Kuaför salonu muhasebe yazılımı: salonunun finanslarını düzende tut
Bir kuaför salonu makas ve saç spreyinden fazlasıyla çalışır. Her hizmetin arkasında bir parça idari iş durur: kaydettiğin ciro, ödediğin KDV, takip ettiğin alım maliyetleri ve işlediğin müşteri verileri. Bunların hepsini ayrı not defterlerinde, tablolarda ve fiş kutularında tutan biri er ya da geç genel bakışı kaybeder - ve muhasebecine ya da vergi idaresine gerekenden fazla öder. Kuaför salonu muhasebe yazılımı tüm finansal akışları tek bir sistemde toplar: ilk randevudan çeyrek raporuna kadar. Bu yazı, salon yazılımının hangi muhasebe işlevlerini içermesi gerektiğini, kasada KDV ayrımının nasıl işlediğini, bir muhasebe dışa aktarımının muhasebecin için ne yaptığını ve doğru yazılımın sana yapısal olarak nasıl zaman kazandırdığını açıklıyor. Önemli: Salonnare bir salon yazılımıdır, bir muhasebe paketi değil. Salonunun içindeki finansal yönetimi - kasa, KDV ayrımı, raporlar ve dışa aktarım - üstlenir ve bununla muhasebecini ya da muhasebe programını besler. Asıl KDV beyannamesi ve yıllık hesaplar sende ve muhasebecinde kalır.
Bir kuaför salonu hangi muhasebe işlevlerine ihtiyaç duyar?
Bir kuaför salonunun finansal yönetimi karmaşık değildir, ama çok yönlüdür. Günlük kasa kapanışları, dönemsel KDV beyannameleri, ürün stok yönetimi ve GDPR kapsamına giren müşteri verileriyle uğraşırsın. İyi bir salon yazılımı tüm bu işlevleri birleştirir.
Günlük ciro kaydı
Her ödemede yazılım şunları kaydeder: tarih, saat, hizmet, personel, ödeme yöntemi ve tutar. Bu bariz gelir, ama birçok kuaför hâlâ ayrı kart okuyucular ve kâğıt bir ajandayla çalışıyor - bu da ciro ile randevuların hiçbir zaman örtüşmediği anlamına gelir. Entegre bir kasa yazılımıyla her işlem doğrudan randevuya bağlanır.
Hizmet ve ürün bazında KDV yönetimi
Hollanda'da kuaförlük hizmetleri %9'luk indirimli KDV oranına tabidir. Sattığın ürünler (şampuan, saç spreyi, aksesuarlar) %21'lik genel orana tabidir. Salonunda ikisini de sunuyorsan, kasa sistemin bu ayrımı otomatik olarak yapmalıdır. Bunu elle yapmak hatalara davetiye çıkarır - ve hatalı bir KDV beyannamesi sandığından daha pahalıya gelir.
Muhasebecin için dönemsel raporlar
Muhasebecin her çeyreğin sonunda cironun, KDV'nin ve maliyetlerinin genel bir görünümüne ihtiyaç duyar. Dışa aktarma işlevi olan bir salon yazılımı bu görünümü bir düğmeye basarak oluşturur - CSV ya da yapılandırılmış bir rapor olarak. Daha az elle iş, daha az hata.
Saç ve güzellik ürünlerinin stok yönetimi
Sattığın her şampuan ya da saç boyası şişesi, hesaplarında bir alım ve satış kaydıdır. Entegre stok yönetimiyle stokta ne olduğunu, alış değerinin ne olduğunu ve neyin satıldığını gerçek zamanlı görürsün - böylece ürün kâr marjını izleyebilirsin.
Müşteri kayıtları ve GDPR
Müşteri verileri de yönetiminin bir parçasıdır. İletişim bilgilerini, hizmet geçmişini ve bazen sağlıkla ilgili bilgileri kaydedersin. Bu sonuncusu GDPR kapsamına girer ve ekstra özen gerektirir. Salon yazılımındaki entegre GDPR araçları bu yasal yükümlülükleri yerine getirmeni sağlar.
