Poupar tempo como cabeleireiro: por onde se escapam as tuas horas e como as recuperar
Estás a meio de uma coloração quando o telefone toca pela quarta vez. No fundo da cabeça estão as mensagens a que ainda deves resposta e o buraco desta manhã, quando alguém simplesmente não apareceu. O corte em si raramente é o problema. É tudo o que está à volta que parte o teu dia aos bocados. Por isso este artigo não é sobre trabalhar mais depressa. É sobre os cinco sítios por onde o teu tempo realmente se escapa, e o que mudar em cada um.
Os cinco sítios por onde o teu dia de trabalho se escapa
Pergunta a um cabeleireiro para onde vai o tempo e a resposta quase nunca é sobre o tratamento. É sobre tudo o que está à volta. Há cinco sítios que aparecem em quase todos os salões.
- O telefone durante um tratamento. Pousas a escova, limpas as mãos, atendes, procuras um horário livre e depois tens de voltar a entrar no trabalho. Dois minutos ao telefone custam-te cinco minutos de trabalho. - As mensagens a acumular. SMS e emails sobre mudanças, cancelamentos e preços a que acabas por responder no sofá à noite. - Procurar o que fizeste da última vez. A fórmula de coloração estava num papel, ou na tua cabeça, ou em lado nenhum. - Buracos por causa das faltas. Uma hora que podia estar cheia fica vazia, e só dás por isso quando o cliente já está atrasado. - Papelada depois de fechar. Contar recibos, verificar o stock, fazer as contas ao IVA.
O que estes cinco têm em comum é que nenhum é uma tarefa grande. São interrupções. E uma interrupção custa mais do que a própria tarefa, porque depois tens de voltar a concentrar-te. Por isso, poupar tempo como cabeleireiro passa sobretudo por eliminar interrupções, não por trabalhar mais.
Tira o telefone do teu tratamento
O maior ganho está no momento em que um cliente marca. Enquanto isso só puder acontecer através de ti, és tu o gargalo: estás contactável enquanto trabalhas e incontactável quando o teu cliente tem tempo para ligar.
Passa as tuas marcações para online e essa ordem inverte-se. O cliente escolhe um momento que lhe convém, incluindo domingo à noite ou enquanto estás a meio de um corte. Um widget de marcações no site do teu salão apanha precisamente as marcações que de outra forma perderias, e faz ainda mais três coisas pelo caminho:
- A tua agenda está igual em todo o lado. O que é marcado online entra diretamente na tua gestão de marcações, no telemóvel e na receção. Duas pessoas a escreverem a mesma hora na agenda deixa de ser possível. - A confirmação envia-se sozinha. O cliente recebe logo uma confirmação com data, hora e tratamento. Poupa uma mensagem de ida e uma de volta. - És encontrado para lá do teu próprio site. Os clientes podem marcar através do teu site e da tua presença no Google, por isso quem pesquisa sem conhecer o teu site também chega lá.
Faz as contas para a tua própria semana. Dez chamadas por dia, metade das quais só para marcar ou mudar uma marcação, somam depressa três quartos de hora de interrupções por dia.
Padroniza o que se repete todos os dias
Eliminar interrupções é o primeiro passo. O segundo é garantir que o tempo que agendas está mesmo certo. Em muitos salões, um tratamento está na agenda com uma duração que foi estimada uma vez e nunca mais revista. Se passa sistematicamente dez minutos, a tua tarde inteira arrasta-se com ele.
Por isso, passa uma semana a cronometrar alguns tratamentos do princípio ao fim, incluindo a lavagem, o pagamento e a arrumação entre clientes. Depois corrige essas durações na tua lista de serviços. É uma hora de trabalho aborrecido que te dá uma agenda que deixa de escorregar o resto do ano.
O mesmo vale para o início de uma marcação. Se a fórmula de coloração anterior, os produtos usados e uma foto do resultado já estão à tua frente, não tens de voltar a perguntar o que já sabias. As fichas de clientes dentro do teu software de salão mostram esse histórico assim que o cliente aparece na agenda. Se trabalhas em equipa, um colega pode receber um cliente sem que este tenha de contar a sua história duas vezes.
A papelada da noite: caixa, stock e IVA
A terceira fuga está depois da hora de fecho. Recibos que voltas a escrever, stock que contas à mão e um resumo do IVA que montas no fim do trimestre.
Cobra no mesmo sistema onde tens a agenda e a maior parte desse trabalho desaparece. Uma caixa configurada com as tuas taxas de IVA separa serviços e revenda pela taxa certa sem teres de pensar nisso em cada recibo. Vendes um champô e ele sai logo do teu stock, por isso vês que tens de encomendar antes de a prateleira ficar vazia.
Para a contabilidade, exportas um ficheiro no fim do mês e importa-lo no teu programa de contabilidade, ou envia-lo ao teu contabilista. Atenção à distinção: é uma exportação, não uma integração em tempo real que escreve sozinha na tua contabilidade. Para a maioria dos salões isso chega perfeitamente, e poupa-te a noite passada à mesa da cozinha com uma caixa de sapatos cheia de recibos.
