Kuaför salonunu dijitalleştirmek: çalışan bir işletmeyi bir gün bile kaybetmeden nasıl geçirirsin

Dijitale geçmek yazılım almak değil, işin yapıldığı yeri taşımaktır

Dijital dönüşüm kulağa büyük geliyor, ama bir kuaför salonunda küçük bir şeye indirgenir: bilgiyi kafanda, bir yapışkan notta ya da bir mesaj dizisinde değil, sonradan ihtiyaç duyacağın yerde ortaya çıkarmak. Müşterinin kendisinin aldığı bir randevu, asla başka bir yere kopyalamak zorunda kalmayacağın bir randevudur. KDV oranını zaten bilen bir fiş, çeyrek sonunda asla ayıklamak zorunda kalmayacağın bir fiştir.

Dijitalleşmenin bir satın alma gibi ele alındığında başarısız olmasının sebebi de tam olarak bu. Yazılımı kurmak bir öğleden sonra sürer. Çalışan bir salonu taşımak daha uzun sürer, çünkü bir süre iki sistem yan yana çalışır ve ikisinden hangisinin gerçeğin kaynağı olduğunu bilmen gerekir.

Bu yazının geri kalanı o dönemle ilgili. Yaklaşım hiç değişmez: her seferinde tek bir şeyi taşı, onu hemen esas kaynak yap ve eski sürümü ancak yenisi tam bir hafta çalıştıktan sonra bırak.

Bir envanterle başla: salonun şu anda gerçekte nerede kayıtlı?

Herhangi bir şeyi taşımadan önce işletmenin şu anda nerede yaşadığını yaz. Çoğu kuaför salonunda bu aynı anda beş yerdir; kimsenin tam tabloya sahip olmamasının sebebi de tam olarak bu.

- Takvim. Kâğıt bir defter, bir Google takvimi ya da ikisinin karışımı. Genelde yalnızca senin anladığın kısaltmalarla. - Müşteri bilgileri. Telefonundaki numaralar, kartlardaki boya formülleri, hafızandaki alerjiler. - Kasa. Bir çekmece, bir kart terminali ve bir not defteri ya da takviminden hiç haberi olmayan bir kasa. - Stok. Rafta duranlar, artı açıcı tozunun neredeyse bitmek üzere olduğu hissi. - Mesajlar. WhatsApp, Instagram mesajları, cevapsız aramalar ve "bir dahaki sefere yine aynı saatte" diyen bir müşteri.

Bu beşini listele ve her birini yarın kaybetmenin ne kadar acı vereceğini işaretle. Çoğu kuaför salonunda boya formüllü müşteri kartı en acı verici, stok kayıtları ise en az acı verici olandır. Bu sıra neyi önce dijitalleştireceğine karar vermez, ama neyi en dikkatli taşıyacağına karar verir.

1. hafta: takvim, çünkü diğer her şey ona bağlı

Bugün iyi çalışsa bile her zaman takvimle başla. Bir kuaför salonundaki diğer idari işlerin neredeyse tamamı bir randevuya bağlıdır: fiş, müşteri notu, ciro, hatırlatma. Randevular kâğıtta durduğu sürece bunların her birinin ayrı ayrı yazılması gerekir.

1. haftada randevu yönetimini kur ve üç şey yap:

- Hizmetlerini gerçekte yaptığın şekilde gir, süre ve bekleme süresi dahil. 35 dakika işlem süresi olan bir boya, iki saatlik kesintisiz bir blok değildir; çalışma, bekleme, çalışmadır. Bunu doğru yaparsan sistem bekleme aralığına bir kesim yerleştirebilir. - Çalışma saatlerini ve molalarını ekle, artı bilerek boş tuttuğun günleri. - Online randevuyu ancak haftanın sonunda aç, takvim doğru olduğunda. O andan itibaren müşteriler kendi web siten ve Google kaydın üzerinden randevu alır, sen hiçbir şey yapmazken bir pazar akşamı bile.

İlk hafta kâğıt ajandayı yanında tutarsın, ama yalnızca bir kopya olarak. Gerçeğin kaynağı dijital sistemdir. İkisi de esas kabul edilen iki takvim, çift randevuya giden en hızlı yoldur.

