Vantagens de um sistema de caixa digital: o que muda em cada tarefa do teu salão

Conta tarefas, não funcionalidades

Um ponto de venda é literalmente o ponto onde uma venda é concluída. Num salão, é mais do que registar um valor: verificas o que a cliente fez, acrescentas um produto se for preciso, escolhes o método de pagamento e garantes que a venda pode ser encontrada mais tarde. Com uma caixa registadora ou só um terminal de pagamento, parte disto é feito à mão.

A forma mais honesta de avaliar as vantagens de um sistema de caixa digital é, por isso, contar. Pega numa terça-feira normal e faz um traço sempre que voltas a escrever alguma coisa, a procuras num caderno ou tens de a resolver mais tarde. Esses traços são o que uma caixa digital pode eliminar. O que sobra continua simplesmente a ser trabalho.

A seguir percorremos seis momentos. Em cada um vês o que é feito à mão e o que uma caixa ligada à tua agenda faz de diferente. Se primeiro quiseres saber como escolher um sistema, lê o guia para escolher um sistema de caixa.

1. O talão começa na marcação

Com uma caixa registadora, cada talão começa vazio. Vês na agenda o que a cliente fez, procuras o preço e registas o valor. Com um serviço combinado ou um produto extra, é exatamente nesse momento que algo fica esquecido ou é registado duas vezes.

No Salonnare abres a caixa a partir da própria marcação. Os serviços dessa marcação já estão no talão, com o preço da tua lista de serviços, e o talão fica associado a essa cliente e a essa visita. Só acrescentas o que veio a mais, como um champô para casa.

A cobrança em duplicado é assinalada. Se acrescentares ao talão, à parte, um serviço que já faz parte da marcação, a caixa pergunta se queres mesmo cobrá-lo duas vezes. Parece pouco, mas com uma caixa registadora é um erro que só notas quando a cliente vê o extrato em casa.

2. A caixa calcula o IVA e o troco

Serviços e produtos podem ter taxas de IVA diferentes. À mão, isso significa uma conta ou uma estimativa no fim do trimestre. Uma caixa digital coloca a taxa em cada linha do talão e soma-a por taxa, para que o teu talão e a tua contabilidade digam o mesmo. Como é um talão conforme com o IVA e durante quanto tempo o guardar, lês no artigo sobre um sistema de cobrança conforme com o IVA.

O numerário é arredondado a 5 cêntimos. A caixa calcula ela própria o valor arredondado, por isso não tens de pensar na diferença em cada pagamento em numerário.

O talão pode ser enviado por e-mail à cliente. Sem rolos de papel a acabar, e a cliente encontra-o se quiser trocar um produto.

3. Um erro corrige-se com uma nota de crédito, não com uma borracha

Um valor mal escrito num caderno risca-se. Isso funciona até o contabilista perguntar porque é que a faturação do dia não bate certo com os pagamentos com cartão. Numa caixa digital, um talão pago fica onde está. Se for preciso devolver dinheiro, crias ao lado uma nota de crédito com linhas negativas. Assim vês as duas coisas: o que foi vendido primeiro e o que foi devolvido depois, e a faturação de um período já fechado não muda a posteriori.

Um pagamento sem talão salta à vista. Se entrar um pagamento via Mollie ou Stripe que não pertence a nenhum talão, o Salonnare assinala-o para que o possas associar ao talão certo. Só com um terminal de pagamento, uma diferença destas só a descobres ao contar.

No histórico de talões filtras por data, método de pagamento e estado (pago, em aberto, reembolsado ou nota de crédito). A pergunta "a senhora Jansen chegou a pagar aquele sérum no mês passado?" resolve-se com uns cliques.

4. O stock acompanha

Se vendes produtos, o stock é o segundo caderno ao lado da caixa. Cada venda tem de ser riscada também lá, e num sábado cheio isso simplesmente não acontece.

Com a gestão de stock (a partir do plano Starter), uma venda na caixa abate o produto de imediato. Se uma venda deixasse o stock abaixo de zero, a caixa avisa, e quando o stock está baixo recebes uma notificação na app. Contar a prateleira continua a ser necessário, mas contas para verificar e não para pôr em dia. Como organizar isso está no artigo sobre uma caixa com gestão de stock.

5. Quem pode fazer o quê na caixa

Se trabalhas com várias pessoas, não queres que toda a gente possa reembolsar talões. Com uma caixa registadora resolves isso com confiança ou com uma chave. No Salonnare defines, para cada pessoa da equipa, se alguém pode apenas ver a caixa ou também editá-la. Assim uma colega pode cobrar, enquanto os reembolsos e as correções ficam contigo.

Como um talão que nasce da agenda fica associado à cliente e à visita, também o encontras mais tarde a partir da ficha dessa cliente. Não é desconfiança: torna simplesmente rápido responder a uma pergunta sobre um talão.

6. Fechar o dia e servir o teu contabilista

No fim do dia, com uma caixa registadora, contas a gaveta, somas os talões do terminal e anotas o total. No contabilista, a escrita volta a começar.

Com os relatórios (a partir do Starter) vês o resumo do dia com a faturação por pessoa da equipa e por método de pagamento, com as gorjetas à parte. A exportação contabilística cria ficheiros para Moneybird, e-Boekhouden e Exact Online. É uma exportação e não uma ligação em tempo real: transferes os dados e continuas a tratá-los no teu programa de contabilidade. Como fechar o dia passo a passo lês no artigo sobre o fecho do dia na caixa.

O que uma caixa digital não faz por ti

Uma imagem honesta também faz parte. Uma caixa digital não conta a gaveta do numerário: contar o dinheiro e compará-lo com os recebimentos em numerário continua a ser uma tarefa tua. O Salonnare também não tem uma função à parte para um fundo de caixa inicial ou uma sessão de caixa, por isso anotas tu própria o troco no início do dia.

A caixa também não substitui a tua contabilidade. Fornece dados limpos e completos, mas as declarações e as contas anuais são feitas por ti ou pelo teu contabilista num programa de contabilidade.

E o software não resolve acordos pouco claros. Combina com a tua equipa quando é que um talão é fechado e quem faz os reembolsos. Depois, a caixa torna esses acordos fáceis de seguir.

Quanto custa e como testar durante uma semana

Cobrar em numerário e com cartão já faz parte do plano gratuito do Salonnare: o Free custa 0 € por mês, para 1 pessoa da equipa e 50 marcações por mês. O Starter custa 29 € por mês e acrescenta, entre outras coisas, gestão de stock, relatórios, a exportação contabilística e pagamentos online. O Pro custa 59 € por mês. Em cada pagamento online ou com cartão aplica-se uma taxa de transação de 0,5%, com um mínimo de 0,30 €. A comissão de marketplace sobre clientes novos é de 0 €. Os pagamentos via Mollie ou Stripe chegam à tua própria conta. Todos os planos estão na página de preços.

Como testar. Na primeira semana, introduz a tua lista de serviços com preços e taxa de IVA e cobra durante um dia inteiro cada marcação a partir da agenda. Mantém ao lado a tua folha de traços do início. No fim da semana, conta quantos traços sobram e onde estão. Isso diz-te mais do que qualquer lista de funcionalidades. Mais sobre a caixa na página do sistema de caixa do Salonnare.

Pronta para contar? Começa grátis com o Salonnare e cobra a tua primeira marcação a partir da agenda.

Perguntas frequentes