Excel na administração do teu salão: para onde vai o teu tempo?
O Excel parece arrumado, até que, depois de uma falha do computador, deixas de ter acesso às marcações e aos dados dos clientes. As desvantagens estão sobretudo na introdução manual, nos registos duplicados e em fórmulas que falham sem dares por isso. Neste artigo vês para onde vai o tempo, refazes um exemplo com números que podes ajustar tu próprio e ficas a saber quando uma folha de cálculo continua perfeitamente utilizável num salão pequeno.
Para onde vai o tempo na introdução manual?
Depois de um tratamento, anotas o cliente, o tratamento, o valor e a forma de pagamento. Se a marcação está primeiro numa agenda e depois no Excel, registas a mesma marcação duas vezes. São estes os momentos em que costuma falhar:
- Marcação: nome, data e tratamento estão na agenda e outra vez numa folha de cálculo. Um erro de digitação ou uma data trocada dificulta encontrar um cliente. - Pagamento: anotas o valor e a forma de pagamento e procuras depois o movimento bancário correspondente. - Venda de um produto: guardas o talão e ajustas o stock noutro separador. - Fatura: passas os dados do cliente, o tratamento, a data e o valor para um documento à parte. Se um campo estiver errado, corriges a fatura e voltas a guardá-la.
Cada passo é pequeno, mas repetes todos depois de cada tratamento. Por isso, começa por anotar que dados introduzes mais do que uma vez: esses passos mostram onde a tua administração te custa tempo.
Porque é que as fórmulas de uma folha de cálculo falham com facilidade?
O Excel só calcula bem se os dados, as fórmulas e as referências de células estiverem certos. Imagina uma fórmula que soma a faturação de B2 a B8. Se um tratamento novo estiver em B9, fica fora do total, embora nada pareça errado. Copiar fórmulas para outras linhas aumenta essa possibilidade.
Uma fórmula apagada também dá um resultado errado sem avisar. Se eliminares por engano a fórmula no fim de uma coluna de receitas diárias, os valores novos deixam de ser contados. É incómodo se usares esses números na declaração trimestral de IVA: tens de rever as linhas originais.
Define uma verificação fixa para cada período. Compara o total com alguns valores soltos e confirma que as células com fórmula ainda lá estão. Para veres como isto funciona em software de contabilidade para cabeleireiros, lê software de contabilidade para o teu cabeleireiro.
Exemplo de cálculo: quanto te custa por ano a dupla introdução?
Faz as contas com os teus próprios números. Este exemplo parte de um salão com pressupostos que podes ajustar:
1. Tens 40 marcações por semana. 2. Reescrever e verificar no Excel demora 3 minutos por marcação (marcação, pagamento e, se for caso disso, stock). 3. São 40 × 3 = 120 minutos por semana, ou seja, 2 horas. 4. Em 48 semanas de trabalho são 2 × 48 = 96 horas por ano. 5. Se valorizares uma hora do teu tempo em 30 €, são 96 × 30 = 2.880 € de tempo por ano.
O software de salão não elimina toda a administração, mas deixas de reescrever a mesma marcação quando a agenda e a caixa estão num só sistema. Para comparar: o Starter custa 9,99 € por mês (119,88 € por ano) e o Pro 14,99 € por mês (179,88 € por ano). O plano Free custa 0 € por mês. Nos pagamentos online ou com cartão acrescem 0,5% (mínimo 0,30 €) por pagamento: num tratamento de 40 € são 0,30 €.
Não é uma poupança garantida, mas mostra a pergunta que podes fazer a ti próprio: quantas horas por ano gasto em dados que já existem noutro sítio?
O que falta ao Excel e o que pode assumir o software de salão?
O Excel não traz de origem uma página de marcações, lembretes automáticos de marcações nem caixa. A tua agenda e a tua folha de cálculo podem divergir, e depois de uma venda tens de ajustar o stock à mão. Um ficheiro Excel também não cumpre o RGPD por si só: um controlo de acessos limitado, a falta de cifragem e de registo dificultam demonstrar uma gestão cuidada dos dados pessoais.
O Salonnare junta estas peças. Os clientes marcam através de um widget de marcações no teu próprio site. Com a gestão de clientes as fichas ficam num só lugar, e os dados de saúde vão para um cofre cifrado, em linha com o artigo 9.º do RGPD. O sistema de caixa trabalha com IVA, e com a gestão de stock já não tens de acompanhar o stock à parte. Podes começar grátis.
Como mudar com calma
Não precisas de mudar tudo de uma vez. Começa pela pergunta: que tarefa interrompe mais vezes o meu dia de trabalho? Depois anota que dados queres juntar e quem os atualiza. Assim avalias uma nova forma de trabalhar pela clareza, facilidade de utilização e ajuste ao teu dia a dia, e escolhes um próximo passo exequível.
Começa grátis com o Salonnare
Com o Salonnare geres marcações, fichas de clientes e caixa num só lugar. O plano Free custa 0 € por mês.
Começar grátisPerguntas frequentes
E se o meu computador avariar?
Depois de uma avaria podes perder dados se o ficheiro Excel estiver guardado apenas localmente. Guarda uma cópia de segurança recente noutro local seguro e verifica de vez em quando se a consegues abrir. Uma cópia só ajuda se a versão guardada for suficientemente recente para recuperar as marcações e a administração.
Quais são as desvantagens e os riscos do Excel num salão?
Notam-se sobretudo quando um só ficheiro tem de fazer várias tarefas. Uma fórmula pode dar um resultado errado sem darmos por isso, uma cópia de segurança pode ficar desatualizada e um ficheiro partilhado pode diferir da tua versão de trabalho. Combina qual é o ficheiro de referência e quem o pode alterar.
Quais são os riscos de partilhar, perder ou danificar ficheiros Excel?
Um ficheiro partilhado pode ser substituído, enviado à pessoa errada ou guardado como versão separada. Se ficar danificado ou se perder, as marcações e os dados administrativos podem deixar de estar acessíveis. Limita o acesso a quem precisa e testa a recuperação com uma cópia, não com o ficheiro de trabalho.
Quando é que o Excel ainda serve num salão pequeno e quando compensa mudar?
O Excel pode servir num salão pequeno que trabalha cerca de um dia ou meio dia por semana e tem poucas operações. Segundo a Finnerz, fazer a contabilidade no Excel pode ser viável para um trabalhador independente com menos de dez faturas e operações por mês. Mudar torna-se mais prático quando acompanhas marcações, equipa, pagamentos ou stock em vários sítios e as verificações não param de voltar.