Gestão para cabeleireiros independentes: tudo o que tens de registar quando trabalhas por conta própria

Que registos tem de guardar um cabeleireiro por conta própria?

Como cabeleireiro em nome individual tens a obrigação legal de manter registos adequados. As autoridades tributárias na Europa exigem, de forma geral, que os registos financeiros sejam guardados durante sete anos. Na prática, isso resume-se a algumas categorias concretas.

Registo da receita

Cada tratamento que fazes é uma prestação tributável. Tens de conseguir mostrar, por dia, quanta receita fizeste, por que método de pagamento (dinheiro, cartão, transferência bancária) e por que serviços. Um resumo diário com data, valor e método de pagamento é o mínimo exigido.

Faturas e talões de compra

Champôs, produtos de coloração, ferramentas de cabeleireiro, o aluguer da tua cadeira: todas as tuas despesas da atividade são dedutíveis, mas só se tiveres a fatura ou o talão que as comprova. Guarda-os durante sete anos, de preferência em formato digital.

Devedores e credores

Tens clientes que pagam a prazo (empresas ou donos de salão que te contratam)? Então manténs uma lista de devedores. Tens fornecedores com prazos de pagamento? Então há também uma lista de credores. A maioria dos cabeleireiros que trabalham sozinhos recebe na hora em dinheiro ou cartão, por isso estas duas listas são mínimas.

Registos de IVA

Como cabeleireiro por conta própria tens de calcular, registar e declarar o IVA periodicamente. Mais sobre isto na secção seguinte.

Contratos

Alugas uma cadeira de salão ou uma sala de tratamento? Então tens um contrato de arrendamento. Trabalhas regularmente como freelancer para um salão? É aconselhável um contrato de prestação de serviços. Guarda todos os contratos relevantes.

IVA nos serviços de cabeleireiro: o que se aplica a ti?

Para muitos cabeleireiros independentes, o IVA é a parte mais confusa da contabilidade. As regras são, no entanto, mais simples do que parecem.

Taxas de IVA nos serviços de cabeleireiro

Nos Países Baixos aplicam-se duas taxas de IVA ao cabeleireiro, consoante o tipo de prestação:

- IVA de 9% aplica-se aos tratamentos de cabeleireiro, como cortar, lavar, secar com escova, colorir e tratamentos capilares. Esta taxa reduzida aplica-se porque o cabeleireiro é classificado como um serviço de mão de obra intensiva. - IVA de 21% aplica-se à venda de produtos como champô, laca, secadores e acessórios. Os produtos levam sempre a taxa normal.

Um recibo misto (tratamento mais produto) tem, portanto, duas linhas de IVA. O teu sistema de caixa tem de as separar automaticamente.

Isenção para pequenas empresas

Se o teu volume de negócios anual (sem IVA) ficar abaixo de 20.000 €, podes optar pelo regime de isenção para pequenas empresas (em neerlandês: KOR). Neste regime não cobras IVA nem entregas declarações de IVA, mas também não podes recuperar o IVA das compras da atividade. A isenção é opcional: se tens potencial de crescimento acima do limite, pondera bem se te compensa. Fala sobre isso com o teu contabilista.

Declarações trimestrais de IVA

A maioria dos cabeleireiros independentes entrega declarações de IVA trimestrais. Declaras quanto IVA cobraste em serviços e produtos, quanto IVA pagaste nas compras da atividade, e entregas a diferença. Um bom sistema de caixa gera, para cada período, um relatório de IVA pronto a usar.

Dica: separa tratamentos e produtos na caixa

O erro de IVA mais comum entre cabeleireiros independentes é cobrar um preço único por um tratamento que inclui um produto (por exemplo, um corte com laca) sem separar as componentes. Cria códigos à parte na tua caixa para serviços (taxa reduzida) e produtos (taxa normal), para que a caixa aplique automaticamente a divisão de IVA correta.

Como um sistema de caixa simplifica a tua gestão

Um sistema de caixa para um cabeleireiro independente é muito mais do que um terminal de pagamento. Uma caixa moderna para salões regista automaticamente toda a informação de que precisas para a tua contabilidade.

Registo automático da receita

Cada venda na caixa fica registada com data, hora, serviço, valor e método de pagamento. Nunca tens de escrever à mão um resumo diário: o sistema faz isso por ti. No fim do dia vês logo a tua receita diária, separada por método de pagamento.

Divisão do IVA por serviço e produto

No Salonnare defines a taxa de IVA certa para cada serviço e cada produto. Em cada venda, o sistema calcula automaticamente o IVA correto: taxa reduzida nos tratamentos, taxa normal nos produtos. O relatório de caixa mostra os totais por taxa de IVA, exatamente no formato de que precisas para a declaração de IVA.

Gestão de stock dos produtos

Vendes produtos de cuidado capilar aos teus clientes? Cada frasco vendido reduz automaticamente o stock. Vês num relance quando um produto está a acabar, para poderes encomendar a tempo. Menos vendas perdidas e menos tempo a contar stock à mão.

