Sistema de caixa para cabeleireiro: testa-o com seis momentos de pagamento do teu próprio dia de trabalho

Escolhe pela forma como trabalhas, não pela lista de funções

Quase todos os sistemas de caixa conseguem registar um valor e emitir um talão. A diferença está no que acontece imediatamente antes e depois: como a marcação chega ao talão, o que acontece a um produto, como corriges um erro e quem pode ver o quê. Por isso, uma lista de funções ajuda pouco a escolher. Dois programas podem ambos assinalar "gestão de stock" ou "relatórios" e comportar-se de forma muito diferente no dia a dia.

Começa, por isso, pela forma como trabalhas. É ela que decide também o plano de que precisas:

- Trabalhas sozinho numa cadeira. Precisas sobretudo de um talão rápido ligado à tua agenda. O plano Free da Salonnare custa 0 € e destina-se a 1 profissional e 50 marcações por mês, com a caixa para numerário e cartão. - Trabalhas com uma equipa pequena. Nesse caso queres permissões por profissional, controlo de stock e um relatório diário. O Starter custa 29 € por mês, para até 3 profissionais e marcações ilimitadas. - Tens uma equipa maior ou cobras sinais. O Pro custa 59 € por mês, com profissionais ilimitados e sinais nas marcações online.

O preço mensal não é tudo. Em cada pagamento online ou com cartão é descontado 0,5% (mín. 0,30 €); a Salonnare não cobra comissão de marketplace sobre clientes novos, mas cobra a taxa de transação de 0,5% (mín. 0,30 €). Tem estes valores em conta ao comparar sistemas, tal como o custo do teu próprio terminal de pagamento.

Queres ver primeiro o panorama completo para cabeleireiros? Na página sobre software para cabeleireiros vês como a agenda, a ficha de cliente e a caixa funcionam em conjunto. Depois usa os seis momentos abaixo como teste.

Momento 1: corte e cor mais um champô, diretamente a partir da marcação

É o momento mais frequente e, por isso, o mais importante. Uma cliente tem marcação para corte e cor e, ao balcão, leva também um frasco de champô.

Verifica em cada sistema:

- A marcação chega sozinha ao talão? Ou voltas a escrever o serviço? Cada vez que reescreves algo é uma oportunidade de um valor errado. - Que preço aparece no talão? Se entretanto alteraste os preços, queres saber se a cliente paga o preço do momento da marcação ou o novo. - Cada linha tem a taxa de IVA certa? Um serviço e um produto podem ter taxas diferentes. O talão deve mostrar o valor correto por taxa. - O champô sai do stock? Se vendes muitos produtos, é aqui que o teu stock se mantém certo ou começa a desviar-se.

Na Salonnare, as marcações de hoje aparecem como mosaicos na caixa. Tocas na marcação, os serviços entram com o preço do momento da marcação e acrescentas o produto. Se tentares cobrar a mesma marcação duas vezes, a caixa avisa-te. A gestão de stock está incluída a partir do Starter. Sobre um talão correto para o IVA, lê o artigo sobre um sistema de cobrança com talões conformes com o IVA, e sobre produtos e stock, o artigo sobre a caixa com gestão de stock.

Momento 2: duas marcações, uma só pessoa a pagar

Uma mãe fez marcações para si e para os dois filhos e quer pagar tudo de uma vez. Ou um casal vem junto e um dos dois paga.

É aqui que muitos sistemas falham. Se só podes escolher uma marcação por talão, fazes três talões e três pagamentos, ou acrescentas à mão os serviços das crianças. No primeiro caso a cliente paga três vezes com cartão; no segundo, duas marcações ficam abertas na tua agenda como se ninguém as tivesse pago.

Verifica, por isso: consegues pôr várias marcações no mesmo talão, e ficam todas marcadas como concluídas depois? Na Salonnare colocas os dois mosaicos de marcação no mesmo cesto. Ao cobrar, todas as marcações do talão são concluídas ao mesmo tempo, e a tua agenda não fica com pontas soltas ao fim do dia.

Momento 3: o cliente sem marcação que paga em numerário

Um cliente entra para um corte rápido, sem marcação, e prefere não ter ficha de cliente. Paga em numerário e deixa o troco como gorjeta.

O que testas aqui:

- Consegues cobrar sem marcação e sem cliente? Um sistema que te obriga a criar primeiro uma ficha de cliente atrasa o balcão e recolhe dados de que não precisas. - A caixa arredonda os valores em numerário a 5 cêntimos? Nos Países Baixos é o habitual nos pagamentos em numerário. A diferença deve estar visível no talão, para que a caixa bata certo ao fim do dia. - Consegues registar a gorjeta à parte? Uma gorjeta não é faturação do serviço. Se ficar numa linha separada, vês depois por profissional quanto entrou em gorjetas.

