Software de automatização para cabeleireiros: o que deves automatizar primeiro?
Tens uma agenda, uma pilha de talões e a cabeça cheia de notas sobre clientes. O problema é que tudo isso passa por ti. Este artigo não é sobre qual pacote tem o painel mais bonito, mas sobre a pergunta que vem antes. Que tarefas entregas ao software, e por que ordem as ativas? Vais ler que cinco automatizações poupam mais tempo a um cabeleireiro, como implementá-las sem lançar a tua semana no caos e em que reparar para que o teu IVA e os dados das tuas clientes fiquem em ordem pelo caminho.
O que um software de automatização para cabeleireiros te tira realmente das mãos
Automatização parece algo grandioso, mas num salão resume-se a pequenas tarefas que se repetem. O telefone que toca a meio de uma coloração. A mensagem à noite para confirmar a marcação de amanhã. O talão que passas mais tarde para um livro de caixa. Cada uma custa uns minutos; juntas custam-te a noite.
O software assume essas ligações ao uni-las entre si. Uma marcação coloca-se sozinha na agenda, envia uma confirmação, bloqueia o horário certo com a cabeleireira certa e cria logo um perfil de cliente. Esse princípio é conhecido como software de marcações: o teu planeamento deixa de ser uma lista que alguém mantém e passa a ser um processo que funciona sozinho.
Notas a diferença sobretudo no que deixa de acontecer. Nada de marcações duplicadas porque duas pessoas escreveram na mesma agenda ao mesmo tempo. Nada de clientes perdidas porque ninguém atendeu num domingo à noite. Nada de papelinhos perdidos com uma fórmula de cor.
As cinco automatizações que mais compensam num cabeleireiro
Nem todas as funcionalidades valem o mesmo. Estas cinco fazem a maior diferença prática, mais ou menos por esta ordem de retorno.
- Marcações online fora do horário de funcionamento. Uma página de marcações no teu próprio site e através do Google apanha exatamente as marcações que de outra forma perderias. - Confirmação e lembrete automáticos. Uma confirmação logo a seguir à marcação e um lembrete na véspera, por email. É a forma mais barata de reduzir as faltas. - Um sinal no momento da marcação. Pede um sinal em tratamentos longos ou a clientes novas. Quem já pagou alguma coisa aparece, ou cancela a tempo. - Cobrança com divisão automática do IVA. A caixa aplica a taxa correta aos serviços e aos produtos à venda sem teres de pensar nisso. - Stock que se mantém atualizado sozinho. Vendes um champô e ele sai da contagem da prateleira, por isso voltas a encomendar antes de a prateleira ficar vazia, e não depois.
As três primeiras dizem respeito à tua agenda, as duas últimas à tua caixa. Não é por acaso: são essas as tarefas que se repetem em todos os dias de trabalho.
A ordem pela qual as ativas
Ativa tudo de uma vez e na sexta-feira estás a olhar para uma lista de serviços meio feita e uma cliente que marcou o horário errado. Em vez disso, constrói por blocos de mais ou menos uma semana.
- Semana 1: a base. Introduz os teus serviços com a duração e o preço certos, importa a tua lista de clientes a partir do Excel ou de um CSV e liga cada cabeleireira ao seu próprio horário. Se as durações estiverem erradas, tudo o que vem depois também fica errado. - Semana 2: torna-te pública. Põe o widget de marcações no teu site, partilha o link no Instagram e no Facebook e liga a tua agenda ao Google, para que as clientes também te possam marcar lá. - Semana 3: as mensagens. Ativa as confirmações e os lembretes e decide quando são enviados. Só depois acrescentas os sinais, para poderes ver o efeito de cada coisa em separado. - Semana 4: caixa e stock. Passa todas as vendas pelo sistema durante uma semana inteira e introduz o teu stock de produtos. A partir daí, os teus relatórios batem mesmo certo.
Não estás sozinha nisto, como mostra a atenção que os governos dão às competências digitais para pequenas empresas. O obstáculo raramente é a tecnologia. É redesenhar a tua própria forma de trabalhar, e isso só acontece um passo de cada vez.
O que verificar antes de escolher: comissão ou mensalidade fixa
O modelo de receita do teu fornecedor decide quanto te custa a automatização a longo prazo. Se um fornecedor cobra uma percentagem por marcação, pagas mais quanto melhor te corre. Uma mensalidade fixa faz o contrário: quanto mais cheia a tua agenda, mais baixo o custo por marcação.
A Salonnare nunca cobra comissão de marketplace sobre as tuas marcações, apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. O Free custa 0 € por mês para um profissional e 50 marcações por mês, o Starter 29 € por mês e o Pro 59 € por mês. Os pagamentos com cartão e iDEAL passam pela Mollie ou pela Stripe diretamente para a tua própria conta bancária.