Transferências e pagamentos com cartão ligados diretamente

Como cabeleireiro independente queres pagamentos rápidos e fiáveis. O Salonnare liga-se, através da Stripe ou da Mollie, a transferências bancárias, cartão de crédito e débito direto. Os clientes que marcam online podem pagar no momento da marcação ou pagar um sinal antecipadamente. No balcão, o pagamento passa por um terminal ligado. Os pagamentos vão diretamente para a tua conta bancária profissional, e pagas um preço mensal fixo: sem comissão de marketplace sobre as tuas marcações, apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento.

Relatório contabilístico para o teu contabilista

Todos os meses ou trimestres exportas do Salonnare um relatório CSV com todas as transações. Entregas esse ficheiro ao teu contabilista ou usas tu próprio para a declaração de IVA. Sem introdução manual de dados, sem contas em folhas de cálculo.

A gestão de clientes como parte da tua administração

Os dados dos clientes não servem só para a agenda: fazem também parte dos registos da tua atividade. Como cabeleireiro independente constróis uma clientela que tem verdadeiro valor comercial.

O que registas por cliente?

Uma ficha de cliente completa tem, no mínimo: nome, contactos, histórico de marcações e notas sobre os tratamentos (tipo de cabelo, fórmula de coloração, alergias). Esta última categoria, dados médicos e de saúde, está abrangida pela lei de proteção de dados e merece um cuidado especial.

Obrigações de proteção de dados para cabeleireiros independentes

Se guardas dados de clientes, és responsável pelo tratamento e estás abrangido pelo RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados). Na prática, isto significa: pedes consentimento para guardar notas de saúde, não guardas dados mais tempo do que o necessário e os clientes têm o direito de consultar ou apagar os seus dados. No Salonnare, a conformidade com o RGPD vem incluída: as notas de saúde são guardadas encriptadas num cofre seguro e só estão acessíveis a profissionais com as permissões adequadas.

O histórico do cliente como prova para a atividade

Para além da privacidade, uma ficha de cliente bem mantida tem valor para o negócio: consegues demonstrar que tratamentos fizeste, quando e por quanto. Isso é relevante se um cliente tiver mais tarde dúvidas sobre um tratamento ou se precisares de justificar a receita por cliente numa inspeção fiscal.

Fórmula de coloração e notas de tratamento

Os cabeleireiros profissionais registam a fórmula de coloração usada em cada cliente. Esta informação não tem função contabilística, mas é essencial para a qualidade dos tratamentos seguintes. No Salonnare guardas isto como nota de cliente, ligada diretamente ao perfil do cliente.

Importar clientes ao mudar de sistema

Vens de outro sistema? Importa os dados de clientes que já tens via CSV. O Salonnare tem uma ferramenta de importação integrada que faz corresponder os nomes das colunas da tua exportação atual aos campos certos.

Gestão de marcações e marcações online como cabeleireiro independente

Uma das tarefas que mais tempo consome como cabeleireiro independente é gerir as marcações. Os clientes ligam ou mandam mensagem a pedir marcação, procuras um buraco de cabeça ou numa agenda de papel e confirmas. Isso custa mais tempo do que parece, sobretudo quando também tens faltas pelas quais não recebes.

Marcações online como solução

Com um sistema de marcações online, os clientes marcam sozinhos, 24 horas por dia, através da tua página de marcações. Veem os horários disponíveis, escolhem um serviço e confirmam, sem teres de fazer nada. A marcação entra diretamente na tua agenda. Recebes uma notificação e o cliente recebe automaticamente uma confirmação por email.

Lembretes automáticos

O Salonnare envia automaticamente lembretes aos clientes antes da marcação. Isso reduz bastante o número de faltas, e como cabeleireiro independente cada falta é um horário de tratamento que não consegues preencher em cima da hora.

Taxa por falta

Como proteção extra podes ativar uma taxa por falta. Os clientes que marcam online registam um método de pagamento no momento da marcação. Se alguém não aparecer, podes cobrar automaticamente uma taxa. Defines tu o valor e as condições.

Sinal na marcação

Além da taxa por falta, podes também exigir um sinal. Os clientes pagam antecipadamente uma parte do valor do tratamento quando marcam. Isso aumenta o compromisso e reduz ainda mais a taxa de faltas.

Vista semanal num relance

No Salonnare vês todas as tuas marcações numa vista semanal. Percebes logo quando há muito trabalho, onde há buracos e quem vem para que tratamento. Ideal para planear como cabeleireiro que trabalha sozinho.

Para um cabeleireiro que trabalha sozinho, o plano gratuito do Salonnare é muitas vezes tudo o que precisas: 0 € por mês para 1 profissional e 50 marcações por mês, sem limite de tempo e sem cartão de crédito. Tens marcações online, uma caixa que separa o IVA automaticamente, fichas de clientes, lembretes automáticos e início de sessão com Google, Microsoft, Apple ou Facebook, em nove línguas e com os teus dados guardados na UE. À medida que cresces, passas para o Starter (29 €) ou o Pro (59 €). Começa hoje gratuitamente em salonnare.com/pt/free.

Perguntas frequentes