Kuaför kasasında KDV ayrımı: indirimli oran ve genel oran
Kuaförler için KDV kuralları göründüğünden daha basittir, ama kasadaki uygulama kritiktir. Hatalı bir KDV ayrımı bir vergi denetiminde ek tarhiyatlara yol açabilir.
Hizmetler: indirimli KDV oranı
Kuaförlük hizmetleri - kesim, yıkama, fön, boya, perma ve saç kaynağı - indirimli KDV oranına (Hollanda'da %9) tabidir. Bu, bir kuaförün sunduğu tüm emek yoğun hizmetler için geçerlidir.
Ürünler: genel KDV oranı
Müşterilere ayrıca satılan ürünler - saç bakım ürünleri, aksesuarlar, saç kurutma makineleri, şekillendirme araçları - kuaför tarafından önerilmiş olsalar bile her zaman genel KDV oranına (Hollanda'da %21) tabidir.
Karma fişler
Birçok kuaför aynı fişte bir hizmeti bir ürün satışıyla birleştirir. Kasan o zaman otomatik olarak iki KDV satırı oluşturmalıdır: biri hizmet için (indirimli oran), biri ürün için (genel oran). Salonnare'da doğru KDV oranını hizmet ve ürün bazında belirlersin. Her ödemede sistem doğru KDV'yi otomatik olarak hesaplar ve rapor orana göre toplamları gösterir.
Üç aylık KDV beyannameleri
KDV mükellefi bir işletme olarak üç ayda bir beyanname verirsin. Hizmetler ve ürünler üzerinden ne kadar KDV tahsil ettiğini, işletme alımları için ne kadar KDV ödediğini (indirilecek KDV) beyan eder ve farkı vergi idaresine ödersin. Salonnare KDV raporu orana göre tahsil ettiğin KDV'yi gösterir; beyannameni hazırlamak için bu rakamları alım faturalarınla birlikte kullanırsın.
Küçük işletme muafiyeti
Yıllık cironun (KDV hariç) 20.000 €'nun altında kalıyorsa küçük işletme muafiyetinden yararlanabilirsin. Bu düzenlemede KDV almazsın ve beyanname vermezsin, ama işletme alımlarındaki KDV'yi de geri alamazsın. Bunun senin durumun için avantajlı olup olmadığına karar vermek için muhasebecine danış.
Finansal yönetiminin kalbi olarak kasa sistemi
Modern bir kasa sistemi kuaför salonu yönetiminin motorudur. Yalnızca ödemeleri kaydetmez - daha sonra raporlar, KDV beyannameleri ve muhasebe denetimleri için ihtiyaç duyacağın tüm bilgileri toplar.
Günlük kasa kapanışı
Her iş gününün sonunda kasayı kapatırsın. Sistem günlük ciroyu ödeme yöntemine (nakit, kart, banka havalesi, kredi kartı), personele ve hizmet kategorisine göre dökümlü gösterir. Bu genel görünüm senin günlük özetindir - vergi idaresinin ciro kaydı için asgari şartı.
Stilist başına personel cirosu
Çalışanların var mı ya da serbest stilistlere koltuk mu kiralıyorsun? O zaman her personelin ne kadar ciro ürettiğini bilmek istersin. Salonnare her işlemi hizmeti yapan personele kaydeder; böylece komisyon hesaplamalarını gerçek ciro rakamlarına dayandırabilirsin.
Banka havalesi ve kart ödemeleri entegre
Salonnare tüm yaygın ödeme yöntemlerine bağlanır. Online randevu alan müşteriler randevu sırasında Stripe ya da Mollie üzerinden ödeme yapabilir: banka havaleleri, kredi kartı ve otomatik ödeme talimatı. Tezgâhta kart ödemeleri Mollie ya da SumUp'tan bağlı bir ödeme terminali üzerinden sorunsuz işler. Ödemelerin doğrudan kendi banka hesabına gelir; Salonnare yalnızca online ödeme başına %0,5 platform ücreti (en az 0,30 €) keser. Randevu sırasında alınan bir kapora ve tezgâhtaki son ödeme ayrı işlemler olarak kaydedilir; böylece muhasebe dışa aktarımında da ayrı ayrı görünürler ve hiçbir şey birleştirilmez ya da iki kez sayılmaz.