Menos faltas significam menos buracos no teu dia
Uma falta custa-te duas vezes: a hora em si, mais o tempo que passas a ligar a toda a gente para a preencher. A contramedida mais barata é também a mais simples. Um lembrete automático por email na véspera apanha os clientes que simplesmente se tinham esquecido, e esse é o maior grupo.
Se continuar a haver um grupo que marca mas não aparece, ajuda pedir um sinal no momento da marcação. Pede-o, por exemplo, só em tratamentos longos ou a clientes novos. Os clientes podem pagar com cartão ou métodos locais como o iDEAL, através da Mollie ou da Stripe, e esse dinheiro vai diretamente para a tua própria conta bancária. O teu fornecedor de software não fica com nenhuma comissão por marcação sobre isso, apenas com a sua própria taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento.
Se introduzires sinais, sê claro sobre o teu prazo de cancelamento e põe-no também no email de confirmação. Um cliente que conhece as condições à partida tem mais tendência para cancelar a tempo. E um cancelamento que chega a tempo não é um buraco, é um horário que ainda podes preencher.
Porque é que o Salonnare encaixa bem nisto
Tudo o que está acima só funciona se estiver num só sistema, e não em quatro ferramentas separadas que tens de atualizar uma a uma. No Salonnare, a tua agenda, as fichas dos clientes, a caixa e o stock estão ligados, por isso uma marcação segue até à tua visão geral da receita.
Podes começar sem pagar primeiro (o stock está no Starter, os sinais no Pro). O Free custa 0 € por mês para um profissional e 50 marcações por mês, o Starter custa 29 € por mês e o Pro 59 € por mês. Não há comissão por marcação, apenas uma taxa de plataforma fixa de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento, por isso uma agenda mais cheia não torna o teu software muito mais caro.
Se trabalhas em equipa, defines por profissional quem pode ver os números de receita ou as definições de stock. Se registas dados de saúde, como uma alergia a tintas ou uma gravidez, eles não ficam soltos num campo de notas, mas num cofre encriptado à parte, como exige o artigo 9.º do RGPD. Os teus dados ficam em servidores dentro da União Europeia, a interface está disponível em nove línguas e entras com Google, Microsoft, Apple ou Facebook.
Se quiseres saber por que ordem ativar isto sem desarrumar a tua semana, lê o guia sobre automação no cabeleireiro e o que automatizar primeiro. E se preferires simplesmente começar: cria uma conta gratuita e ativa as marcações online esta semana.
Recupera a tua primeira hora esta semana
Começa no plano gratuito para sempre a 0 € por mês: ativa as marcações online, deixa as confirmações enviarem-se sozinhas e vê onde a tua agenda fica mais calma. Sem comissão por marcação (apenas uma taxa de plataforma de 0,5%, mín. 0,30 €, por pagamento) e sem contrato anual.
Começar grátisPerguntas frequentes sobre poupar tempo como cabeleireiro
Quanto tempo me poupa realmente um sistema de marcações online?
Depende de quantas marcações te chegam hoje por telefone. O ganho está menos nas chamadas em si e mais nas interrupções que elas causam: depois de cada chamada demoras um pouco a voltar ao tratamento. Passa uma semana a contar quantas chamadas foram só para marcar ou mudar uma marcação. Esse número vezes cerca de cinco minutos é o tempo que recuperas, mais as confirmações que deixas de enviar à mão.
Um software de salão compensa para um cabeleireiro por conta própria?
Sim, e é aí que o efeito se nota mais depressa, porque és o único que pode atender o telefone. O plano gratuito do Salonnare custa 0 € por mês e foi feito para um profissional e 50 marcações por mês, incluindo a agenda, as fichas de clientes e a caixa. Para um cabeleireiro que trabalha sozinho, a maior parte do ganho está nas marcações online e nas confirmações e lembretes automáticos. Se passares dessas 50 marcações, mudas para o Starter ou o Pro sem voltares a introduzir os teus dados.
Como faço chegar a papelada ao meu contabilista sem a reescrever?
Exportas os teus dados de vendas da caixa num ficheiro que importas no teu programa de contabilidade ou que envias ao teu contabilista. A receita já vem separada pela taxa de IVA certa, por isso não tens de voltar a percorrer os recibos. É uma exportação e não uma integração em tempo real que escreve sozinha na tua contabilidade. Para a maioria dos salões isso chega, e poupa as noites passadas a reescrever recibos.
O que funciona melhor contra as faltas?
Começa com um lembrete automático por email na véspera. Apanha o maior grupo, os clientes que simplesmente se tinham esquecido. Se depois disso continuar a haver desistências, acrescenta um sinal em tratamentos longos ou para clientes novos. Esse pagamento passa por cartão ou por um método local como o iDEAL, através da Mollie ou da Stripe, diretamente para a tua própria conta bancária. Põe o teu prazo de cancelamento de forma clara na confirmação e os clientes passam a cancelar mais cedo, o que te dá tempo para preencher o horário.