Güzellik stüdyosu yazılımı: küçük bir stüdyo için eksiksiz 2026 rehberi
Pazar akşamı koltuktasın ve telefonun durmadan titriyor. Bir müşteri randevusunu ertelemek istiyor, bir başkası çarşamba günü hâlâ yerin olup olmadığını soruyor. Bir ya da iki hizmet odası olan bir güzellik stüdyosunda bu küçük bir rahatsızlık değil, tüm akşamın. Bu rehber bir güzellik stüdyosu için yazılımla, özellikle de küçük stüdyoyla ilgili. Gereklilikler beş koltuklu ve resepsiyonda birinin olduğu bir salondan nerede ayrılıyor? Hangi otomasyonun en hızlı karşılığını verdiğini, cilt verilerini GDPR'ı ihlal etmeden nasıl saklayacağını ve bir online ödemeden kesilen tutar dahil tam olarak ne kadara mal olduğunu okuyacaksın.
Bir stüdyonun neden büyük bir salondan farklı gereklilikleri vardır
Bir stüdyoda aynı anda hem resepsiyon, hem uygulayıcı, hem de muhasebesin. Sen cilt bakımı yaparken telefonu kimse açmaz. Bir resepsiyon masası etrafında kurgulanmış yazılım, birinin her zaman ajandaya baktığını varsayar ve bu varsayım senin için düpedüz geçerli değildir.
Bir stüdyonun asıl ihtiyacı, ellerin doluyken çalışmaya devam eden bir sistemdir. Bunun temeli randevu planlama yazılımıdır: her hizmetin ne kadar sürdüğünü, hangi saatlerin boş olduğunu ve molanın ne zaman olduğunu bilir; böylece bir müşteri sen parmağını kıpırdatmadan randevu alabilir.
Ve burada bir saç kesiminde gündeme gelmeyen bir şey var. Bir güzellik stüdyosunda ciltle çalışırsın: peelingler, cilt analizleri, kalıcı makyaj. Bir boya formülünden daha fazla hukuki ağırlık taşıyan bilgiler kaydedersin. Bu yüzden bir paket seçmek yalnızca kolaylık değil, aynı zamanda sorumluluk meselesidir.
Sızıntı 1: telefonunda yaşayan ajanda
Müşteriler yalnızca WhatsApp ya da telefonla randevu alabildiği sürece ajanda sensin. Her randevu üç ya da dört mesaja mal olur: hangi saat uygun, o saat hâlâ boş mu, ne kadar sürüyor. Haftada her biri iki dakikalık yirmi mesaj, asla faturalandırmadığın iyi kırk dakika eder.
Kendi sitende bir randevu widget'ı bu yazışmayı ortadan kaldırır. Müşteri hangi saatlerin boş olduğunu görür ve birini alır. Bu randevuların büyük bir kısmı çalışma saatleri dışında gelir; tam da zaten yanıt veremeyeceğin zamanlarda. Online bir seçenek olmadan o müşteriyi bir geri arama anına itersin ve bir kısmı bir daha geri gelmez.
Randevunun nereye düştüğüne de dikkat et. Bazı sağlayıcılar seni kendi pazar yerlerine yerleştirir; müşterin sana ulaşmadan önce rakiplerin yanından kaydırarak geçer. Kendi alan adında ve Google kaydın üzerinden randevu almak, müşteri ilişkisini sende tutar. Randevu yönetiminin pratikte nasıl göründüğünü özellik sayfasında görebilirsin.
Sızıntı 2: boş kalan saat
Bir gelmeme bir iptalden daha pahalıdır, çünkü o saati artık satamazsın. Bir stüdyoda bu beş koltuklu bir salondan daha ağır vurur: yalnızca bir ya da iki odan var ve kaçırılan doksan dakikalık bir cilt bakımı, günün ilerleyen saatlerinde telafi edebileceğin bir şey değildir.
Otomatik bir hatırlatma bunun büyük bir kısmını ortadan kaldırır. Salonnare'de SMS yerine e-posta ile gider; bu maliyeti düşük tutar ve pratikte aynı derecede iyi çalışır. Zamanlama önemlidir: yirmi dört saat önce genellikle en iyi uzlaşmadır. Biri iptal ederse saati hâlâ doldurabileceğin kadar erken, yeniden unutulmamış olacak kadar geç. Otomatik hatırlatmalar sayfası metni ve zamanlamayı nasıl ayarlayacağını gösteriyor.
