Güzellik kliniği yazılımı: nelere dikkat etmelisin
Bir güzellik kliniği sıradan bir güzellik salonundan farklı çalışır. Bir salon bakım ve rahatlama etrafında dönerken bir klinik sonuç odaklı, estetik hizmetler etrafında döner: peelingler, mikro iğneleme, cilt iyileştirme, tüy alma ve birkaç seansa yayılan bakım kürleri. Bu, yazılımına daha yüksek talepler getirir: randevuları planlama, müşteri kayıtlarını tutma ve hassas sağlık verilerini ele alma biçimine. Bu rehber, çok seanslı hizmet planlarından sağlık notları için GDPR'a uygun bir kasaya kadar bir güzellik kliniği yazılımının neler yapabilmesi gerektiğini açıklıyor. Ve sınırın nerede olduğu konusunda dürüst: Salonnare, sağlık verileri için şifreli bir kasası (GDPR 9. madde) olan bir salon yazılımıdır, tıbbi kayıt sistemi değildir. Estetik bir kliniğin takvimi, müşteri yönetimi, onam formları, ödemeleri ve raporlaması için tam olarak ihtiyacın olan budur. Resmî tıbbi kayıt tutma için ise hâlâ özel bir sisteme ihtiyacın var.
Güzellik kliniği yazılımı tam olarak nedir?
Kısa yanıt: güzellik kliniği yazılımı, sağlıkla ilgili verilerin güvenli saklanmasına ekstra dikkat ederek estetik bir kliniğin tüm işleyişini (online randevular, müşteri kayıtları, ön görüşme ve onam formları, kaporalı bir kasa ve raporlama) destekleyen bir sistemdir.
Sıradan salon yazılımından farkı üç şeye indirgenir. Birincisi, tek seferlik, tekil randevular yerine birkaç seansa yayılan hizmet planlarıyla çalışırsın.
İkincisi, ayrı ve şifreli saklanması gereken ve ekipteki herkese görünmemesi gereken hassas sağlık verilerini (alerjiler, ilaçlar, cilt rahatsızlıkları, hamilelik) kaydedersin. Üçüncüsü, bir hizmet başlamadan önce onamın kaydedildiğini kanıtlayabilmen gerekir.
Baştan dürüst bir sınır: Salonnare bir elektronik sağlık kaydı (EHR) ya da tıbbi kayıt sistemi değildir. Özel nitelikli kişisel veriler için GDPR 9. madde gerekliliklerini karşılayan bir sağlık verisi kasasına sahip bir salon yazılımıdır.
Kozmetik, tıbbi olmayan hizmetler sunan bir klinik için bu, operasyonel ve idari tarafı tamamen karşılar: planlama, müşteri yönetimi, onam, ödeme ve rakamlarla yönetim.
Yasal olarak resmî bir hasta kaydı gerektiren düzenlenmiş tıbbi bakımla çalışıyorsan, yanında özel bir tıbbi sisteme ihtiyacın olacak. Bu rehber birinci kategoriyle ilgili.
Birden fazla seansa yayılan randevular ve hizmet planları
Bir klinik nadiren tek bir hizmet satar. Örneğin bir cilt iyileştirme kürü sabit aralıklarla altı peelingden oluşan bir seri ya da sekiz seanslık bir tüy alma kürüdür. Yazılımının bu gerçekliği karşılaması gerekir, aksi halde takip randevuları sonunda yine ayrı bir deftere düşer.
Doğru süre ve tamponlarla randevular. Her hizmet kendi süresini ve gerektiğinde sonrasında temizlik veya iyileşme süresini alır. Online takvim müsaitliği bu gerçek süreye göre hesaplar; böylece bir müşteri asla kendisinden önceki hizmetle çakışan bir saati rezerve edemez. Birkaç hizmeti tek bir randevuda birleştirebilirsin; her biri isteğe bağlı olarak farklı bir uygulayıcıya bağlanabilir.
Seriler ve takip randevuları. Sabit bir sıklıkla tekrarlanan hizmetler tek seferde tekrarlayan randevular olarak rezerve edilebilir. Bu, tüm kürü takvimde sabitler ve bir sonraki seansın ne zaman olduğunu bir bakışta gösterir. Yeniden randevu hatırlatması, henüz planlanmamışsa müşterileri takip randevularını almaya otomatik olarak teşvik eder.
Kürleri paket olarak satmak. Birkaç seanslık bir kür için müşterinin önceden ödediği bir paket oluşturabilirsin, örneğin altı hizmetlik bir kür. Her seans kullanıldıkça düşülür; böylece kaç hizmetin hâlâ beklemede olduğunu her zaman görürsün.