Aynı anda otomatik hatırlatmaları aç. Randevudan hemen sonra bir onay ve bir gün önce bir hatırlatma, gelmemelerin en büyük grubunu yakalar: sadece unutan müşteriler. Uzun hizmetler ya da yeni müşteriler hâlâ boşluklara yol açıyorsa, bunlar için kartla ya da yerel bir ödeme yöntemiyle kapora iste.

2. hafta: her şeyi yeniden yazmadan müşteri kartlarını taşımak

Çoğu salonun takıldığı hafta budur, çünkü yüzlerce kartın elle yeniden yazılması gerektiğini varsayarlar. Gerekmez.

Müşterilerin zaten dijital olarak varsa, bir tabloda, telefonunda ya da başka bir salon paketinde, onları bir içe aktarma dosyasıyla yüklersin. Dosyayı yüklersin, tam olarak neyin içe aktarılacağının önizlemesini görürsün ve ancak ondan sonra onaylarsın. Başka bir salon paketinden geliyorsan Salonnare bir dizi dışa aktarma biçimini tanır; böylece sütunları elle sıralamak yerine mevcut dışa aktarımı kullanabilirsin.

Müşterilerin yalnızca kâğıtta varsa, bunu tek bir akşamda yapma. Önümüzdeki haftalarda her müşteriyi koltuktayken aktar. Sekiz hafta sonra aktif olan herkes elinde olur, geri kalanlar zaten aktif değildi. Hükümetler küçük işletmelerin dijital araçları benimsemesine destek için boşuna fon ayırmıyor: engel neredeyse hiçbir zaman teknoloji değil, geçişin aldığı zamandır.

Taşımanın atlamaman gereken bir kısmı var. Bir boyaya alerjik tepki, ilaç, hamilelik ya da bir saç derisi rahatsızlığı hakkındaki notlar GDPR'ın 9. maddesi kapsamında sağlık verisidir. Sıradan bir not alanına ait değillerdir, bir sohbet dizisine ise hiç ait değillerdir. Salonnare'ın müşteri CRM'inde bunlar sıradan müşteri notlarından ayrı, kendi erişim kuralları ve bir denetim kaydıyla ayrıca şifrelenmiş bir kasada durur. Verilerin Avrupa Birliği içindeki sunucularda saklanır.

Pratik bir nokta: birden fazla koltukla çalışıyorsan her personelin neyi görebileceğine sen karar verirsin. Bir stajyerin takvime ihtiyacı vardır, ciro rakamlarına değil.

3. hafta: kasa, KDV ve stok tek hamlede

Kasa ancak takvim ve müşteri verileri yerine oturduktan sonra gelir. Bu sırayla, çünkü takvimine bağlı bir kasa koltukta kimin olduğunu ve ne yapıldığını zaten bilir. Ayrı bir sistemde ödeme alırsan hepsini yeniden yazarsın.

Bir kez ayarladığın, ardından her fişin doğru olduğu üç şey:

- Hizmet ve ürün bazında KDV oranı. Hizmetler ve perakende ürünler çoğu zaman farklı oranlara tabidir ve ayrımı bir kez kurmak, her çeyrekte yeniden oluşturmaktan çok daha kolaydır. - Ödeme yöntemlerin. Kart ve yerel ödeme yöntemleri kendi Mollie ya da Stripe hesabın üzerinden geçer; böylece para banka hesabına gelir. Yazılım tedarikçine randevu başına komisyon gitmez, yalnızca Salonnare'ın ödeme başına %0,5 (en az 0,30 €) kendi platform ücreti alınır. - [Stok yönetimi](https://salonnare.com/tr/features/stok-yonetimi) bağlantısı. Bir şampuan satarsın ve hemen stoktan düşer. Raf boşalmadan yeniden sipariş vermen gerektiğini görürsün.

Çeyrek sonunda satış verilerini, muhasebe programına yüklediğin ya da muhasebecine ilettiğin bir dosya olarak dışa aktarırsın. Ayrıma dikkat et, çünkü çoğu zaman abartılır: bu bir dışa aktarmadır, muhasebene kendi kendine yazan canlı bir entegrasyon değil. Tek bir gelir kalemi olan bir kuaför salonu için pratikte tam olarak yeterlidir.

