Software de salão para cabeleireiros independentes: gestão sem trabalho à noite
O último cliente saiu, as escovas estão limpas, e começa a segunda metade do teu dia: contar recibos, responder a mensagens e lidar com o buraco desta tarde em que alguém não apareceu. Como cabeleireiro independente és ao mesmo tempo a agenda, a caixa e a contabilidade. Este artigo não é sobre teres mais disciplina. É sobre o momento: que papelada aparece em que altura, e quanto dela o teu software de salão consegue apanhar logo ali.
Porque é que a papelada só tem vez à noite
Para a maioria dos cabeleireiros que trabalham sozinhos, a papelada não é uma questão de não querer. É uma questão de não conseguir, precisamente quando ela aparece. Um cliente quer mudar a marcação enquanto estás a fazer um brushing. Alguém paga em dinheiro enquanto o seguinte entra. Uma fórmula de coloração muda a meio. Cada um desses momentos gera um pedaço de administração do negócio, e cada um chega quando tens as mãos ocupadas.
Por isso vais empurrando. Para o fim do dia, para domingo à noite, para a semana antes da declaração. O chato não é nunca acontecer, é que depois leva o dobro do tempo: primeiro tens de te lembrar do que aconteceu antes de o conseguires registar.
É exatamente essa lacuna que um software de salão para cabeleireiros independentes fecha. Não tornando a tua gestão mais rápida, mas deixando-a surgir no próprio momento, enquanto continuas simplesmente a trabalhar.
A gestão de um cabeleireiro sozinho anda a três velocidades
Ajuda deixares de ver a tua gestão como uma única pilha e passares a vê-la como três ritmos que correm separados. Quem trabalha em gestão de pequenas empresas chega sempre à mesma divisão: o que tem de ser registado todos os dias, o que se planeia todas as semanas e o que se reporta a cada trimestre.
- Todos os dias: a marcação que é feita ou mudada, o pagamento que entra, a fórmula de coloração e os produtos que usaste. - Todas as semanas: a tua agenda para as próximas semanas, os lembretes que têm de sair, o teu stock e os clientes que não vêm há algum tempo. - Todos os trimestres: a tua faturação dividida por taxa de IVA, os teus custos e a entrega ao teu contabilista.
Só a primeira linha é verdadeiramente urgente. Regista-a no momento e a ronda semanal passa a ser uma questão de olhar, enquanto a ronda trimestral passa a ser uma questão de exportar. Salta essa primeira linha e tens de a reconstruir mais tarde. É aí que se vão as noites.
Faz da agenda o ponto de partida da tua gestão
A maior parte da gestão de um cabeleireiro começa com uma marcação. Enquanto ela só existir na tua cabeça, numa mensagem ou num papel, ainda tens de a passar para algum lado depois. Põe-na diretamente na tua gestão de marcações e esse passo desaparece.
Passa as tuas marcações para online e é o cliente que introduz os dados por ti. Escolhe um serviço, vê que horários estão livres e marca num domingo à noite enquanto tu não estás a fazer nada. Também ficas contactável nos momentos em que tens as mãos ocupadas, e para um negócio de uma pessoa só é essa a diferença entre uma marcação perdida e uma marcação feita. Os clientes podem marcar através do teu próprio site e da tua presença no Google.
A partir daí, o resto vem atrás:
- A confirmação sai de imediato, com data, hora, serviço e preço. Poupa uma mensagem de ida e uma de volta. - Um [lembrete automático](https://salonnare.com/pt/features/lembretes-automaticos) por email, na véspera, apanha os clientes que simplesmente se esqueceram. Nas faltas, é de longe o maior grupo. - Um sinal na marcação trava a maioria dos restantes. Passa por iDEAL ou cartão, via Mollie ou Stripe, diretamente para a tua própria conta bancária. Nenhuma comissão por marcação vai para o teu fornecedor de software, apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento.
Não ponhas esse sinal em tudo por defeito. Para um cabeleireiro independente funciona melhor pedi-lo só em tratamentos longos e a clientes novos, e indicar claramente o prazo de cancelamento na confirmação. Um cliente que conhece as regras à partida cancela mais cedo, e um cancelamento que chega a tempo não é um buraco, é um horário que ainda podes preencher.
Cobra a taxa de IVA certa logo no recibo
O segundo momento em que surge papelada é no pagamento. Faz isso com uma gaveta de dinheiro solta ou com um pedido de pagamento e acabas, no fim do trimestre, com uma pilha de valores que ainda tem de ser separada.
Cobra numa caixa ligada à tua agenda e a separação já está feita. As taxas variam por país: nos Países Baixos, os serviços de cabeleireiro como cortar, colorir e fazer brushing estão sujeitos à taxa reduzida de 9%, enquanto os produtos vendidos ao balcão estão sujeitos a 21%. Defines uma vez, por serviço e por produto, a taxa que se aplica a ti, e a partir daí todos os recibos estão certos.
Vendes um champô ou um produto de styling e ele sai logo do teu stock. Vês que tens de encomendar antes de a prateleira ficar vazia, e no fim do trimestre sabes o que foi realmente vendido sem contares à mão.
Se quiseres saber a que estar atento ao escolher uma caixa, o guia sobre como escolher um sistema de caixa para o teu salão aprofunda isso.
Da caixa para o contabilista: exportar em vez de reescrever
No fim do mês ou do trimestre queres uma coisa: entregar tudo de uma vez. Fazes isso com uma exportação da tua caixa, um ficheiro que importas no Moneybird ou no e-Boekhouden ou que simplesmente reencaminhas.
