Sistema de walk-ins para o teu cabeleireiro: calcula primeiro quantos clientes sem marcação consegues atender
Um sistema de walk-ins para um cabeleireiro é muitas vezes visto como uma peça de software: um ecrã, uma lista, uma app. Na prática começa com uma conta. Quantos clientes entram sem marcação por parte do dia, quanto tempo demora o que querem, e quanto tempo de profissional tens para pôr do outro lado? Se a conta não bater certo, nenhum sistema ajuda: os tempos de espera crescem, os clientes vão-se embora ou uma marcação começa atrasada. Neste artigo lês como contar os teus próprios walk-ins durante duas semanas, como transformar isso no tempo de profissional de que precisas, porque deixas deliberadamente uma margem, que tratamentos num cabeleireiro se adequam a walk-ins e como fixar o resultado na tua agenda.
Um sistema de walk-ins é antes de mais uma questão de capacidade
Quer trates os walk-ins com um quadro de giz, uma lista na receção ou um ecrã, a pergunta de fundo é sempre a mesma. A equipa consegue atender os clientes que entram sem marcação sem que os clientes marcados tenham de esperar? É uma questão de chegadas e capacidade, e existe todo um campo para isso: a teoria das filas descreve como as chegadas, o tempo de serviço e a capacidade determinam juntos o tempo de espera.
Sê também honesto sobre o que o software faz aqui. O Salonnare tem uma agenda com marcações online, fichas de clientes e uma caixa, mas nenhuma fila digital, ecrã de check-in ou painel de fila. A ordem de atendimento organizas tu. Como montar isso na prática, com uma cadeira fixa para walk-ins, horas fixas para walk-ins ou uma lista de espera, é explicado no artigo sobre walk-ins e marcações numa barbearia; essas configurações funcionam igualmente bem num cabeleireiro. Este artigo trata do passo anterior: quanto tempo precisas realmente de manter livre.
Passo 1: conta os teus walk-ins por parte do dia durante duas semanas
Sem números, planeias por intuição, e a intuição lembra-se sobretudo do sábado mais movimentado. Por isso, durante duas semanas normais, regista cada cliente que entra sem marcação num formulário simples na receção. Para cada cliente, anota quatro coisas.
A hora a que chegou. Conta por blocos de uma hora ou por parte do dia. Procuras padrões: muitos walk-ins ao sábado de manhã, à hora de almoço ou depois do trabalho.
O tratamento que pediu. Um corte, aparar a franja, um brushing, ou algo que devia mesmo ter sido uma marcação.
Se o conseguiste atender. Conta também os clientes que tiveste de mandar embora ou que saíram porque estava a demorar demasiado. É procura que hoje estás a perder.
Quanto tempo esperou. Uma estimativa em minutos chega.
Ao fim de duas semanas tens um número médio de walk-ins por parte do dia e uma imagem do que pedem. Umas férias escolares ou um feriado distorcem a imagem; deixa essas semanas de fora ou anota-as à parte.
Passo 2: calcula o tempo de profissional de que precisas e deixa uma margem
Para cada parte do dia, multiplica o número médio de walk-ins pelo tempo médio de tratamento. Um exemplo: ao sábado, entre as 10:00 e as 13:00, entram em média seis clientes para um corte de 30 minutos. São 180 minutos de trabalho num bloco de 180 minutos. No papel, um profissional consegue fazer exatamente isso.
Na prática não consegue, e essa é a lição principal da teoria das filas. Os clientes não chegam certinhos de meia em meia hora: às vezes três de uma vez, depois ninguém durante uma hora. Quanto mais a ocupação se aproxima dos 100%, mais o tempo de espera dispara, e não sobe aos poucos, mas cada vez mais depressa. Com ocupação total, um grupo que chega junto não tem um momento para ser despachado.
Por isso planeia com margem. Uma regra prática é planear a capacidade para walk-ins de modo a que a ocupação esperada fique por volta dos 70 a 80%. No exemplo, isso significa 180 minutos de trabalho a dividir por 0,75, ou seja, cerca de 240 minutos de tempo de profissional: um profissional para o bloco inteiro e um segundo durante mais uma hora, por exemplo das 10:30 às 11:30, quando chega a maioria dos clientes. Essa hora não é desperdício. É o espaço que evita que um cliente espere quarenta e cinco minutos ou que uma marcação se atrase.
Se a tua contagem mostrar que mandaste clientes embora, junta-os à procura. Caso contrário, planeias exatamente a capacidade que já te falta.
Passo 3: decide que tratamentos pertencem aos walk-ins
A conta só funciona se o tempo de tratamento for previsível. Num cabeleireiro, isso varia muito de tratamento para tratamento. Um corte, aparar a franja, um corte à máquina e um brushing são curtos e fáceis de estimar. Coloração, madeixas, balayage e permanentes são longos, variam de cliente para cliente e precisam muitas vezes de uma consulta prévia. Não cabem num bloco de walk-ins: uma única coloração pode comer uma hora ou mais da tua capacidade para walk-ins.