Doğrudan kasadan stok yönetimi
Kasada kaydettiğin her ürün satışı o ürünün stok seviyesini otomatik olarak düşürür. Stokta ne olduğunu, devir hızını ve ne zaman yeniden sipariş vermen gerektiğini gerçek zamanlı görürsün. Daha az kaçan satış ve ürün marjı üzerinde daha iyi kontrol.
Muhasebe dışa aktarımı: kasa sisteminden muhasebeciye
Salon yazılımın ile muhasebecin arasındaki bağlantı muhasebe dışa aktarımı üzerinden kurulur. İyi bir dışa aktarım muhasebecine saatlerce iş, sana da yılda yüzlerce euro muhasebe ücreti kazandırır.
Muhasebe dışa aktarımı neleri içerir?
Salonnare'ın CSV dışa aktarımı her işlem için şunları içerir: tarih, saat, işlem türü (hizmet ya da ürün), KDV hariç tutar, KDV tutarı, KDV oranı ve ödeme yöntemi. Dosya, Exact Online, Moneybird ya da e-Boekhouden gibi yaygın muhasebe paketlerine aktarılabilecek şekilde yapılandırılmıştır.
Aylık ya da üç aylık dışa aktarım
Dışa aktarım aralığını kendin seçersin. Çoğu salon sahibi aylık dışa aktarır ve dosyayı muhasebecisine gönderir. Çeyrek sonunda KDV beyannamesi için her zaman güncel bir genel görünüm hazırdır.
Dönem bazında ciro raporu
İşlem dışa aktarımına ek olarak Salonnare gün, hafta, ay ya da çeyrek bazında bir özet rapor sunar. Brüt ciroyu, hizmet başına ciroyu, personel başına ciroyu ve ödeme yöntemi başına ciroyu bir bakışta görürsün. Bu bilgi yalnızca muhasebecin için değil, kendi işletme yönetimin için de faydalıdır.
Harici muhasebe paketleriyle entegrasyon
CSV dışa aktarımı, neredeyse her muhasebe paketiyle çalışması için bilerek genel tasarlanmıştır. Muhasebecin belirli bir yazılım mı kullanıyor? Ona dışa aktarım dosyasını gönder ve içe aktarmasına izin ver. Çoğu muhasebeci bir kutu dolusu dağınık fiş yerine yapılandırılmış bir dosyayı tercih eder.
Müşteri kayıtları, GDPR ve sağlık notları
Bir müşteri veritabanı, bir isim ve telefon numarası listesinden fazlasıdır. Bir kuaför salonunda hizmet geçmişini, boya formüllerini ve bazen sağlıkla ilgili bilgileri de kaydedersin - bu da GDPR yükümlülükleri getirir.
Her müşteri için neleri kaydedersin?
Salonnare'daki eksiksiz bir müşteri kartı şunları içerir: ad ve iletişim bilgileri, randevu geçmişi, hizmet notları (saç tipi, boya formülü), sağlık notları (alerjiler, cilt rahatsızlıkları) ve pazarlama tercihleri. Sağlık notları GDPR kapsamında özel nitelikli veriye girer ve şifreli olarak saklanır.
Yerleşik GDPR uyumu
Salonnare'ın sağlık notları için yerleşik bir GDPR kasası var. Notlar AES-256 şifrelemesiyle saklanır ve yalnızca açık erişim hakkı olan personel tarafından erişilebilir. Rıza yönetimi yerleşiktir: her müşteri için özel nitelikli verilerin saklanmasına onay verip vermediğini kaydedersin.
Saklama politikası ve silme hakkı
GDPR, kişisel verileri gerekenden uzun saklamamanı şart koşar. Salonnare otomatik saklamayı destekler: sağlık notları 12 aylık hareketsizlikten sonra geçici olarak silinir ve bir ek sürenin ardından kalıcı olarak silinir. Müşterilerin senin aracılığınla verilerini görme ya da sildirme hakkı vardır.
