistle çalışıyorsan her terapistin kendi vardiyası ve kendi hizmetleri vardır. Müşteri belirli bir terapisti ya da "ilk müsait olanı" seçer. Bu, iki terapistin aynı bakım odasını sahiplenmesini önler.

Ayrı bir kaynak olarak bakım odaları. Bir masaj salonunda çoğu zaman odadan daha fazla terapist vardır. Bakım odalarını kendi başına bir kaynak olarak ele alan bir yazılım, bir randevuyu ancak hem bir terapist hem de bir oda boşsa onaylar. Bu mantık olmadan, gerçekte yeri olmayan bir takvimi doldurursun.

Kendi kuralların. Birinin kaç saat önceden, ne kadar ileriye randevu alabileceğine ve yalnızca mevcut müşterilerin randevu alıp alamayacağına sen karar verirsin. Salonnare boş saatleri hizmet süresi artı seanslar arasında ayarlanabilir bir tampona göre hesaplar; böylece not almak ve ortalığı toparlamak için zamanın kalır.

Ön görüşme, sağlık formları ve GDPR uyumlu kasa

Masaj salonu yazılımının sıradan salon yazılımından gerçekten ayrıldığı yer burasıdır. Birine masaj yapmadan önce kontrendikasyon olup olmadığını bilmek istersin: yakın zamanda geçirilmiş ameliyat, kalp-damar sorunları, hamilelik, cilt rahatsızlıkları, ilaç kullanımı ya da masaj yağına alerji. Bu bilgiler GDPR kapsamında özel nitelikli kişisel veridir (madde 9) ve ekstra koruma gerektirir.

Önceden dijital ön görüşme. Randevu alırken müşteriye bir ön görüşme formu gönderilir ve müşteri bunu evde doldurur. Randevuda hemen bir özet görürsün; arşivlenecek ya da kaybolacak dağınık kâğıtlar artık yok.

Şifreli sağlık kasası. Salonnare sağlık notlarını, alerjileri ve cilt rahatsızlıklarını sıradan müşteri notlarından ayrı, şifreli bir kasada (AES-256-GCM) saklar. Bunları yalnızca açık yetkisi olan personel görebilir; personel başına rol tabanlı erişimle (RBAC) kontrol edilir. Veriler AB sunucularında durur.

Onay ve kayıt. Müşterinin onayını kaydedersin ve bir sağlık notu her açıldığında bu kaydedilir. Bir erişim talebi alırsan tam olarak neyin saklandığını gösterebilirsin. Bu yalnızca müşteriye karşı doğru olan değil, aynı zamanda GDPR'ın senden beklediği şeydir.

Sağlık verilerini ciddiye alan bir masaj salonu için bu kasa, sistem seçerken çoğu zaman belirleyici farktır.

Kaporalarla gelmemeleri azaltmak

Takvimdeki boş bir saat bir masaj terapistine anında ciro kaybettirir: artık satamadığın bir saat asla geri gelmez. Kaporalar ve gelmeme ücretleri bunu sınırlamanın en etkili yoludur.

Randevu alırken kapora. Müşterinin online randevu alırken tutarın bir kısmını peşin ödemesini ya da kartını onaylamasını ayarlarsın. Bu, haber vermeden gelmeme isteğini önemli ölçüde azaltır, çünkü ortada bir şey vardır.

Gelmeme ücreti. Biri yine de gelmez ya da çok geç iptal ederse kararlaştırılan ücret otomatik olarak tahsil edilir. Ücreti salonun için sabit bir tutar ya da hizmet fiyatının yüzdesi olarak ayarlarsın; böylece uzun bir derin doku seansı kısa bir sandalye masajından daha ağır basar.

Otomatik hatırlatmalar. Gelmemelerin çoğu basitçe unutulmuş randevulardır. Bir gün önce e-postayla gönderilen bir hatırlatma, kimseyi aramak zorunda kalmadan bunların önemli bir kısmını önler. Salonnare kaporayı, ücreti ve hatırlatmaları birleştirir; böylece takvimin güvenilir şekilde dolu kalır ve boşluklarla kalmazsın.

Kasa ve ödemeler: iDEAL ve kart

Hizmetten sonra hızlı ve doğru şekilde ödeme almak istersin. Takviminle aynı yazılımda bulunan bir kasa (POS) çift işten kurtarır: randevu zaten oradadır, yalnızca hesabı kapatman gerekir.

Yerel ödeme yöntemleri. Hollandalı müşteriler iDEAL ya da kartla ödemeyi tercih eder. Salonnare Mollie üzerinden iDEAL'ı ve Stripe üzerinden kartlı ödemeleri destekler; para doğrudan kendi hesabına gider; yalnızca aşağıdaki platform ücreti kesilir.

Randevu başına pazar yeri komisyonu yok. Pazar yeri tarzı platformların aksine Salonnare randevu başına bir yüzde yerine sabit bir aylık ücret alır; ödeme başına yalnızca %0,5 platform ücreti (min. 0,30 €). Dolu bir takvimde bu bir yılda ciddi bir fark yaratır.