Deixa essa fronteira clara, para a equipa e para os clientes: só tratamentos curtos para walk-ins, uma marcação para tudo o resto. Quem entra para uma coloração pode receber logo uma marcação em vez de um não.
No Salonnare defines uma duração fixa por tratamento, para que a agenda trabalhe com tempos reais. Por tratamento também podes escolher se pode ser marcado online (desligado significa: pode continuar a ser agendado internamente, mas não aparece na página de marcações) e em que dias e janelas horárias pode ser marcado online. Assim podes, por exemplo, impedir que colorações longas sejam marcadas online na manhã de sábado que queres guardar para walk-ins. Mais sobre a agenda e a página de marcações em gestão de marcações.
Passo 4: fixa o resultado na tua agenda
Um cálculo que só vive na tua cabeça desaparece na primeira semana movimentada. Por isso põe a capacidade para walk-ins na agenda, para que quem marca online não a ocupe. No Salonnare fazes isso com uma tarefa: um bloco com um título como "Walk-ins", uma hora de início e de fim e o profissional ou profissionais a que se aplica. Por defeito, uma tarefa bloqueia as marcações online nessas horas; se quiseres que um bloco continue disponível online, ativa "Continua disponível para marcações online".
Combina também duas regras. Uma: a agenda manda, por isso um cliente marcado passa à frente assim que chega a hora dele. Duas: só dás um tempo de espera a um cliente sem marcação depois de veres na agenda que profissional vai ficar livre.
Para registar walk-ins tens dois caminhos. Um cliente habitual é registado como marcação na cadeira do profissional; basta um nome, não é obrigatório um e-mail, e a ficha de cliente guarda o que foi feito. Um cliente de passagem também pode ser cobrado diretamente na caixa, sem marcação e sem ficha de cliente. Atenção: no plano gratuito, os walk-ins que registas como marcações contam para o limite de 50 marcações por mês.
Passo 5: mede outra vez ao fim de um mês
Um bloco de walk-ins é uma estimativa, por isso testa-o. Ao fim de um mês, conta mais uma semana e compara com a tua primeira contagem. Se os clientes continuam a esperar muito no mesmo bloco, a ocupação está demasiado alta e precisas de mais tempo de profissional aí. Se um profissional está quase sempre parado num bloco, passa esse tempo para uma parte do dia mais movimentada, ou devolve a hora à agenda online.
Os relatórios mostram a faturação por profissional e o relatório diário; estão incluídos a partir do plano Starter. No plano gratuito tens a agenda e a caixa e fazes tu a contagem.
O Salonnare tem três planos a um preço mensal fixo. Free (0 €) é para um profissional e até 50 marcações por mês, com agenda, página de marcações online, caixa para numerário e cartão, fichas de clientes e lembretes por e-mail. Starter (29 €) é para até três profissionais com marcações ilimitadas, relatórios, stock e fidelização. Pro (59 €) tem profissionais ilimitados e sinais para marcações online. Não há comissão de marketplace sobre clientes novos; aplica-se, isso sim, uma taxa de transação de 0,5% (mínimo 0,30 €) a cada pagamento online ou com cartão, e o dinheiro vai para a tua própria conta via iDEAL/Mollie ou Stripe.
Lê mais sobre o Salonnare para cabeleireiros na página de software para cabeleireiros. Queres experimentar o teu próprio bloco de walk-ins? Começa grátis com o Salonnare, acrescenta uma tarefa "Walk-ins" à agenda e verifica se a página de marcações salta essas horas.
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Quanto tempo devo manter livre para walk-ins no meu cabeleireiro?
Conta durante duas semanas quantos clientes sem marcação chegam por parte do dia e quanto tempo demora o tratamento deles. Multiplica os dois e divide por cerca de 0,75, para que a ocupação fique por volta dos 70 a 80%. Seis cortes de 30 minutos precisam então de cerca de 240 minutos de tempo de profissional em vez de 180.
Porque não planear exatamente o tempo suficiente?
Porque os clientes não chegam de forma regular. Com uma ocupação perto dos 100% não há espaço para despachar um grupo que entra ao mesmo tempo, e o tempo de espera sobe depressa. Uma margem mantém o tempo de espera gerível e protege as marcações.
Que tratamentos se adequam a walk-ins?
Tratamentos curtos e previsíveis, como um corte, aparar a franja e um brushing. Coloração, madeixas e permanentes demoram muito e variam de cliente para cliente; esses é melhor planear como marcações.
O Salonnare tem uma fila digital?
Não. O Salonnare tem uma agenda com marcações online, fichas de clientes e uma caixa, mas nenhuma fila digital nem ecrã de check-in. Manténs o tempo para walk-ins livre com uma tarefa na agenda, que por defeito bloqueia as marcações online nessas horas. A ordem de atendimento combina-se dentro da equipa.