Lembretes automáticos de marcações: como funcionam para o teu salão

O que um lembrete automático faz e o que não faz

Assim que uma cliente marca um tratamento, ninguém precisa de controlar quem ainda precisa de uma mensagem. O software envia um lembrete num momento definido antes da marcação. Isso poupa telefonemas de seguimento e dá à cliente uma ajuda com os dados da visita.

O que a automatização não faz é assumir a conversa. Uma pergunta, um pedido para mudar a marcação ou uma dúvida sobre o tratamento continuam a precisar de uma resposta tua ou da tua equipa. Vê por isso o lembrete como um passo fixo no teu fluxo: o software trata da mensagem agendada e tu manténs a atenção no contacto pessoal.

Confirmação, lembrete e gestão de marcações: três papéis

Estas três coisas confundem-se muitas vezes, mas cada uma tem uma função diferente:

- Confirmação: sai logo após a marcação e indica que ficou registada. - Lembrete: chega mais tarde, antes da marcação, e volta a trazer a visita à memória. - Gestão de marcações: a visão geral onde estão a agenda e os dados das clientes, e de onde as duas mensagens tiram as informações.

Este último ponto é o essencial. Um erro na marcação aparece automaticamente em cada mensagem automática. Um bom registo conta para a agenda, mas também para uma comunicação clara. Encontras exemplos de texto para a primeira mensagem no nosso artigo sobre o email de confirmação de marcação.

O que contém um bom lembrete de marcação

Inclui só o que a cliente precisa para se preparar para a visita. Um lembrete é uma mensagem de serviço, não um espaço para promoções.

- Data e hora, verificadas com a marcação. - O tratamento, para ficar claro a que marcação se refere. - Um remetente reconhecível: o nome do teu salão, para a cliente ver logo de quem é. - Informação prática se for precisa, como a morada ou a forma de pedir uma alteração.

Mantém o tom que usas na receção: simpático, curto e direto. Se alguns tratamentos exigem preparação (vir sem maquilhagem, por exemplo), escreve um texto à parte para esse tipo de marcação em vez de uma única mensagem que tenha de servir para tudo.

Escolher o momento de envio

Não há um momento que sirva a todos os salões. Um corte de meia hora não pede o mesmo que uma coloração longa para a qual a cliente tem de tirar tempo. Faz duas perguntas: quando é que a cliente precisa desta informação, e quanto tempo precisas para preencher um lugar vago se alguém desmarcar?

Muitos salões começam com um lembrete na véspera e ajustam quando notam que as clientes precisam da informação mais cedo. Volta a verificar as definições sempre que mudarem o horário ou o processo de marcações. Se uma cliente desmarcar depois do lembrete, uma política de cancelamento clara deixa explícito o que se aplica.

Integrar os lembretes no teu fluxo em três passos

1. Regista a marcação com cuidado. Ao marcar, confirma os dados da cliente, o email, o tratamento, a data e a hora. Um registo completo é a base de uma mensagem correta. 2. Configura o lembrete. Decide quando a mensagem sai e ajusta-a à tua forma de trabalhar, em vez de deixar uma predefinição sem pensar nela. 3. Verifica o resultado. Cria uma marcação de teste em teu nome, lê a mensagem como a cliente a vai ver e confirma que bate certo com a agenda. Repete quando a tua forma de trabalhar mudar.

Começa devagar: escolhe o tipo de marcação que hoje acompanhas mais vezes à mão e alarga quando tudo correr bem.

Alterações e marcações por telefone

Um lembrete só corresponde à marcação atual se registares as alterações de imediato. Se uma marcação for mudada ou cancelada, atualiza logo a agenda para que não saia nenhuma mensagem sobre uma marcação que já não existe.

As marcações feitas por telefone pertencem ao mesmo sistema que as marcações online. Torna isso o fecho fixo da chamada: repete a data e a hora, coloca logo a marcação na agenda e confirma o email. Assim o seguimento configurado inclui também esta marcação, sem teres de te lembrar dela mais tarde.

Como funciona no Salonnare

No Salonnare, a gestão de marcações e os lembretes estão no mesmo software, por isso as mensagens vão buscar os dados diretamente à tua agenda:

- Depois de marcar, a cliente recebe um email de confirmação. - Antes da marcação segue um email de lembrete. Por predefinição 24 horas antes, e o número de horas defines tu. - Editas os textos num editor de email com campos dinâmicos, entre outros para o nome da cliente, o tratamento, a data e a hora, preenchidos automaticamente no envio. - Os lembretes são enviados por email. Uma marcação que tu própria pões na agenda, por exemplo depois de um telefonema, também entra no seguimento.

Os lembretes por email já fazem parte do plano gratuito (0 €, 1 profissional, 50 marcações por mês). Se a tua equipa crescer, há o Starter (29 € por mês) e o Pro (59 € por mês). Sabe mais sobre os lembretes automáticos no Salonnare, calcula quanto te custa uma cadeira vazia no nosso guia sobre faltas ou começa grátis com o Salonnare.

Perguntas frequentes