Bilerek dijitalleştirmediğin şeyler

Dijitalleşmenin ekstra işe dönüştüğü bir nokta var ve bu nokta çoğu satış konuşmasının ima ettiğinden daha yakın.

Bir hizmetin başındaki danışma bir sohbet olarak kalır. Seninle müşterin arasındaki bir tablet bu sohbeti daha iyi yapmaz. Sohbeti değil, sonucunu kaydet.

Belirli bir saatte belirli bir stilist için bekleme listen çoğu zaman insanları tanımak ve telefonu kaldırmakla ilgilidir. Bir sistem saati boşaltabilir, ama kimi arayacağına dair karar sende kalır.

Boya formüllerini ise dijitalleştirirsin, ama kimsenin yeniden bulamayacağı serbest metin olarak değil. Onları müşteri kartına, o müşteri takviminde göründüğünde baktığın yere koy. Dağınık bir belgedeki formül, bir çekmecedeki karttaki formül kadar bulunamaz.

Salonların yarı yolda vazgeçtiği yerler

Avrupa genelinde kamu kurumları, küçük işletmelerin konumunu güçlendirmek için KOBİ'lerin dijitalleşmesine yoğun yatırım yapıyor; yine de pratikte geçişe başlayan salonların bir kısmı kâğıda geri dönüyor. Neredeyse her zaman şu üç sebepten biriyle.

İki sistem, biri esas kabul edilmeden yan yana çalışıyor. Sonra bir çift randevu olur ve tek bir çift randevudan sonra kimse yeni sisteme bir daha güvenmez. Hangi takvimin doğru olduğuna ilk gün karar ver.

Hizmetler çok kaba girilmiş. Her şeyi "kesim, 45 dakika" olarak girersen online takvimin gerçekle örtüşmeyi bırakır ve yapısal olarak geç kalırsın. Bekleme süresi dahil, her hizmet için gerçekçi süreler belirlemeye zaman ayır.

Maliyet başarınla birlikte büyüyor. Randevu başına yüzde alan bir paket seçersen model tam olarak iyi giden haftaları cezalandırır. Sabit bir aylık ücreti planlayabilirsin; komisyonu planlayamazsın.

Başlamadan önce en azından neye ihtiyacın olduğunu hâlâ çözmeye çalışıyorsan, yeni başlayanlar için akıllı salon yönetimi rehberi temelleri ortaya koyuyor. Bir paketin bir kuaför salonu için özellikle neyi karşılaması gerektiğini görmek için kuaför salonu yazılımı sayfasına bak.

Maliyeti ne ve bu hafta neyle başlamalısın

Bir kuaför salonu için önemli olan yalnızca fiyat değil, fiyatlandırma modelidir. Salonnare'ın üç sabit planı var. Free ayda 0 € tutar ve takvim, müşteri profilleri, online randevu ve kasa dahil olmak üzere bir personel ve ayda 50 randevu için tasarlanmıştır. Starter ayda 29 €, Pro ise ayda 59 € tutar. Randevu başına komisyon yok, yalnızca ödeme başına %0,5 (en az 0,30 €) platform ücreti var; böylece daha dolu bir takvim yazılımını çok daha pahalı hale getirmez.

Tek başına çalışan bir kuaför için bu ücretsiz plan çoğu zaman bir süre çalışmaya ve takvim, müşteri verileri ile kasanın geçişini denemeye yeter (stok yönetimi Starter'dadır). Ayda 50 randevuyu aştığında müşteri verilerini yeniden girmeden üst plana geçersin.

Geri kalanı pratik. Google, Microsoft, Apple ya da Facebook ile giriş yaparsın. İki müşteri arasında bir şeyi güncelleyebilmek için uygulamayı telefonuna kurarsın. Ve başka bir dili tercih eden müşterilere hizmet veriyorsan sistem dokuz dilde çalışır.

Her şeyle birden başlama. Ücretsiz bir hesap oluştur ve bu hafta yalnızca takvimini ve online randevuyu aç. Gerisi yukarıdaki sırayla kendiliğinden gelir.

Kuaför salonunu dijitalleştirme hakkında sık sorulan sorular