Burada yazılımın ne olduğu konusunda gerçekçi ol: Salonnare'da tıbbi protokolleri olan resmî bir "hizmet planı modülü" yoktur. Sunduğu şey, tekrarlayan randevuların, ön ödemeli paketlerin ve tüm geçmişi gösteren eksiksiz bir müşteri kaydının birleşimidir. Bu, bir kürün ilerleyişini dağınık listeler olmadan seanslar boyunca takip etmeni sağlar.
Online takvimin ve randevuların pratikte nasıl çalıştığını gör.
Şifreli bir kasada müşteri kayıtları ve sağlık notları
Bu, bir kliniğin en çok risk taşıdığı nokta ve doğru yazılımın en büyük farkı yarattığı yerdir. Bir güzellik kliniği sağlıkla ilgili verileri işler ve bu GDPR'ın en katı kategorisine girer.
Sıradan müşteri kaydı. Her müşteri için eksiksiz bir profilin var: iletişim bilgileri, randevu geçmişi, kullanılan ürünler, notlar ve hizmet başına öncesi ve sonrası fotoğrafları. Bu, her uygulayıcıya güvenli ve bilinçli bir hizmet için gereken bağlamı verir.
Sağlık verileri için ayrı kasa. Alerjiler, ilaçlar, cilt rahatsızlıkları ve hamilelik sıradan not alanına ait değildir. Salonnare'da bunlar normal müşteri notlarından ayrı, şifrelenmiş ayrı bir kasada durur. İçerik AES-256-GCM ile şifrelenir ve erişim her personel için yönetilir: yalnızca açık izni olanlar sağlık notlarını görebilir.
Bu ayrım, GDPR 9. maddenin özel nitelikli kişisel veriler için tam olarak gerektirdiği şeydir. Kasaya her erişim kaydedilir, veriler AB içinde işlenir ve verilerin süresiz kalmaması için bir saklama süresi uygulanır. Bir klinik için bu bir lüks değil, bir yükümlülüktür ve hassas verilerin ayrılmadan ve korunmadan dolaştığı sıradan bir tabloyla ya da ücretsiz bir takvim uygulamasıyla çalışmamak için güçlü bir nedendir.
Yine dürüstçe: bu, sağlık notları için GDPR'a uygun bir kasadır, teşhisleri ve hizmet protokolleri olan eksiksiz bir tıbbi kayıt değildir. Her müşteri için ön görüşmeyi, alerjileri, onamı ve dikkat edilecek noktaları kaydetmek için mükemmeldir; düzenlenmiş tıbbi belgeleme için tasarlanmamıştır.
Ön görüşme ve onam formları
Estetik bir hizmetten önce herhangi bir kontrendikasyon olup olmadığını önceden bilmek ve kanıtlanabilir bir onam almak istersin. Bir klasörde kaybolan kâğıt bir form en zayıf halkadır: izlenemez, korunmaz ve doğru müşteriye bağlı değildir.
Önceden dijital ön görüşme. Dijital ön görüşme formlarıyla müşterinin ilgili olanı önceden doldurmasını sağlarsın: alerjiler, ilaç kullanımı, cilt durumu, önceki hizmetler ve beklentiler. Müşteri bunu evde bir linkle ya da tezgâhta bir tablette yapabilir. Yanıtlar doğrudan müşteri kartına düşer ve sağlıkla ilgili yanıtlar açık bir not alanı yerine şifreli kasaya girer.
Hizmetten önce onamı kaydetmek. Bir onam formu, müşterinin hizmet hakkında bilgilendirildiğini ve kabul ettiğini kaydeder. Ön görüşme ve onam dijital olarak ve zaman damgasıyla saklandığı için neyin kararlaştırıldığını sonradan her zaman gösterebilirsin; bir gün bir şikâyet ya da anlaşmazlık çıkarsa önemlidir.
Hizmete göre farklı. Bir mikro iğneleme ön görüşmesi, basit bir yüz bakımından farklı sorular gerektirir. Hizmet türüne göre yapılandırabildiğin formlar, müşterileri ilgisiz sorularla rahatsız etmeni ya da önemli bir kontrendikasyonu kaçırmanı önler. Bunları nasıl kuracağını öğrenmek için dijital ön görüşme formlarına bak.
Kasa, kaporalar ve ödemeler
Klinikler genellikle ortalama bir salondan daha yüksek hizmet fiyatlarına ve daha uzun zaman dilimlerine sahiptir. Bu yüzden bir gelmeme daha pahalıya mal olur: pahalı bir koltukta boş bir saat doğrudan bir kayıptır. Bu, ödeme tarafını burada her yerden daha önemli kılar.