Verifica mais três coisas. Consegues exportar os teus dados se um dia quiseres mudar? A caixa está ligada à mesma agenda, ou é um sistema à parte que tens de atualizar duas vezes? E consegues começar pequeno sem um contrato anual? Se queres pôr os fornecedores lado a lado de forma sistemática, o guia sobre como comparar software de salão percorre esses critérios um a um.
Dados das clientes e IVA: as duas coisas que não podes deixar ao acaso
Automatizar significa que fica registada mais informação sobre as tuas clientes. Como cabeleireira, às vezes anotas uma alergia a uma tinta, um couro cabeludo sensível ou uma gravidez. São dados de saúde e estão abrangidos pelo artigo 9.º do RGPD: só os registas com consentimento, mantém-los protegidos e não por mais tempo do que o necessário.
É por isso que a Salonnare não deixa esse tipo de informação solta num campo de notas, mas num cofre encriptado à parte, com permissões por profissional. Tu decides quem pode ver a parte médica de um perfil de cliente. Os dados ficam em servidores dentro da União Europeia.
A segunda coisa é o teu IVA. Uma caixa que cumpre os requisitos do teu país divide logo a tua faturação pela taxa certa. No fim do mês exportas essa visão geral e carregas no teu programa de contabilidade ou envias ao teu contabilista. Repara na distinção: é uma exportação, não uma ligação em tempo real que escreve sozinha na tua contabilidade. Para a maioria dos salões, é exatamente o suficiente.
Porque é que a Salonnare serve um cabeleireiro que quer automatizar
Podes começar a sequência acima sem pagares nada primeiro (a gestão de stock está no Starter, os sinais no Pro). O plano Free é gratuito para sempre para um profissional e 50 marcações por mês, por isso podes configurar os teus serviços, importar a tua lista de clientes e trabalhar durante um mês antes de decidires.
O que recebes é um único sistema em vez de ferramentas soltas: gestão de marcações com marcações online no teu próprio site e através do Google, lembretes automáticos, uma caixa com divisão do IVA e gestão de stock que acompanha as tuas vendas. Trabalhas a partir do telemóvel, do tablet ou do portátil, como app web ou app nativa, e inicias sessão com Google, Microsoft, Apple ou Facebook. Se a tua equipa é internacional, ajuda que a interface esteja disponível em nove idiomas e que definas por profissional quem vê o quê.
Se queres tratar do lado administrativo de forma mais ampla, lê o guia sobre software de administração para salões. Se a ficha de cliente é a tua principal preocupação, o artigo sobre a app de gestão de clientes para cabeleireiros trata dessa parte. E se simplesmente queres começar: cria uma conta gratuita e ativa a tua primeira automatização esta semana.
Ativa a tua primeira automatização esta semana
Começa com o plano gratuito para sempre, a 0 € por mês: configura os teus serviços, ativa as marcações online e deixa as confirmações saírem sozinhas. Apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento, sem contrato anual.
Começar grátisPerguntas frequentes sobre automatização para cabeleireiros
Quanto custa por mês um software de automatização para cabeleireiros?
Depende do fornecedor e, sobretudo, do modelo de receita. A Salonnare cobra uma mensalidade fixa que não cresce com a tua faturação: o Free custa 0 € por mês para um profissional e 50 marcações, o Starter 29 € por mês e o Pro 59 € por mês, mais apenas uma taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento. Com outros fornecedores, calcula sempre quanto te custa uma percentagem por marcação com a agenda cheia, porque esse valor cresce com a tua faturação.
Posso transferir a minha lista de clientes atual?
Sim. Exportas a tua lista atual como ficheiro Excel ou CSV e importa-la de uma só vez, para nunca teres de voltar a escrever centenas de nomes. Garante primeiro que o nome, o número de telefone e o endereço de email estão em colunas separadas, e abre dez perfis ao acaso depois da importação como verificação. Não precisas de copiar todas as notas de tratamento antigas: acrescenta-as quando essa cliente voltar à tua cadeira.
Que automatização ajuda mais contra as faltas?
A combinação de um lembrete automático com um sinal. Um lembrete por email na véspera apanha as clientes que simplesmente se esqueceram. Para tratamentos longos ou clientes novas, acrescenta um sinal. Esses pagamentos passam pela Mollie ou pela Stripe diretamente para a tua própria conta, por isso aplica-se apenas a taxa de plataforma de 0,5% (mín. 0,30 €) por pagamento, sem comissão de marketplace sobre as tuas marcações.
Isto funciona para uma cabeleireira a solo, sem pessoal?
Funciona. O plano gratuito a 0 € por mês foi feito para um profissional e 50 marcações por mês, e inclui a agenda, os perfis de clientes e a caixa. Para uma cabeleireira a solo, o ganho está sobretudo nas três primeiras automatizações: marcações online, confirmações e lembretes. Se a tua agenda crescer para além dessas 50 marcações, passas para o Starter ou o Pro sem voltares a introduzir os teus dados.