Rotina de fecho do dia no cabeleireiro: um plano passo a passo para a agenda, a ficha de cliente e o dia de amanhã

Fechar o dia é mais do que fechar a caixa

Quando os cabeleireiros pensam em fechar o dia, pensam na caixa: contar a gaveta, comparar o total dos cartões, verificar o relatório diário. Isso é importante, e tratamos esse lado no nosso guia sobre o fecho do dia com o teu sistema de caixa.

Num cabeleireiro, porém, a caixa não é a única coisa que tem de bater certo ao fim do dia. O ofício da cosmetologia e do cabeleireiro assenta em trabalho que mais tarde vais ter de repetir ou ajustar: a cor de hoje é o ponto de partida da próxima marcação, e uma cliente que se atrasou vinte minutos precisa de um horário mais longo da próxima vez. O que não registares hoje à noite vais ter de reconstruir de memória mais tarde.

Por isso dividimos o fecho em quatro passos curtos que não têm a ver com dinheiro: a agenda, a ficha de cliente, o dia de amanhã e a passagem de turno. Juntos demoram cerca de quinze minutos e poupam-te a procura na manhã seguinte.

Passo 1: dá a cada marcação de hoje um estado final

Percorre a agenda de hoje de cima a baixo. Cada marcação deve terminar num de três resultados: concluída, falta ou cancelada. Uma marcação que ainda diz agendada quando a cliente já foi para casa há muito tempo diz aos teus relatórios, à ficha de cliente e ao teu colega algo que não é verdade.

Concluída, mas sem talão? Então provavelmente algo correu mal no pagamento. Resolve agora, enquanto ainda te lembras se a cliente pagou em dinheiro ou se o talão ficou noutra marcação.

Não apareceu? Marca a marcação como falta, não como cancelada. A diferença importa: mostra-te mais tarde que clientes faltam mais vezes, e essa é a base para uma política de faltas justa.

Atrasou-se ou acabou mais cedo? Anota-o na marcação. Um balayage que demora sempre mais quarenta e cinco minutos do que a tua agenda diz não é azar, é a duração de tratamento errada.

No Salonnare não tens de depender da memória para isto. Uma marcação que já terminou e continua marcada como agendada aparece como tarefa nas tuas notificações, com a opção de cobrar, concluir, marcar como falta ou cancelar. Assim nenhuma marcação de hoje fica pendurada.

Passo 2: regista a fórmula de coloração enquanto ainda te lembras

Este é o passo que mais vezes se salta, e o que mais te custa quando falta. Às 11h sabes exatamente que proporção usaste. Às 18h já não tens a certeza, e daqui a seis semanas está uma cliente na tua cadeira que quer "o mesmo da última vez".

Para cada serviço de coloração, regista pelo menos:

Marca e linha do produto.

Tom de partida e tom final, por exemplo de 7/0 para 6/77.

Quantidade e oxidante: quantos gramas e que percentagem.

Quem fez e o que se destacou: tempo de pose, uma secção que reagiu de forma diferente, o que mudarias da próxima vez.

No Salonnare ativas as fórmulas de coloração na ficha de cliente nas definições, em Definições de clientes. Depois podes registar uma fórmula por cliente com exatamente esses campos: data, marca, tom de partida, tom final, quantidade em gramas, oxidante, profissional e uma nota livre. Da próxima vez o historial está na ficha de cliente, mesmo que um colega fique com a cliente. Com permissões por profissional decides quem pode ver as fichas de clientes e quem as pode editar.

Uma exceção: o couro cabeludo reagiu a um produto, ou a cliente mencionou uma alergia? Isso são dados de saúde e não pertencem a uma nota normal. Para isso, o Salonnare tem um cofre de saúde à parte e encriptado, com uma permissão própria por profissional. Está incluído em todos os planos, incluindo o gratuito.

Passo 3: dedica cinco minutos a olhar para amanhã

Abre a agenda de amanhã e faz três perguntas a ti próprio.

Quem chega primeiro e de que precisa essa cliente? Uma coloração longa às 9h significa que a cor tem de estar pronta e a cadeira livre. Lê agora a ficha de cliente das duas primeiras marcações, para não começares amanhã à procura.

Tens produto suficiente? Olha para as colorações de amanhã e verifica se os tons de que precisas estão em stock. Se usas a gestão de stock do Salonnare, cada venda na caixa desconta logo o stock e recebes uma notificação quando um produto desce abaixo do nível mínimo.

O horário está certo? Se vires uma marcação que sabes por experiência que está marcada demasiado apertada, liga ou envia uma mensagem à cliente agora, e não amanhã às 8:55.

Não tens de enviar lembretes tu: o Salonnare envia automaticamente às clientes um lembrete por email. Se uma marcação de amanhã for de uma cliente sem endereço de email, sabes que essa cliente não vai receber lembrete. É uma boa altura para seres tu a entrar em contacto.

Passo 4: deixa uma passagem de turno que outra pessoa consiga ler

Se trabalhas com outras pessoas, fechar o dia é também uma passagem de turno. Uma nota a dizer "verificar marcação" não ajuda ninguém. Escreve o que tem de acontecer, para quem e porquê:

Concreto: "Sra. Silva, amanhã às 10:00, quer mais curto do que da última vez. A fórmula está na ficha, oxidante baixado de 9 para 6 por cento."

Assuntos pendentes: um talão que não conseguiste fechar, uma cliente que vai voltar a ligar, uma encomenda que está a caminho.

Um sítio fixo: combinem onde fica a passagem de turno. Uma nota junto à caixa, um grupo de mensagens e uma nota na agenda ao mesmo tempo significa que metade se perde.

Mantém-na curta. Tudo o que diz respeito a uma única cliente pertence à ficha de cliente ou à marcação, porque é aí que o teu colega vai procurar. A passagem de turno é só para o que precisa de ação amanhã.

E a caixa? Em resumo

O lado da caixa no fecho também faz parte da rotina: todos os talões concluídos, dinheiro e cartão comparados com o que contas, e todas as diferenças anotadas antes de ires para casa. Faz essa verificação antes do passo 1, porque encontras mais depressa uma marcação sem talão logo a seguir a percorrer os talões de hoje.

No Salonnare, a caixa com dinheiro e cartão está incluída em todos os planos, incluindo o gratuito. O relatório diário, com a faturação por profissional e por método de pagamento e as gorjetas à parte, está disponível a partir do Starter. Como escolher um sistema de caixa adequado ao teu salão está explicado no nosso guia sobre escolher um sistema de caixa para o teu salão.

Como configurar esta rotina no Salonnare

Não precisas de uma configuração complicada. Ativa as fórmulas de coloração na ficha de cliente, combina com a tua equipa que cada marcação recebe um estado final antes da hora de fecho e escolhe um único sítio para a passagem de turno. Ao fim de uma semana é um hábito.

O Salonnare junta num só lugar a agenda, a ficha de cliente com fórmulas de coloração, a caixa e os lembretes, feito para cabeleireiros. Há três planos: Free a 0 € por mês (1 profissional, 50 marcações por mês), Starter a 29 € e Pro a 59 € por mês.

Queres experimentar? Começa grátis com o Salonnare e faz o teu primeiro fecho do dia hoje à noite.

Perguntas frequentes