Kaporalar ve gelmeme ücretleri. Online randevu alırken zorunlu bir kapora (Pro) ya da bir gelmemede veya geç iptalde otomatik olarak tahsil edilen bir gelmeme ücreti (Starter planından itibaren) belirleyebilirsin. Bunu hizmet türüne göre ayarlayabilirsin; böylece pahalı bir kür kısa bir hizmetten daha yüksek bir kapora gerektirir. Bu aynı zamanda ciddi olmayan randevuları da ayıklar.
Hizmetler ve ürünlerle ödeme. Bir klinikteki bir hesap çoğu zaman bir kombinasyon içerir: bir hizmet artı bir evde bakım ürünü. Kasa bu kombinasyonları tek bir işlemde işler, KDV'yi otomatik olarak ayırır ve doğru bir fiş üretir.
Kendi hesabına ödemeler. Salonnare Mollie ve Stripe üzerinden iDEAL, Bancontact, kart ve nakit ile çalışır ve bu ödemeler doğrudan kendi banka hesabına gelir. Seninle paran arasında onu bekleten bir aracı yoktur; yalnızca online ödeme başına Salonnare'ın kendi platform ücreti olan %0,5 (min. 0,30 €) vardır. Sabit, şeffaf bir aylık fiyat ödersin; randevuların için pazar yeri komisyonu yok. Ayrıntılar için online ödemeler ve kaporalara bak.
Raporlama ve içgörü
Bir klinikte rakamlarla yönetmek yan bir konu değildir. Hangi hizmetlerin kârlı olduğunu, hangi uygulayıcının ne kadar ciro getirdiğini ve müşterilerinin takip seanslarına ne kadar iyi geri döndüğünü bilmek istersin.
Hizmet ve uygulayıcı başına ciro. Raporlar cironu gün, hafta, ay veya çeyrek bazında, hizmete, personele ve ödeme yöntemine göre ayrılmış olarak gösterir. Böylece hangi hizmetlerin cironu taşıdığını ve hangilerinin esas olarak zaman tükettiğini görürsün.
Doluluk ve tekrar ziyaretler. Bir klinik için müşteri başına geri dönüş önemli bir göstergedir: birinci seanstan sonra biri gerçekten takip randevusunu alıyor mu? Tekrar ziyaretlere ilişkin rakamlar ve yeniden randevu hatırlatması, kürün tek bir seanstan sonra yarıda kalmasına izin vermek yerine tamamlanmasına yardımcı olur.
Hizmet başına marj. Ürün kullanımını ve harcanan zamanı hesaba katarak hizmet başına gerçek marjının bir resmini elde edersin; içgüdün değil, bir rakam. Bu, daha iyi fiyatların ve daha akıllı bir hizmet menüsünün temelidir. Standart olarak hangi özetlerin mevcut olduğunu görmek için raporlama ve panellere bak.
Seçerken nelere dikkat etmelisin
Kendine "klinik yazılımı" diyen her paket AB'deki estetik bir kliniğe uymaz. Seçerken bu noktaların üzerinden geç.
Sağlık verilerinin ele alınması. Sistem hassas verileri, personel bazında erişimle (RBAC) şifreli ve ayrı olarak saklayabiliyor mu ve bu GDPR 9. maddeyi karşılıyor mu? Sıradan bir not ya da etiket yeterli değildir.
Kaporalar ve gelmeme politikası. Hizmet türüne göre bir kapora ya da gelmeme ücreti belirleyebiliyor musun? Pahalı, uzun hizmetler için bu vazgeçilmezdir.
Hizmet planları ve paketler. Sistem tekrarlayan randevuları ve ön ödemeli kürleri destekliyor mu ve müşteri başına ilerlemeyi görebiliyor musun?
AB'de veri işleme ve kendi ödeme hesabın. Verilerin AB içinde mi işleniyor ve ödemeler randevu başına pazar yeri komisyonu olmadan (yalnızca online ödeme başına %0,5, min. 0,30 € platform ücreti) kendi hesabına mı geliyor?
Şeffaf fiyatlandırma ve diller. Sabit bir aylık fiyat, her randevudan alınan bir yüzdeden daha öngörülebilirdir. Ve uluslararası bir ekiple ya da müşterilerle çalışıyorsan çok dilli destek (Salonnare 9 dilde çalışır) pratik bir artıdır.
Tıbbi sınır konusunda dürüstlük. Salon yazılımlarının eksiksiz bir tıbbi kayıt olduğunu ima eden sağlayıcılara karşı eleştirel ol. Salonnare kendini bilinçli olarak tıbbi kayıt sistemi olarak değil, estetik kliniklere uygun, GDPR kasalı bir salon yazılımı olarak konumlandırır. Bu netlik yanlış beklentileri önler. Daha geniş işlevsellik konusunda hâlâ emin değil misin? Güzellik salonun için yazılım hakkında daha fazlasını oku.