A Salonnare faz as três coisas: um talão sem cliente, arredondamento a 5 cêntimos em numerário e um campo de gorjeta separado. No relatório diário (a partir do Starter), as gorjetas aparecem separadas da faturação, por profissional e por método de pagamento.

Momento 4: cartão, cartão-presente ou sinal

Ao balcão paga-se de mais formas do que pensas. Revê estas três situações:

Pagamento com cartão. Se usas um terminal independente do teu banco, registas o pagamento na caixa como cartão. Se trabalhas com um terminal ligado da Mollie ou da SumUp, pergunta quando é que o talão passa a pago. Na Salonnare isso só acontece quando o fornecedor confirma o pagamento. Se o pagamento for interrompido a meio, o talão não aparece por engano como pago no teu resumo.

Um cartão-presente. Uma cliente recebeu um cartão-presente no aniversário. Consegues introduzir o código, o valor é descontado do saldo e o resto fica guardado? Os cartões-presente estão incluídos na Salonnare a partir do Starter.

Um sinal. Se pedes pagamento antecipado nas marcações online, esse sinal tem de sair do total ao balcão. Caso contrário, a cliente paga duas vezes ou tens de acertar à mão. Os sinais fazem parte do Pro; a caixa desconta automaticamente do talão um sinal já pago.

Pergunta também, em cada sistema, quanto custa um pagamento com cartão. Na Salonnare é 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento online ou com cartão, e o dinheiro chega à tua própria conta Mollie ou Stripe.

Momento 5: a cliente que volta porque a cor não ficou bem

Preferias evitar este momento, mas acontece. Uma cliente volta dois dias depois e decides devolver-lhe parte do valor.

Verifica como o sistema lida com correções:

- Ainda consegues apagar ou alterar um talão pago? Parece prático, mas é um risco. A tua faturação e o IVA de um período já fechado mudam depois do facto, e as tuas contas deixam de bater com o que o teu contabilista viu. - Existe nota de crédito? A forma correta é um segundo talão com linhas negativas ao lado do original. Assim fica visível o que foi vendido e o que foi devolvido. - Pode ser parcial? Uma cliente nem sempre precisa de receber tudo de volta.

Na Salonnare, um talão pago não pode ser apagado. Uma devolução cria uma nota de crédito, para o talão inteiro ou para parte das linhas. Se o pagamento passou pela Mollie ou pela Stripe, o dinheiro pode voltar pelo mesmo caminho. Assim, o teu histórico de talões continua a ser um registo honesto do dia.

Momento 6: o fim do dia, e quem pode fazer o quê

O último momento acontece depois do fecho, e é aqui que notas se um sistema foi pensado para uma equipa.

Quem pode fazer o quê? Uma aprendiz não precisa de ver todos os talões de toda a gente, mas uma cabeleireira efetiva deve poder cobrar. Na Salonnare defines por profissional se alguém pode apenas consultar a caixa ou também cobrar. Se trabalhas com mais do que um profissional, precisas do Starter ou do Pro.

O que vês ao fim do dia? A partir do Starter tens um relatório diário com a faturação por profissional e por método de pagamento, com as gorjetas à parte. Ao lado pões a tua contagem da caixa. Como fazê-lo passo a passo está no artigo sobre o fecho do dia da tua caixa.

Como chega ao teu contabilista? A partir do Starter, a Salonnare cria uma exportação que podes importar no Moneybird ou no e-Boekhouden. É uma exportação, não uma ligação em tempo real: crias tu o ficheiro e processa-lo no teu programa de contabilidade.

Como fazer o teste tu mesmo

Não precisas de adivinhar. Reserva uma hora e repete os seis momentos em cada sistema que estás a considerar.

1. Cria dois clientes de teste e põe uma marcação para cada um na agenda, com pelo menos uma combinação de dois serviços. 2. Acrescenta dois produtos, com uma taxa de IVA diferente da dos teus serviços, se for o teu caso. 3. Cobra os seis momentos: marcação mais produto, duas marcações num talão, cliente sem marcação em numerário com gorjeta, cartão, uma correção e uma vista de olhos ao fim do dia. 4. Anota em cada momento quantos passos foram precisos e onde hesitaste. Essa lista é a tua verdadeira comparação.

Com a Salonnare podes fazê-lo no plano Free. As funções dos planos pagos, como o stock, os cartões-presente e o relatório diário, testas a partir do Starter. Vê na página do sistema de caixa para salões como é a caixa e começa grátis com a Salonnare para repetir os seis momentos com os teus próprios serviços.

Perguntas frequentes