Atenção à distinção, porque muitas vezes é apresentada como maior do que é: trata-se de uma exportação, não de uma integração em tempo real que escreve sozinha na tua contabilidade. Para um cabeleireiro independente com uma única fonte de receita, na prática isso chega perfeitamente, e poupa-te a noite passada a reescrever recibos.
O que tens de guardar e durante quanto tempo é independente do teu software. O artigo sobre o que um cabeleireiro por conta própria tem de registar trata disso com mais detalhe.
Dados de clientes num negócio de uma pessoa: o que conta realmente
Como cabeleireiro independente registas mais do que nomes e marcações. Uma reação a uma tinta, uma alergia, uma gravidez ou um problema no couro cabeludo são dados de saúde, e estão abrangidos pelo artigo 9.º do RGPD. Não pertencem a um campo de notas solto, a uma conversa de chat nem a um caderno na gaveta.
No Salonnare essa informação fica num cofre encriptado à parte, separado das notas normais do cliente, com regras de acesso próprias e um registo de auditoria. Os teus dados ficam guardados em servidores dentro da União Europeia.
Na prática, também te poupa trabalho. A fórmula de coloração anterior, os produtos usados e as notas da última vez estão à tua frente assim que o cliente aparece na agenda, em vez de teres de perguntar tudo outra vez. Entras com Google, Microsoft, Apple ou Facebook, e instalas a app no telemóvel para poderes atualizar alguma coisa entre dois clientes.
Quanto custa um software de salão para cabeleireiros independentes
Para um negócio de uma pessoa, o preço funciona de forma diferente do de um salão com cinco cadeiras. Um valor mensal fixo é algo que consegues planear; uma percentagem por marcação castiga precisamente as semanas que correm bem.
O Salonnare tem três planos fixos. O Free custa 0 € por mês e foi pensado para um profissional e 50 marcações por mês, incluindo a agenda, as fichas de clientes, as marcações online e a caixa. O Starter custa 29 € por mês e o Pro 59 € por mês. Não há comissão por marcação, apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento, por isso uma agenda mais cheia não torna o teu software muito mais caro.
Para muitos cabeleireiros independentes, esse plano gratuito chega para trabalhar durante algum tempo. Passa das 50 marcações por mês e sobes de plano sem voltares a introduzir os dados dos clientes.
Se quiseres primeiro pôr o Salonnare lado a lado com outros programas, usa o guia sobre como comparar software para salões. Se preferires simplesmente começar: cria uma conta gratuita e ativa as marcações online como primeiro passo esta semana.
Ativa uma coisa esta semana
Começa com o plano gratuito para sempre a 0 € por mês: deixa os clientes marcarem online sozinhos, deixa as confirmações e os lembretes saírem sozinhos e vê quanto ainda sobra para a noite. Sem comissão por marcação (apenas uma taxa de plataforma de 0,5%, mín. 0,30 €, por pagamento) e sem contrato anual.
Começar grátisPerguntas frequentes sobre software de salão para cabeleireiros independentes
Que software de salão serve a um cabeleireiro independente que está a começar?
Começa pelo que usas todos os dias: uma agenda, marcações online e uma caixa. Tudo o resto fica para mais tarde. O plano gratuito do Salonnare custa 0 € por mês e foi feito para um profissional e 50 marcações por mês, incluindo a agenda, as fichas de clientes, as marcações online e a caixa. Assim trabalhas sem custos fixos e só passas para o Starter, a 29 € por mês, quando a tua agenda ultrapassar esse limite.
Como configuro o IVA na minha caixa como cabeleireiro?
Defines a taxa uma vez por serviço e por produto, e a partir daí cada recibo é separado corretamente. As taxas variam por país. Nos Países Baixos, por exemplo, os serviços de cabeleireiro estão sujeitos à taxa reduzida de 9%, enquanto os produtos vendidos ao balcão estão sujeitos a 21%. Confirma com o teu contabilista ou com a autoridade tributária que taxas se aplicam no teu país, introdu-las uma vez e deixa a caixa fazer a separação.
Como evito faltas quando trabalho sozinho?
Ativa primeiro o lembrete automático, na véspera da marcação, por email. Isso apanha o maior grupo: clientes que simplesmente se esqueceram. Se continuar a haver desistências, pede um sinal em tratamentos longos e a clientes novos. Passa por iDEAL ou cartão, via Mollie ou Stripe, e entra na tua própria conta bancária. Indica o prazo de cancelamento na confirmação e os clientes passam a cancelar mais cedo, para ainda conseguires preencher a hora.
Posso entregar a gestão do salão ao meu contabilista sem reescrever tudo?
Sim. Exportas os teus dados de vendas da caixa num ficheiro que importas no Moneybird ou no e-Boekhouden ou que reencaminhas ao teu contabilista. A faturação já vem separada por taxa de IVA, por isso não tens de voltar a percorrer os recibos. É uma exportação, não uma integração em tempo real que escreve sozinha na tua contabilidade, e para um negócio de uma pessoa só isso chega na prática.
Onde guardo dados sensíveis de clientes, como alergias?
Não num campo de notas comum, e muito menos numa conversa de chat. Os dados sobre alergias, medicação, gravidez ou problemas no couro cabeludo contam como dados de saúde ao abrigo do artigo 9.º do RGPD e precisam de proteção reforçada. O Salonnare guarda-os num cofre encriptado à parte, separado das notas normais do cliente e com regras de acesso próprias, em servidores dentro da União Europeia.