Sonuç: bir kliniğe uyan yazılımı seç
Bir güzellik kliniği yazılımdan ortalama bir salondan daha fazlasını ister: birden fazla seansa yayılan hizmetler, şifreli ve ayrı saklanması gereken hassas sağlık verileri, önceden kanıtlanabilir onam ve pahalı gelmemeleri yakalayan bir ödeme süreci. Doğru yazılım bunu tek bir sistemde bir araya getirir; böylece yönetimini dağınık araçlara ve kâğıt klasörlere yaymazsın.
Salonnare bu operasyonel ve idari tarafı; şifreli bir sağlık verisi kasası (GDPR 9. madde), personel bazında yetkiler, AB'de veri işleme, gelmemelere karşı kaporalar, kendi hesabına ödemeler ve pazar yeri komisyonu olmayan sabit bir aylık fiyatla (artı online ödeme başına %0,5 platform ücreti, en az 0,30 €) tamamen karşılar.
Dürüst kısım yine geçerli: bu bir salon yazılımıdır, tıbbi kayıt sistemi değildir; düzenlenmiş tıbbi belgeleme için özel bir sisteme ihtiyacın var. Estetik bir kliniğin takvimi, müşteri kayıtları, onamı ve kasası için ise tam olarak aradığın şeydir.
Ücretsiz başlarsın: Free paket 0 €'dur (1 personel, ayda 50 randevu), Starter ayda 29 € ve Pro ayda 59 €'dur. salonnare.com/free adresinden ücretsiz bir hesap oluştur ve ilk hizmetlerini ve müşteri kayıtlarını kur (ön görüşme formları Starter planından itibaren dahildir); başlamak için kredi kartına ihtiyacın yok.
Sıkça sorulan sorular
Salonnare bir tıbbi kayıt sistemi ya da EHR mi?
Hayır. Salonnare, GDPR 9. maddeyi karşılayan, sağlık verileri için şifreli bir kasası olan bir salon yazılımıdır; bir elektronik sağlık kaydı (EHR) ya da tıbbi kayıt sistemi değildir. Kozmetik, tıbbi olmayan hizmetler sunan estetik bir kliniğe çok uygundur: her müşteri için ön görüşmeyi, alerjileri, onamı ve dikkat edilecek noktaları güvenle kaydedersin. Resmî bir hasta kaydı olan düzenlenmiş tıbbi bakım için yanında özel bir tıbbi sisteme ihtiyacın olacak.
Birden fazla seanslı hizmet planları tutabilir miyim?
Evet, resmî bir hizmet planı modülü olmasa da pratikte tutabilirsin. Bir dizi takip randevusunu tek seferde rezerve eder, bir kürü seans başına düşülen ön ödemeli bir paket olarak satar ve ilerlemeyi müşteri kartındaki tüm geçmiş üzerinden takip edersin. Yeniden randevu hatırlatması müşterileri takip seanslarını planlamaya otomatik olarak teşvik eder; böylece bir kür sonuna kadar tamamlanır.
Sağlık notları ne kadar güvenli saklanıyor?
Sağlık notları sıradan müşteri notlarından ayrı, kendi kasasında durur. İçerik AES-256-GCM ile şifrelenir, erişim personel bazında yönetilir (yalnızca açık izni olanlar notları görür), her erişim kaydedilir ve veriler AB içinde işlenir. Ayrıca bir saklama süresi uygulanır. Bu yapı, özel nitelikli kişisel veriler için GDPR 9. madde gereklilikleri etrafında kurulmuştur.
Pahalı hizmetler için kapora isteyebilir miyim?
Evet. Hizmet türüne göre, online randevu sırasında yetkilendirilen ve bir gelmemede veya geç iptalde otomatik olarak tahsil edilen zorunlu bir kapora (Pro) ya da bir gelmeme ücreti (Starter planından itibaren) belirleyebilirsin. Uzun, pahalı zaman dilimleri olan bir klinik için bu önemlidir: orada bir gelmeme kısa bir randevudan daha pahalıya mal olur. Ödemeler iDEAL, Bancontact, kart ve nakit ile yapılır ve doğrudan kendi banka hesabına gelir.
Neye mal olur ve nasıl başlarım?
Salonnare'ın kalıcı ücretsiz bir Free paketi (0 €, 1 personel, ayda 50 randevu), ayda 29 € ile Starter ve ayda 59 € ile Pro paketi var; randevuların için pazar yeri komisyonu olmayan sabit bir fiyat (artı online ödeme başına %0,5 platform ücreti, en az 0,30 €). salonnare.com/free adresinden ücretsiz bir hesap oluşturarak, hizmetlerini ve müşteri kayıtlarını kurarak ve Starter planından itibaren ön görüşme formlarını yapılandırarak başlarsın. Başlamak için kredi kartı gerekmez.