Hizmet başına KDV ve düzgün bir fiş. Masaj terapisi genellikle standart KDV oranına tabidir, ama tıbbi bir muafiyetle (örneğin bir meslek birliği aracılığıyla) %0 oranı geçerli olabilir. Oranı hizmet başına ayarlarsın; fiş bunu doğru ayırır ve günlük rapor oran başına toplar.

Perakende dahil. Masaj yağı, ısı yastıkları ya da hediye çekleri satıyorsan bunları aynı işlemde alırsın ve sistem stoku takip eder.

Müşteri yönetimi ve tekrarlanan ziyaretler

Bir masaj salonu büyük ölçüde geri gelen müşterilerle yürür. Bu yüzden müşteri kaydı ve tekrar özellikleri mevcut müşterilerinden ne kadar ciro elde edeceğini belirler.

Müşteri başına seans notları. Her seanstan sonra neyi tedavi ettiğini kaydedersin: tetik noktaları, derin dokuya tepki, bir dahaki sefere dikkat edilecek noktalar. Bir sonraki ziyarette, müşteriyi bir meslektaşın devralsa bile, o ipi hemen tekrar yakalarsın.

Çok seanslı kartlar ve abonelikler. Tek seans satmak, 10 seanslık bir karttan ya da aylık bir abonelikten daha az öngörülebilir ciro getirir. Salonnare her ziyarette otomatik olarak bir seans düşer ve otomatik ödeme talimatıyla bir aboneliği takvime bağlayabilir; böylece müşteriler her seferinde yeniden ödemek zorunda kalmaz.

Yeniden randevu hatırlatmaları. Kronik şikâyetleri olan müşteriler için sistem doğru anda samimi bir yeniden randevu mesajı gönderir. Bu, sürekli yeni müşteri bulmak zorunda kalmak yerine takvimini mevcut müşterilerle dolu tutar.

Hediye çekleri. Bayram ve yılbaşı dönemlerinde masaj için dijital hediye çekleri popülerdir. Randevu sayfanda görünürler ve kullanıldıklarında bakiye otomatik olarak takip edilir.

Seçerken nelere dikkat etmelisin

Her masaj salonu yazılımı bir masaj salonuna uymaz. Seçmeden önce bu noktaların üzerinden geç.

1 - Sağlık verilerinin ele alınması. Sistemin özel nitelikli kişisel veriler için ayrı, şifreli bir yeri var mı, yoksa her şeyi sıradan notlarla bir araya mı atıyor? Bir masaj salonu için bu, en önemli tek kriterdir.

2 - Fiyat modeli. Sabit bir tutar mı yoksa randevu başına bir yüzde mi ödüyorsun? Çok randevuyla sabit bir aylık ücret neredeyse her zaman daha ucuzdur.

3 - Yerel ödeme yöntemleri. iDEAL çalışıyor mu ve para kendi hesabına mı gidiyor? Yabancı sistemler çoğu zaman iDEAL'ı desteklemez ya da yalnızca ek ücretle destekler.

4 - Bakım odaları ve birden fazla terapist. Odaları ayrı bir kaynak olarak planlayıp terapist başına vardiya oluşturabiliyor musun?

5 - Personel başına yetkiler. Kimin hangi müşteri verilerini görebileceğini ayarlayabiliyor musun? Birden fazla terapistle çalışmaya başladığın anda önemlidir.

6 - Ücretsiz bir başlangıç yolu. Risksiz başlayabiliyor musun? Salonnare'ın kalıcı ücretsiz bir Free planı vardır (0 €, 1 personel, ayda 50 randevu), ardından Starter (29 €) ve Pro (59 €). Böylece ödemeden önce temel işleyişi test edersin; dijital ön görüşme ve online ödemeler Starter planında, kaporalar Pro planında yer alır.

Yerel bir uygulama ve bir web sürümü ile Google, Microsoft, Apple veya Facebook ile giriş (SSO), günlük eşiği daha da düşüren kullanışlı eklerdir.

Sonuç

İyi bir masaj salonu yazılımı idari işleri üzerinden alır, böylece hizmete odaklanabilirsin: terapist ve bakım odası başına online randevu, GDPR uyumlu sağlık kasasıyla dijital bir ön görüşme, gelmemelere karşı kaporalar, iDEAL'lı bir kasa ve takvimini dolu tutan tekrar özellikleri.

Salonnare bunları masaj salonları için randevularında pazar yeri komisyonu olmadan sabit bir aylık ücretle bir araya getirir (ödeme başına yalnızca %0,5 platform ücreti, min. 0,30 €); ciron doğrudan kendi hesabına gider ve verilerin AB sunucularında durur. Masaj salonu yazılımı sayfasında daha fazlasını oku ya da bugün salonnare.com/tr/free adresinden ücretsiz bir hesap oluştur ve salonunu bu hafta kur; kredi kartı gerekmez.

Sıkça sorulan sorular