Uzun hizmetler ve yeni müşteriler için bir kapora ekle. Müşteri randevu anında tutarın bir kısmını Mollie ya da Stripe üzerinden öder ve bu para doğrudan kendi banka hesabına gider. Bir ödeme tarihine kadar bir aracıda beklemez.
Cilt verileri GDPR'ın 9. maddesine girer
Bir güzellik stüdyosunun çoğu diğer salondan ayrıldığı yer burasıdır. Alerjileri, ilaçları, cilt rahatsızlıklarını ya da bir hamileliği not ediyorsan GDPR'ın 9. maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veri işliyorsun demektir. Buna bir isim ve telefon numarasından daha ağır gereklilikler uygulanır.
Müşteri kaydındaki sıradan bir not alanı bunları karşılamaz. Bu veriler, her çalışanın ya da stajyerin varsayılan olarak görmemesi için kendi erişim yetkileri olan ayrı şifreli bir kasaya aittir. Salonnare'de bu kasa, müşteri başına ayrı onam kaydıyla yerleşiktir ve verilerin AB içindeki sunucularda durur.
Çalışan başına bu yetkiler kendi başına da kullanışlıdır. Kişi başına neyin görünür olacağını belirlersin: bir stajyerin ciro rakamlarını görmesine gerek yoktur ve senden oda kiralayan serbest bir çalışanın müşterilerinin kayıtlarında işi yoktur. Kayıt tarafına daha derinlemesine girmek istersen salonun için müşteri kayıt yazılımı rehberini oku.
Ödeme, KDV ve muhasebe
Gerçekleşmiş bir hizmetin yine de ödenmesi gerekir. Bunu ayrı bir kasada ya da kâğıt bir fiş defterinde yaparsan, çeyreğin sonunda örtüşmeyecek iki ayrı kayıt tutarsın. Ajandana bağlı bir kasa hangi hizmetin verildiğini bilir ve fişi tek bir işlemde hazırlar.
Asıl iş KDV oranlarındadır. Hizmetler ve yeniden sattığın ürünler her zaman aynı orana tabi değildir ve ödeme alırken bu ayrımı yapan bir kasa sana çeyrek başına bir akşamlık ayıklama işi kazandırır. Güzellik sektöründe hangi kasa işlevlerine ihtiyacın olduğu güzellik salonları için kasa sistemi rehberinde ele alınıyor.
Muhasebeni sonradan yeniden yazmak zorunda değilsin. Salonnare'nin ciro verilerini muhasebe programın için bir dosyaya koyan bir dışa aktarma işlevi var. Dışa aktarma kelimesine dikkat et: bu verileri sana uygun olan anda kendin aktarırsın; her şeyi kendiliğinden senkronize eden sürekli, canlı bir entegrasyon değildir.
Maliyeti ne ve bir ödemeden ne kesiliyor
Salonnare'de ayda 0 euro olan Free planla başlarsın: bir çalışan, ayda en fazla 50 randevu. Bu iki hafta sonra biten bir deneme değildir. Stüdyon bunu aşarsa Starter ayda 29 euro, Pro ayda 59 euro ve ajandanı, müşteri kayıtlarını ve ayarlarını korursun.
Komisyon kelimesiyle her karşılaştığında kesin ol, çünkü sağlayıcılar tam burada ayrışır. Salonnare'de platform üzerinden sana ulaşan yeni müşterilerde pazar yeri komisyonu yoktur: bu yüzde 0'dır. Kesilen ise her online ya da kartlı ödemede en az 30 sent olmak üzere yüzde 0,5'lik bir platform ücretidir. 75 euroluk bir hizmette bu 38 senttir. Nakit tahsil edersen o ödeme bunun dışında kalır.
Bu, tüm cironun üzerinden randevu başına bir yüzdeden farklı bir modeldir ve ücretsizle de aynı şey değildir. Bağlanmadan önce kendi stüdyon için hesabı yap: ayda online ödeme sayısı çarpı yüzde 0,5, işlem başına en az 30 sentle. Planları yan yana karşılaştırmak için plan başına fiyatlar sayfasına bak.