Sistem değiştirirken müşteri içe aktarma
Başka bir kasa sisteminden ya da kâğıt bir kart dosyasından mı geliyorsun? Mevcut müşteri verilerini CSV ile kolayca içe aktar. Salonnare'ın, mevcut dışa aktarımındaki sütun adlarını doğru alanlarla eşleştiren yerleşik bir içe aktarma aracı var.
Salonnare bunu şöyle yapar: randevu başına yüzde olmadan tek bir sabit aylık fiyat, artı yalnızca online ya da kartlı ödeme başına %0,5 (en az 0,30 €) platform ücreti; böylece maliyetlerin öngörülebilir kalır. Kalıcı ücretsiz planla başlarsın (1 çalışan ve ayda 50 randevu için 0 €); bunun üzerinde Starter ayda 29 €, Pro ise ayda 59 €. Ödemelerin iDEAL/Mollie ve Stripe üzerinden kendi banka hesabına gelir ve verilerin AB'deki sunucularda barındırılır. Bugün salonnare.com/tr/free adresinden başla - otomatik KDV ayrımlı kasa sistemi, müşteri kayıtları ve GDPR araçları dahil (KDV dışa aktarımı Starter planından itibaren), kredi kartı gerekmez.
Kuaför salonunun finansal yönetimi düzende mi?
Salonnare'ı ücretsiz dene ve kasanı, KDV raporlamanı, ciro raporlarını ve müşteri kayıtlarını tek bir sistemde yönet. GDPR araçları dahil; raporlar ve muhasebe dışa aktarımı Starter planında (29 €) yer alır. Kredi kartı gerekmez.
Ücretsiz başlaSıkça sorulan sorular
Bir kuaför salonuna hangi KDV oranı uygulanır?
Hollanda'da kesim, yıkama, boya ve fön gibi kuaförlük hizmetlerine %9'luk indirimli KDV oranı uygulanır. Ürün satışları (şampuan, saç spreyi, aksesuarlar) %21'lik genel KDV oranına tabidir. Her hizmet ve ürün için doğru oranı saklayan bir kasa sistemi ayrımı otomatik olarak yapar ve KDV raporunda orana göre tahsil edilen KDV'yi gösterir.
Salon kayıtlarımı ne kadar saklamam gerekiyor?
Vergi idaresi 7 yıllık bir saklama süresi şart koşar. Bu, kasa kayıtların, alım faturaların, banka ekstrelerin ve sözleşmelerin için geçerlidir. Salon yazılımı üzerinden dijital kayıtlar arşivlemeyi kâğıt fişlerden çok daha basit hale getirir - sistem bir dışa aktarma işlevi sunduğu sürece her zaman bir arşiv oluşturabilirsin.
Salonnare'ın ciro raporunu KDV beyannamem için kullanabilir miyim?
Evet. Salonnare her çeyrek için KDV oranına göre (indirimli ve genel) toplam ciroyu ve satışlarından tahsil ettiğin KDV'yi gösteren bir KDV raporu oluşturur. Üç aylık KDV beyannameni hazırlamak için bu rakamları alım faturalarınla birlikte kullanırsın.
Muhasebecimle bağlantı nasıl işliyor?
Salonnare işlemlerini her işlem için tarih, tutar, KDV oranı ve ödeme yöntemi içeren yapılandırılmış bir CSV dosyası olarak dışa aktarır. Bu dosyayı muhasebecine gönderirsin ya da Exact Online veya Moneybird gibi bir muhasebe paketine kendin aktarırsın. Dışa aktarım aylık ya da üç aylık oluşturulabilir.
Salonnare müşteri verileri için GDPR'a uyuyor mu?
Evet. Salonnare'ın sağlık notları (alerjiler, cilt rahatsızlıkları) için AES-256 şifrelemeli ve rol tabanlı erişimli yerleşik bir GDPR kasası var. Rıza yönetimi, saklama politikası ve silme hakkı yerleşiktir. GDPR'a uymak için ayrı araçlar satın almana gerek yok.