Bu hafta nasıl kurarsın
Her şeyi bir anda taşımak zorunda değilsin. En çok alınan beş hizmetinle başla: ad, süre ve fiyat. Süre en önemli alandır, çünkü ajandandaki saatlerin ne kadar büyük olacağını belirler. Gerçekte seksen dakikanı alan bir cilt bakımını altmış dakika olarak girersen günün ikinci müşteriden itibaren gecikir.
Ardından online randevuyu aç ve bağlantıyı Instagram biyografinde ve Google kaydında paylaş. Hemen iki sınır belirle: müşterilerin ne kadar ileriye randevu alabileceği ve randevuya ne kadar yakın zamanda hâlâ alabilecekleri. Bu sınırlar olmadan cumartesi sabahı saat sekizde sana sekizi çeyrek geçe için bir randevu gelir.
Son olarak hatırlatmaları aç ve cilt verileri için kasayı kur. Müşteri listen bu arada dolar: yalnızca geçen yıl gelen müşterileri gir ve geri kalanların bir sonraki randevularında kendiliğinden gelmesine izin ver. Ücretsiz plan üzerinden bugün başlayabilirsin.
Stüdyonu bu hafta online yap
En çok alınan beş hizmetini ajandaya koy, müşterilerin boş bir saati kendileri seçsin ve bir gün önceden otomatik bir hatırlatma gönder. Free plan ayda 0 euro, ayda 50 randevusu olan bir çalışan için tasarlanmıştır ve süresi dolmaz.
Salonnare ile ücretsiz başlaSık sorulan sorular
Güzellik stüdyosu yazılımının aylık maliyeti nedir?
Salonnare'de ücretsiz başlarsın: Free plan ayda 0 euro ve ayda en fazla 50 randevusu olan bir çalışan için tasarlanmıştır. Bunu aşarsan Starter ayda 29 euro, Pro ayda 59 euro. Bu sabit aylık tutarın üstüne her online ya da kartlı ödemede en az 30 sent olmak üzere yüzde 0,5'lik bir platform ücreti vardır. Platform üzerinden gelen yeni müşterilerde pazar yeri komisyonu yoktur: bu yüzde 0'dır.
Bir güzellik stüdyosu için ücretsiz yazılım var mı?
Evet. Salonnare'nin Free planı ayda 0 euro ve on dört günlük bir deneme değil, kalıcıdır. Ayda en fazla 50 randevusu olan bir çalışan için tasarlanmıştır ve online randevuyu, ajandanı ve müşteri kayıtlarını içerir. İşlem başına en az 30 sent olmak üzere yüzde 0,5'lik platform ücreti online ve kartlı ödemelerde geçerlidir. Nakit ödemeler bunun dışında kalır.
Cilt verilerini ve alerjileri GDPR kapsamında nasıl saklarım?
Alerjiler, ilaçlar, cilt rahatsızlıkları ve hamilelik GDPR'ın 9. maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel verilerdir. Sıradan bir not alanına değil, çalışan başına kendi erişim yetkileri ve müşterinin kayıtlı onamıyla ayrı şifreli bir kasaya aittirler. Salonnare'de bu kasa yerleşiktir ve verilerin AB içindeki sunucularda tutulur.
Bir güzellik stüdyosunda kapora nasıl işler?
Kaporalar Pro paketinin parçasıdır. Kendi Mollie ya da Stripe hesabını bağlarsın. Online randevu alırken müşteri tutarın bir kısmını hemen öder ve bu para bir aracı hesaba değil, doğrudan kendi banka hesabına gider. Kaporayı özellikle uzun hizmetler ve yeni müşteriler için aç, çünkü boş bir hizmet odası sana en çok orada mal olur. En az 30 sent olmak üzere yüzde 0,5'lik platform ücreti ödemenin kendisine uygulanır.
Daha sonra ikinci bir oda ya da çalışan eklersem yazılım çalışmaya devam eder mi?
Evet. Ajandanı, müşteri kayıtlarını ya da ayarlarını kaybetmeden Free'den Starter'a ya da Pro'ya geçersin. O andan itibaren çalışan başına neyin görünür olduğunu belirlersin; böylece bir stajyer ya da senden oda kiralayan serbest bir çalışan ciro rakamlarına ya da sağlık verilerine otomatik olarak ulaşamaz. Platform ayrıca dokuz dilde kullanılabilir; bu da uluslararası personelde ya da karma bir müşteri kitlesinde işe yarar.